Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Житомирській областi

«ЗАТВЕРДЖУЮ»

Начальник територіального управління державної судової

адміністрації України в Житомирській області

_____________________ В.В. Морей

2014 року

Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області від 10.11.2014 року № 20; статей 146, 148 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року № 2453-VI, 24-28 листопада 2014 року було вивчено стан організації діяльності Богунського районного суду м. Житомира комісією у складі: заступника начальника управління ТУ ДСА України в Житомирській області Барабащук Т.Г., завідувача сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій – Моштук Т.В., завідувача сектором кадрової роботи – Бабіченко Д.В., начальника відділу матеріально – технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Янчук Г.В., провідного спеціаліста відділу матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Драган Г.В.

1. Організація роботи із ведення судової статистики,

діловодства, архіву та розгляду

звернень громадян

Під час вивчення роботи Богунського районного суду м. Житомира щодо організації роботи з ведення судової статистики, діловодства, архіву та розгляду звернень громадян охоплено ряд питань, а саме:

- планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів;

- оформлення та ведення номенклатури справ суду;

- організація ведення обліково – статистичної роботи;

- своєчасність, повнота і достовірність заповнення документів первинного обліку, ведення реєстраційних журналів;

- формування судових справ, дотримання строків передачі справ до канцелярії суду;

- звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих, що підлягають негайному виконанню;

- дотримання вимог Інструкції з приймання, обліку та зберігання речових доказів;

- дотримання вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження;

- інформаційне забезпечення роботи суду (в т.ч. бібліотеки та їх наповнення, зокрема періодичними (газетами, журналами) та спеціалізованими виданнями, використання інших інформаційних ресурсів). Кодифікаційна робота. Ведення веб- сайту суду.

- дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації». Дотримання строків розгляду звернень громадян. Порядок прийому громадян в суді;

Планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів.

У своїй діяльності апарат суду керується Положенням про апарат Богунського районного суду м. Житомира, яке затверджено рішенням зборів суддів ( протокол від 12.10.2012 р. №16) та погоджено начальником ТУ ДСА України в Житомирській області 12.10.2012 року..

Планування роботи районного суду і контроль за своєчасним і якісним виконанням запланованих заходів – обов’язок голови суду та керівника апарату суду.

Плани роботи Богунського районного суду м. Житомира складаються керівником апарату суду на півріччя та затверджуються головою суду: на І півріччя 2014 року - затверджений в.о.голови суду 12.12.2013 року, на ІІ півріччя 2014 року - затверджений головою суду 25.06.2014 року (відповідний наряд в номенклатурі справ суду відсутній).

Плани роботи містять наступні розділи: загальні питання; питання організації роботи суду; питання роботи з кадрами; узагальнення судової практики та статистики. Плани роботи суду мають зберігатися у відповідному наряді, включеному в номенклатуру справ суду.

На виконання плану роботи суду на I півріччя 2014 року заступником керівником апарату суду було проведено перевірку щодо правильності ведення секретарями судових засідань та дотримання ними строків виготовлення протоколів судових засідань. Старшим секретарем суду було проведено перевірку дотримання строків та стан звернення до виконання постанов по справам про адміністративні правопорушення, розглянутих в першому півріччі 2014 року, що підтверджується довідками.

В планах зазначені: заплановані заходи, відповідальні особи, терміни виконання, однак, в розділі «відмітка про виконання» не завжди проставляються відомості про виконання, номер наряду та дата виконання. План роботи суду має затверджуватися печаткою суду та доводитися до відому всім працівникам апарату суду для ознайомлення під підпис.

Керівнику апарату суду завести номенклатурну справу « Плани роботи суду» та слідкувати за виконанням плану шляхом проставлення відміток про виконання у самому плані.

В Богунському районному суді проводяться оперативні наради (за період з 01.01.2014 року по 31.10.2014 року в наряді 1-02 міститься 19 протоколів нарад), на яких, в основному, обговорюються поточні питання, що виникають в процесі роботи суду, листи ДСА України та територіального управління, апеляційного суду Житомирської області, судова практика, огляди, довідки, тощо.

В наряді 1- 02 зберігаються протоколи оперетавних нарад зборів суддів та працівників апарату суд за 2012 – 2013 роки,що є порушенням Інструкції з діловодства. Протоколи за минулі роки мають бути здані до архіву в кінці кожного року.

Оформлення та ведення номенклатури справ суду

Номенклатура справ є обов´язковим інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документації за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду та є одним з найважливіших документів в діяльності суду.

Номенклатура справ Богунського районного суду м.Житомира на 2014 рік (продовжується з 2013 року), затверджена в.о.голови суду 02.01.2013 року, схвалено експертною комісією суду (протокол від 04.01.2013 № 1), погоджено експертно-перевірною комісією державного архіву Житомирської області 28.03.2013 року (протокол №4).

На всіх номенклатурних справах суду зазначено номенклатурні номери та заголовки справ. Номенклатурні справи суду знаходяться у задовільному стані, вміст справ зазначених справ відповідає індексам номенклатури справ суду.

Керівнику апарату вказано на те, що номенклатура справ суду щороку переглядається, аналізується,уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року та уводиться в дію з 1 січня наступного року.

Організація ведення обліково – статистичної роботи.

Ведення діловодства в суді здійснюється відповідно до:

- Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах…, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 року;

- Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348; Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 року, та «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року;

- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду від 27.08.2010 року;

- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.

Оформлення службових документів в суді здійснюється, в основному, відповідно до національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 №55.

На момент перевірки у суді функціонує КП «Д-3». Документообіг у суді ведеться як у електронному вигляді за допомогою функцій автоматизованої системи документообігу суду, так і в паперовому. Розпочав суд роботу по наповненню КП «ДЗС» з 1 січня 2011 року, до зазначеного часу вівся повністю паперовий документообіг.

Відповідно до ч.5 ст.15, п.16 розділу XII «Прикінцеві положення» Закону України «Про судоустрій і статус суддів» у суді функціонує автоматизована система документообігу суду, що забезпечує об’єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості та однакової кількості справ для кожного судді.

Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 затверджено Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне за собою відповідальність, установлену законом.

Протягом 2014 року керівником апарату суду та в.о. керівника апарату суду було винесено розпорядження про призначення повторного автоматичного розподілу по 46 цивільних та 23 кримінальних справах ( відповідний наряд в номенклатурі справ суду відсутній);

В ході перевірки було виявлено грубе порушення вимог вищезазначеного Положення, а саме керівником апарату Богунського районного суду м. Житомира було видано розпорядження, щодо передачі справ без здійснення автоматичного розподілу 71 цивільної та 21 кримінальної справ, що є недопустимим.

Керівнику апарату суду надати пояснення, вказавши якими пунктами Положення про автоматизовану систему документообігу суду керувалися при видачі Розпоряджень без здійснення автоматичного розподілу справ.

Реєстрація справ і матеріалів ведуться згідно з індексами, що передбачені пунктом 2.15 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року №173, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).

Справам та матеріалам, що надійшли до суду, присвоюються номери справ та номери проваджень відповідно до вимог Інструкції та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (далі Положення).

Відповідальною за формування звіту за формами 6-8 в суді є консультант суду Поліщук Ю.О.Правильно та у встановлений строк відображається інформація у картках на засуджених, що відповідає вимогам Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 р. №169. Щоквартально надсилається до управління інформація про кількість сформованих карток.

Організація роботи в Богунському районному суді м. Житомира в частині ведення обліково-статистичної роботи проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства та відповідних інструкцій щодо обліку та складання статистичних звітів, затверджених наказами ДСА України.

Вибірковою перевіркою виявлено неповне внесення даних в ОСК, що призводить до не вірної побудови звітності в КП «Д-3» та ручного корегування.

Статистичні звіти в суді складаються відповідальними особами згідно покладених на них функціональних обов’язків.

Наказом голови суду від 03.11.2014 року призначено відповідальну особу за здачу звітів консультанта суду Поліщук Ю.О., а в разі її відсутності Балановську М.В.

Звіти в програмі Д-3 формуються як автоматично так і за допомогою ручного розрахунку: в автоматичному варіанті – звіти за формами №№ 10, 6-8; в напівручному варіанті - №№ 3,4,1,1-1,1-Л, ,1-ОП,1-1-ОП,2-ц, 2-а.

Під час складання звітів виконавці звертають увагу лише на помилки, які відображає програма. Необхідно під час перевірки звітів враховувати норми матеріального і процесуального законодавства, логічне мислення та здійснювати математичний підрахунок .Для полегшення роботи відповідальним за складання звітів проводити перед звітним періодом обов’язкове навчання та формувати звіти в електронному вигляді за допомогою ПРК та подавати звіти до управління без помилок логічного та арифметичного характеру.

Відповідно до ч.1 п.7 ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року №2453-VI голова місцевого суду контролює ведення в суді судової статистики, дбає про інформаційно-аналітичне забезпечення суддів з метою підвищення якості судочинства.

Дані статистичних звітів , які опубліковуються на сайті суду є публічною інформацією.

Судовий збір.

Статистичний звіт за формою № 10 в Богунському районному суді м. Житомира щоквартально розраховується за допомогою програми КП «Д-3», який вчасно направляється до ТУ ДСА України в Житомирській області.

Консультантом суду Поліщук Ю.О. разом з завідувачем сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій ТУ ДСА України в Житомирській області Моштук Т.В. було автоматично сформовано форму 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»

До Богунському районному суду м. Житомира за період з 01.01.2014 року по 30.09.2014 року суду надійшло 5842 заяв (скарг). Розрахункова сума судового збору складає 1409778 грн. Фактично сплачено судовий збір по 3664 заявах (скаргах) на суму 1198049 грн. Зменшено розмір судового збору (ч.2 статті 8 Закону України «Про судовий збір» по 1 заяві на суму 107 грн. Повернуто судом судового збору по 12 заявах (скаргах) на суму 4773 грн. Присуджено до стягнення судового збору за рішенням суду в Державний бюджет по 1700 заявах (скаргах) на суму 61918 грн. Звільнено від сплати судового збору по 620 заявах (скаргах) на суму 128946 грн. Найбільше судового збору надходило за подання позовних заяв майнового характеру.

В сформованому звіті помилок та розбіжностей не виявлено і відповідає формі 10, що була подана до територіального управління ДСА України в Житомирській області за III квартал 2014 року.

Відповідно до інформації від 01.10.2014 року №06-08/609-10868 Головного управління Державної казначейської служби України у Житомирській області станом на 01.10.2014 року на рахунок Богунського районного суду м. Житомир надійшло коштів в сумі 1308973,16 грн., а відповідно до звіту ф.10 фактично сплачено судовий збір по 3664 заявах (скаргах) на суму 1198049 грн.

Наказом керівника апарату від 07.07.2014 року №18-АЗ внесено зміни до наказу №15-АЗ від 19.07.2012 року «Про призначення відповідальної особи» призначивши відповідальною особою за внесення відомостей про облік судового збору, шляхом перевірки даних в автоматизованій системі діловодства суду та побудови звіту Ф.10 головного спеціаліста з інформаційних технологій Богунського районного суду м.Житомира Панфілова Олександра Миколайовича.

В суді відсутня відповідальна особа за ведення обліку операцій щодо сплати та повернення судового збору.

Стан діловодства в суді.

Діловодство Богунського районного суду м. Житомира здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду. Автоматизовано ведеться приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ, передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду, робота з судовими справами та матеріалами та їх завершення. Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером, номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом головуючого судді (судді-доповідача). В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

В Богунському районному суді м. Житомира всі судові справи та матеріали реєструються в день їх надходження в автоматизованій системі «Д-3».

Так, станом на 25 листопада 2014 року в системі зареєстровано вхідної кореспонденції – 45687. Журнали реєстрації вхідної кореспонденції щоденно роздруковуються та підшиваються в наряд 7-01 помісячно.

Зазначена форма Журнал відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Однак в Журналі вхідної кореспонденції в графі де має бути підпис про отримання документа не завжди є підпис суддів та підпис особи, яка його роздрукувала.

Всі судові справи і матеріали реєструються з додержанням вимог п.п.2.8- 2.9 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 – на кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

Вихідна рекомендована кореспонденція реєструється в АСДС, роздруковуються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції суду, які зберігаються в окремому наряді, який необхідно внести до номенклатури справ суду за відповідним номером.

Вихідна проста кореспонденція реєструється лише в журналі в паперовому вигляді, що є порушенням вимог п.7.4 Інструкції з діловодства.

Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в АСДС. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер.

В суді ведеться розносна книга місцевої кореспонденції (номенклатурний №7-14). Данна кореспонденція не реєструється в Журналі вихідної кореспонденції в програмі АСДС, що порушує вимоги Інструкції з діловодства.

Відповідно до наказу керівника апарату Богунського районного суду м. Житомира від 29.01.2014 року №7-АЗ, а саме п.11 обов’язок реєстрації вихідної кореспонденції суду покладено на архіваріуса Піскунову Марину Миколаївну.

Керівнику апарату усунути недоліки та привести у відповідність реєстрацію вихідної кореспонденції відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року №173.

У Богунському районному суді м. Житомира весь документообіг по справам здійснюється за допомогою КП "Д3". Обліково – статистичні картки ведуться лише в електронному вигляді. При надходженні до Богунського районного суду м. Житомир всі заяви і справи реєструються в АСДС у день надходження. Обліково-статистичні картки на справи заповнюються в електронному вигляді куди вносяться дані в гілки «Реєстрація, Вартісні показники, Попередній розгляд, Судовий розгляд, Апеляційний розгляд, Касаційний розгляд, Інші відмітки, Передача до архіву, Старі показники».

Судові справи та матеріали реєструються у відповідних обліково-статистичних картках за допомогою КП «Д-3», які зберігаються у базі даних автоматизованої системи документообігу та не роздруковуються, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства.

В ході проведення вибіркової перевірки вивчався стан заповнення обліково- статистичних карток. Встановлено, що вся інформація в первинні картки вноситься систематично, достовірно та відповідає матеріалам конкретної справи. Однак в ході перевірки було виявлено, що відповідальними за внесення даних в обліково-статистичні картки в електронному вигляді не завжди проставляється відмітка про дату набрання законної сили та дату звернення до виконання . Це в таких справах: 295/69/14-ц, 295/95/14-ц, 295/193/14-ц, 295/235/14-ц, 295/1563/14-ц, 295/1941/14-ц, що є порушенням вимог Інструкції.

У Богунському районному суді м. Житомира ведуться реєстраційні журнали та алфавітні покажчики у паперовому варіанті. Алфавітні покажчики та реєстраційні журнали за 2014 рік прошиті, пронумеровані, скріплені підписом голови суду та скріплені відтиском печатки.

Керівнику апарату забезпечити ведення алфавітних покажчиків по усіх категоріях справ в автоматизованій системі.

В суді після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються електронні реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. А справи головуючим суддям передаються під підпис у реєстрах, що відповідає вимогам п. 3.5 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

У паперовому вигляді в суді ведуться такі реєстраційні журнали: журнал реєстрації копій апеляцій в цивільних справах; журнал реєстрації копій апеляцій в адміністративних справах; журнал обліку апеляцій, касаційних скарг, касаційних подань прокурора в кримінальному провадженні,журнал видачі виконавчих листів, журнал видачі справ для ознайомлення. Інформація у алфавітні покажчики та реєстраційні журнали працівниками суду вноситься своєчасно та достовірно. Всі журнали ведуться належним чином,прошиті,пронумеровані,скріплені гербовою печаткою.

Перевірено 14 журналів судових засідань. Журнали прошиті, пронумеровані, скріплені гербовою печаткою, ведуться охайно. Журнали ведуться належним чином всі відмітки заповнюються.

При реєстрації кримінальних справ дотримано хронологію, повно заповнюється інформація щодо підсудних, призначення справ до розгляду, причини відкладення розгляду, дані щодо потерпілих.

Однак, сформовані в автоматичному режимі звіти показали, що не було належним чином відмічено в ОСК дату підготовчого судового засідання.

Клопотання слідчих органів та скарги на їх дії реєструються належним чином.

Відомчі звіти суду про стан здійснення правосуддя за І квартал,I півріччя та III квартал 2014 року зберігаються в окремих номенклатурних справах, належним чином оформлені і підписані.

Звіти до територіального управління подаються у встановлені графіком здачі звітів строки у електронному та паперовому виглядах. Складаються звіти переважно в ручному вигляді.

Відповідно до наказу ДСА України від 05.12.2013 року № 169 картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, заповнюються належним чином. Одночасно відбувається контроль за тим, щоб у кожній розглянутій кримінальній справі заповнено картку на особу в автоматизованій системі документообігу суду, картки на особу, що набули чинності підписувались електронним цифровим підписом судді для належного обміну із Єдиним реєстром досудового розслідування. Картки на особу мають роздруковуватися та зберігатися в окремій папці( відповідний наряд відсутній).

Керівнику апарату забезпечити заведення відповідного наряду.

Формування судових справ,

дотримання строків передачі справ до канцелярії суду

Судові справи формуються належним чином згідно з вимог Інструкції : підшиваються в спеціальну обкладинку з оформленням її реквізитів, усі аркуші нумеруються, складається опис, який підписується працівником апарату суду, який оформляє справу,

Всі судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються у спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом. На лицьовому боці обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження) зазначається:найменування суду, єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС. Усі аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням правил.

В ході перевірки оформлення справ з індексом 3 та з індексом 1-КС виявлені факти порушення п.28.1 та п.28.26 (справи) Інструкції з діловодства.

Старшому секретарю вжити заходи по усуненню недоліків та недопущення в подальшому.

Перевіркою в АСДС було встановлено, що секретарями інколи порушуються строки передачі справ до канцелярії, а саме справи:

- 295/97/14-ц розглянута 19.06.2014 до канцелярії здана 07.07.2014 року;

- 295/182/14-ц розглянута 01.04.2014 року до канцелярії здана 24.04.2014 року;

- 295/202/14-ц розглянута 17.02.2014 року до канцелярії здана 11.03.2014 року;

- 295/16328/14-к розглянута 24.10.2014 року до канцелярії здана 19.11.2014 року;

- 295/16329/14-к розглянута 24.10.2014 року до канцелярії здана 19.11.2014 року;

- 295/16331/14-к розглянута 24.10.2014 року до канцелярії здана 19.11.2014 року;

- 295/514/14-а розглянута 11.04.2014 року до канцелярії здана 06.05.2014 року;

- 295/1198/14-а розглянута 16.06.2014 року до канцелярії здана 07.07.2014 року;

- 295/1248/14-а розглянута 19.06.2014 року до канцелярії здана 17.07.2014 року;

- 295/352/14-п розглянута 06.03.2014 року до канцелярії здана 24.03.2014 року;

- 295/911/14-п розглянута 31.01.2014 року до канцелярії здана 03.03.2014 року;

- 295/912/14-п розглянута 31.01.2014 року до канцелярії здана 03.03.2014 року;

- 295/4177/14-п розглянута 30.04.2014 року до канцелярії здана 04.06.2014 року.

Старшому секретарю надати пояснення причин порушення строків здачі справ до канцелярії суду секретарями судових засідань .

Звернення до виконання судових рішень,

у тому числі тих, що підлягають негайному виконанню

В ході вибіркової перевірки цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення встановлено, що, в основному, справи звертаються судом до виконання своєчасно, а саме після набрання ними законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Вирок, що набрав законної сили, звертається до виконання судом не пізніше, ніж через три доби з дня набрання ним законної сили або повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції.

Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу, за його письмовою заявою, видається виконавчий лист. Судові рішення в частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку. Порушень не виявлено.

Судові рішення в частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку. Все листування з порядку виконання судових рішень підшито у справи, пронумеровано та зроблено опис.

В справах про адміністративні правопорушення відсутні супровідні листи про направлення постанови до виконання, а підшиті довідкові листи без вихідного номера ,що є порушенням Інструкції.

Невиконані справи про адміністративні правопорушення не знаходяться на контролі по них відсутні нагадування, а здаються в архів суду, що є грубим порушенням.

Облік речових доказів в суді.

В ході вивчення роботи суду було перевірено Журнал обліку речових доказів ведеться в паперовому вигляді. Зазначений Журнал ведеться з дотриманнями вимог Інструкції з діловодства. Обов’язки по обліку та зберіганню речових доказів покладено на діловода суду Кучківського В.Ю.

22.05.2014 комісією суду було проведено перевірку стану обліку та умов зберігання речових доказів, що підтверджується відповідним Актом.

Речові докази зберігаються в металевому сейфі достатнього розміру в підвальному приміщенні Будинку правосуддя, вхід до якої захищено металевою решіткою. Доступ здійснюється лише в присутності відповідального працівника. Облік у журналі речових доказів відповідає вимогам Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженій спільним наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Верховного Суду України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України та Державної судової адміністрації України від 27 серпня 2010 року № 51/401/649/471/23/125 (далі – Інструкція про речові докази). Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження. Їм присвоюється порядковий номер згідно з журналом обліку речових доказів, де зазначаються: дата надходження, найменування, кількість, номер кримінального провадження, П.І.Б. обвинуваченого, чіпляється бірка. Речові докази належним чином упаковані та опечатані відповідальною особою. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначається його дата та прийняте рішення щодо речових доказів.

Порушень не виявлено.

Дотримання вимог Інструкції щодо заповнення картки

на особу та Інструкції щодо формування картки на особу,

стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження

Відповідальною особою за формування картки на особу є консультант суду Поліщук Ю.О.,якою дотримуються вимоги Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05 грудня 2013 року №169.

Консультантом Поліщук Ю.О. щоквартально, до 10 числа місяця надсилається інформація про кількість сформованих карток (із зазначенням кількості карток, матеріали кримінальних проваджень яких надіслані до апеляційних судів) з накопичувальним підсумком за відповідний період.

Порушень щодо заповнення картки на особу,стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження не виявлено.

Кодифікаційна робота суду

Робота з кодифікації законодавства ведеться консультантами Богунського районного суду м. Житомир Балановською М.В. та Поліщук Ю.О., які призначені відповідальним особами згідно посадової інструкції .

Для забезпечення суддів нормативно - правовими актами Богунський районний суд м. Житомира забезпечений спеціальною науковою літературою та юридичними газетами. Належним чином ведеться журнал обліку літератури (запис про останнє надходження зроблений 25.11.2014 року). Юридична література зберігається в кабінеті консультантів в окремій шафі. Наказом керівника апарату суду від 07.07.2014 року №19-АЗ затверджено Положення про бібліотеку Богунського районного суду м. Житомира.

Зміни в кодекси суддям вносяться консультантами суду регулярно. Ведуться кодифікаційні картотеки та наявні контрольні примірники Кодексів.

Кодифікаційна робота суду ведеться відповідно до вимог Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.04.04 №31/5 та п.31.1 Інструкції з діловодства.

Проведення навчань та підвищень кваліфікації

працівників апарату суду.

Керівником апарату суду у 2014 році проводилися оперативні наради щодо вивчення змін в діючому законодавстві, прийняття та виконання наказів ДСА України, законів, рішень органів суддівського самоврядування, рішень та рекомендацій органів влади вищого рівня, обговорення Інструкцій, та інше.

В суді відсутній план навчання працівників апарату суду протягом 2014 року.

З метою підвищення кваліфікації працівників апарату найближчим часом розробити програму виробничого навчання працівників Богунського районного суду, яка передбачає конкретні (не формальні) теми занять, дату їх проведення та доповідачів. Працівники апарату суду (доповідачі) повинні до кожного питання готувати матеріали лекції .З програмою мають бути ознайомлені усі працівники апарату суду. Теми занять повинні бути висвітлені не формально, а об’єктивно з проведенням тестувань на знання Інструкції з діловодства, практичних занять по АСДС.

Навчання повинні проводити: керівник апарату суду або його заступник, консультант суду, у разі необхідності - з залученням головного спеціаліста з інформаційних технологій суду та старшого секретаря суду.

Виробничі навчання працівників апарату суду (по категоріям окремо: помічники, секретарі суду, секретарі судових засідань) бажано проводити щомісяця, фіксувати у відповідних протоколах, які зберігати в окремих номенклатурних справах.

Висвітлення роботи суду.

На інформаційних стендах у приміщенні суду для громадян розміщено інформацію довідкового і правового характеру: зразки заяв, списки справ, призначених до розгляду по суддям, платіжні реквізити для сплати судового збору та інформацію щодо прийому громадян.

Робота налагоджена на належному рівні.

Керівнику апарату звернути увагу щодо оновлення щороку реквізитів розрахункових рахунків, які розміщуються на інформаційних стендах, здійснювати інформування населення Богунського району про діяльність суду через засоби масової інформації та здійснювати правові публікації з питань роз’яснень діючого законодавства (СМС повідомлення).

Робота по заповненню веб – сайту суду.

Відповідальним за забезпечення функціонування веб-сайту суду є головний спеціаліст з інформаційних технологій Панфілов О.М.

Робота проводиться у відповідності до Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31 липня 2000 року № 928/2000, Постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 р. № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади», наказів Державної судової адміністрації України від 23 червня 2004 року №99/04 «Про забезпечення адміністрування та розміщення і постійного оновлення інформації на власних веб-сайтах судів та інших органів і установ судової системи у мережі Інтернет»; від 15 серпня 2007 року № 81 «Про забезпечення розміщення і постійне оновлення інформації на Веб-порталі "Судова влада України"; від 13 серпня 2009 року № 94 «Про оновлення програмних засобів офіційного веб- порталу судової влади України» .

На веб - сайті суду належним чином заповнюються рубрики: «Новини», вказане керівництво суду, визначено організаційну структуру суду (з вказівкою на номери кабінетів та телефон канцелярії суду), містяться графіки прийому документів і клопотань та графік прийому громадян керівництвом суду з питань організації діяльності суду, розміщені правила внутрішнього трудового розпорядку.Також вказана інформація щодо реквізитів рахунків на сплату судового збору, спеціальний рахунок у разі застосування, як запобіжного заходу.Міститься інформація рекомендаційного та ознайомлювального характеру для громадян. Зазначені списки суддів Богунського районного суду з вказівками на номери кабінетів, зали судових засідань та номери телефонів. Також на веб-сайті суду оприлюдненні базові показники ефективності діяльності суду за I півріччя 2014 року (на виконання рішення Ради суддів загальних судів від 13 лютого 2014 року).

На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17 січня 2014 року № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом забезпечено оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя на веб-сайті суду у складі веб-порталу судової влади викладені всі звіти за I півріччя 2014 року.

Сайт систематично оновлюється новинами та ведеться у відповідності з рекомендаціями рішень ради суддів загальних судів.

Сторінка веб – сайту суду заповнюється належним чином.

Дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян» та «Про доступ до публічної інформації». Дотримання строків розгляду звернень громадян. Порядок прийому громадян в суді.

Розгляд звернень громадян, які не підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства України, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об‘єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. №348.

Відповідальною особою за розгляд звернень громадян призначено консультанта Балановську Маргариту Василівну.

Консультаном суду Балановською М.В. ведеться робота по зверненню громадян  з урахуванням Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 року N 394/96-ВР, Указу Президента України “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” від 07.02.2008 року N 109/2008, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях   громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності,  в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

Так, в Богунському районному суді м. Житомир ведуться реєстраційно- контрольні картки; алфавітний покажчик обліку звернень громадян, журнал вхідної кореспонденції по зверненням та скаргам громадян. Журнали пронумеровані, охайні, прошиті та скріплені відтиском печатки. Відповідають індексам, визначеним в номенклатурі справ.Терміни розгляду звернень громадян не порушено. Документи щодо організації роботи зі зверненнями громадян внесені до номенклатури справ суду.

Станом на 31 жовтня 2014 року на адресу суду надійшло 17 письмових звернень громадян, на які надано відповіді у визначені законодавством строки.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах та Закону України «Про звернення громадян» в суді проводиться прийом громадян. Наказом голови Богунського районного суду м. Житомира від 03.11.2014 року № 16-З затверджено Порядок організації та проведення особистого прийому громадян в Богунському районному суді м. Житомира.

Графік проведення особистого прийому громадян керівництвом суду висвітлений на веб - сайті суду. Згідно зазначеного графіка, прийом громадян здійснюється:

Головою суду – щопонеділка з 10.00-11.00 год.

Заступником голови – щосереди з 9.00-10.00 год.

Керівником апарату - щовівторка з 10.00-12.00 год.

Заступником керівника апарату - щочетверга з 10.00-12.00 год.

Особистий прийом громадян керівництвом суду здійснюється виключно з питань організації діяльності суду.

Заведений журнал особистого прийому громадян в суді.

Відповідальна особа вчасно раз у квартал подає звіт по зверненням до територіального управління ДСА України в Житомирській області для узагальнення. Звіт за I півріччя 2014 року надано до управління без зауважень.

За організацію доступу до публічної інформації згідно наказу відповідальний заступник керівника апарату суду Поліщук В.М. В суді заведений журнал реєстрації запитів про надання публічної інформації. Журнал прошитий, пронумерований та скріплений гербовою печаткою.

Відповідно до наказу Богунського районного суду м. Житомира від 01.02.2011 року №11-З затверджено Положення про порядок організації доступу до публічної інформації.

Станом на 24 листопада 2014 року на адресу суду надійшло 13 запитів на отримання публічної інформації.

Провадження по публічних запитах зберігаються в наряді №1-20, що не відповідає номенклатурному номеру справ .

Кожне провадження має бути заведене в м’яку обкладинку, в ньому має бути зроблений опис, воно має бути пронумерованим та прошитим.

Заступнику керівника апарату Поліщуку В.М. привести у відповідність справи по публічних запитах та вжити заходи щодо висвітлення на веб-сайті суду аналітичних довідок про надходження запитів на отримання публічної інформації.

Надіслання судом електронних копій судових рішень до ЄДРСР.

На виконання вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», Постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 року №740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень», на адресу Єдиного державного реєстру судових рішень, за допомогою функцій автоматизованої систем документообігу, Богунським районним судом скеровуються електронні копії судових рішень.

За період з 01.01.2014 по 30.09.2014 року судом було скеровано до Реєстру 8473 процесуальних документи. З них: кримінальних – вироків – 151, постанов – 50; цивільних – рішень – 1870, ухвал – 3963, судових накази – 1100; адміністративних – постанов – 344, ухвал – 679, постанов по адміністративним правопорушенням – 316. Невідправлених -12, що становить 0,14%.

Головний спеціаліст з інформаційних технологій суду Панфілов О.М. в належному стані підтримує функціонування локальної мережі, техніки суду, слідкує за вчасним оновленням програмного забезпечення, баз даних системи «Ліга-закон» та антивірусних програм, вчасною відправкою судових рішень до ЄДРСР, цілісністю бази даних програми та резервуванням бази для запобігання невідворотних втрат.

Ведення архівної роботи в суді.

Наказом від 26.05.2010 року №36-з затверджено Положення про архівний підрозділ Богунського районного суду м. Житомира.

Положення про ЕК затверджено керівником апарату суду 27.09.2013 року наказом №25-АЗ .

Наказом від 19.08.2013 року №23-АЗ в.о.керівника апарату Богунського районного суду м. Житомира відповідальною особою за роботу з архівними документами в Богунському районному суді м.Житомира призначено секретаря суду – Олянін Дар’ю Юріївну.

В розпорядженні архіву Богунського райсуду м. Житомира знаходиться 5 кімнат в підвальному приміщенні Будинку Правосуддя. В архіві суду зберігаються цивільні, адміністративні, кримінальні справи та справи про адміністративні правопорушення. Також в архіві суду зберігаються справи з терміном зберігання «постійно».

Кримінальні справи зберігаються окремо від справ цивільного провадження.

В суді ведеться, журнал видачі справ з архіву, який оформлений належним чином. Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника або керівника апарату суду та записується в журнал видачі.

Усі справи систематизуються у в’язки, на які прикріплено ярлик з вказівкою про перший та останній номери справ, які містяться у в’язці та відповідний рік.

Журнал надходження та вибуття справ з архіву відсутній.

Немає паспорту архіву суду відповідно до Інструкції.

Паспорт архіву суду призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради не пізніше 1 грудня поточного року, а другий залишається в архіві суду.

Відсутній план роботи архіву суду та ЕК суду, звітів про їх виконання, в відповідальної особи відсутня номенклатура справ суду.

В суді не затверджується графік передачі справ до архіву. Описи справ не відповідають встановленим описам Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду. Річні зведені описи справ постійного, тривалого та з особового складу відсутні.

Архіваріусом ведеться журнал видачі копій судових документів. Журнал прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду. Заповнюється відповідно до Інструкції.

Архівна робота в суді організована на середньому рівні.

Керівнику апарату та архіваріусу вжити заходи по усуненню недоліків та недопущенню їх у подальшому.

Керівник апарату суду має перевіряти роботу архівного підрозділу суду, надавати методичну допомогу в діяльності архіваріуса з метою належної роботи архіву суду у відповідності до Інструкції.

2.Ведення кадрового діловодства.

Ознайомившись із порядком ведення кадрового діловодства в Богунському районному суді м. Житомира встановлено наступне:

Формування штату та заповнення вакансій

Відповідальною особою за ведення кадрового діловодства в суді призначено консультанта з кадрового діловодства Якусевич І. В.

У штатному розписі Богунського районного суду м. Житомира станом на 24 листопада 2014 року передбачено 93,5 штатних одиниць посад, з них: 20 суддів, 63 державні службовці, 6 службовців та 4,5 інших працівників.

На протязі 2014 року за професійними програмами підвищили кваліфікацію 5 працівників апарату суду (державні службовці) та 14 суддів.

Правила внутрішнього трудового розпорядку Богунського районного суду м. Житомира затверджені наказом голови суду № 6-з від 12.01.2007 року та розміщені на стенді. Оригінал з підписами працівників апарату суду зберігається в номенклатурній справі № 3-21.

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших носіїв, які містять службову таємницю, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року (зі змінами), наказу Державної судової адміністрації України від 23 жовтня 2012 року № 138 "Про затвердження Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів" наказом голови Богунського районного суду від 08.05.2013 року № 22-з затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду, з даним наказом ознайомлені відповідальні працівники апарату суду.

Формування штату та заповнення вакансій в суді ведеться на належному рівні.

Дотримання вимог ст. 15, 18 Закону України "Про державну службу" при прийнятті на роботу

Статтею 15 Закону України «Про державну службу» визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України «Про державну службу», здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України.

Конкурси на заміщення вакантних посад державних службовців проводяться у відповідності до Постанови Кабінету Міністрів України №169 від 15 лютого 2002 року «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.

Порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців Богунського районного суду м. Житомира здійснюється згідно постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169 Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, згідно наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.

Наказом керівника апарату суду № 25-АЗ від 20.10.2014 року затверджено порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджено склад конкурсної комісії, перелік питань, форма екзаменаційного білета та відомості.

Склад конкурсної комісії затверджений наказом № 10-АК від 01.03.2012 року ( із змінами від 27.01.2014 року).

Головою конкурсної комісії (заступником керівника апарату Поліщуком В. М.) затверджені екзаменаційні білети на усі посади державних службовців суду.

Оголошення та вимоги до вакантної посади друкуються в місцевій газеті «Інтерес».

У 2014 році проведений конкурс на заміщення вакантної посади секретаря суду. Оголошений 27.01.2014 року (наказ № 9-АК від 27.01.2014 року). Відповідно до екзаменаційної відомості від 13.03.2014 року прийняло участь у конкурсі 8 кандидатів. За результатами конкурсної комісії 6 кандидатів зараховані до кадрового резерву (наказ № 24-АК від 13.03.2014 року).

Кандидат здійснює записи на аркуші зі штампом суду, де вказується прізвище, ім’я та по батькові кандидата, номер білета та питання.

Після підготовки відповідей на аркуші не проставлені підписи кандидатів та дата складання. Оцінки відповідей на кожне питання екзаменаційного білета виставлені на аркуші з відповідями кандидата. Засідання конкурсної комісії оформлено протоколом.

Протокол засідання конкурсної комісії не був підписаний присутніми членами комісії, чим порушено ст. 30 постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців".

Посадові інструкції.

Наказом виконуючого обов’язки голови Богунського районного суду м. Житомира № 2-з від 17.03.2014 року затверджені посадові інструкції працівників апарату суду, а саме: заступника керівника апарату, консультанта, помічника заступника голови суду, секретаря судового засідання, старшого секретаря, секретаря, старшого судового розпорядника, судового розпорядника, архіваріуса. Наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області №21 від 30 серпня 2010 затверджені посадові інструкції керівника апарату. Посадові інструкції працівників апарату суду розроблені відповідно до чинного законодавства та знаходяться в окремій номенклатурній справі № 3-09.

Наказом керівника апарату № 17-АЗ від 08.06.2011 року затверджено посадову інструкцію помічника судді.

Із посадовими інструкціями державні службовці та службовці суду ознайомлені під розписку.

Ксерокопії (копії) посадових інструкцій працівників апарату суду долучені до особових справ з відмітками працівника про ознайомлення та завірені підписом працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства суду.

В ході перевірки виявлено, що при затвердженій штатними розписами на 2013 та 2014 роки кількості працівників апарату суду, на деяких працівників суду покладалися наказами функціональні обов’язки, не передбачені посадовими інструкціями.

Ведення особових справ та трудових книжок працівників суду.

Особові справи працівників апарату Богунського районного суду ведуться з дотриманням вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 та Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби від 05 липня 1998 року № 24.

До особових справ державних службовців долучені Загальні правила поведінки державного службовця та Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, з якими державні службовці суду ознайомлені під розписку.

Особові справи працівників суду формуються та реєструються в Книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення особи на посаду.

Під час перевірки особових справ суддів та працівників апарату суду Богунського районного суду виявлено відсутність в деяких особових картках інформації про дату прийняття Присяги державного службовця, інформації про підвищення кваліфікації, що є порушенням наказу Міністерства статистики України № 343 від 26.12.1995 року "Про затвердження форми первинного обліку № П-2 ДС та Інструкції по її заповненню".

Особові справи та трудові книжки зберігаються в металевій шафі.

При веденні трудових книжок працівників апарату суду слід враховувати, що згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників затвердженої наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу голови суду, керівника апарату суду. Відповідно до ст. 17 Закону України «Про державну службу» новоприйнятим працівникам проводиться запис прийняття присяги державного службовця з дня їх призначення.

Під час перевірки повноти та правильності ведення трудових книжок недоліків не виявлено.

Щорічна оцінка.

Проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Богунського районного суду покладених на них обов’язків і завдань за 2013 рік затверджено наказом № 4-АЗ від 05.02.2014 року. Щорічні оцінки виконання керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду проведені відповідно до Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апарату місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань та затверджені наказом територіального управління державної судової адміністрації України в Житомирській області № 15-к від 19 березня 2014 року.

Щорічній оцінці за 2013 рік підлягало 32 державних службовця. За результатами оцінку ,,Добре,, отримали 23 державні службовці, ,, Високу,, - 7, ,, Задовільно,, - 2 державні службовці.

Всі матеріали щорічної оцінки оформлені належним чином.

Звіт про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків і завдань за 2013 рік вчасно та якісно надіслано до територіального управління.

Порушень не виявлено.

Порядок присвоєння рангів державних службовців.

Ранги державним службовцям в суді присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96р. № 658, Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 року № 88-р «Про віднесення посад працівників апарату судів загальної юрисдикції до відповідних категорій посад державних службовців».

На протязі 2014 року в суді було присвоєно чергові ранги наступним працівникам апарату суду: Піскуновій М. М., Майчуку Р. А., Діхтієвській Т. О. та Гвоздю С. О., Яворській І. П.

В трудових книжках зроблені відповідні записи, однак в деяких особових справах були відсутні копії наказів про присвоєння чергових рангів. В ході перевірки даний недолік було усунено.

Облік та видача службових посвідчень.

Облік, використання та зберігання службових посвідчень у суді ведеться відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів, затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 .

У Богунському районного суду м. Житомира заведено журнал видачі службових посвідчень, який прошито, пронумеровано та скріплено печаткою. Станом на 24 листопада 2014 року видано 65 посвідченнь працівникам апарату суду.

Відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі - Інструкція), затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень необхідно створити комісію у складі не менше трьох працівників апарату суду (п.5.6. розділу 5 Інструкції). Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень проводиться комісією в складі не менше 3 (трьох) працівників. Склад комісії затверджується відповідним наказом. Наказ про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень виданий 20.10.2014 року № 24-АЗ. Про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень складається акт, який затверджується керівником апарату суду (п.5.8. розділу 5 Інструкції). Акти в установленому порядку реєструються в службі персоналу та підшиваються в окрему справу. У Журналі видачі посвідчень робляться відмітки про знищені бланки та посвідчення (абз. 2 п.5.8. розділу 5 Інструкції).

Знищених та зіпсованих посвідчень на протязі 2014 року не було.

Робота з кадровим резервом.

З метою поліпшення добору й розстановки кадрів, планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності державних службовців згідно п. 4 Положення про формування кадрового резерву для проходження державної служби затвердженого постановою КМ України від 28 лютого 2001 року № 199, формується кадровий резерв на посади державних службовців. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку у грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

Відповідно до п. 5, 8 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, особи, які перебувають у кадровому резерві складають плани перебування у кадровому резерві, а в кінці року здають звіти по виконанню річних планів перебування у кадровому резерві.

У Богунському районного суду м. Житомира наказом № 11-АК від 27.01.2014 року сформований кадровий резерв на 2014 рік, затверджений список осіб, зарахованих до кадрового резерву.

На посади керівника апарату суду та його заступника сформований кадровий резерв по дві особи на кожну посаду.

Порушень не виявлено.

Порядок надання відпусток.

27.12.2013 року затверджені графіки відпусток для суддів та працівників апарату суду на 2014 рік.

При наданні відпусток працівникам апарату Богунського районного суду м. Житомира не дотримується затверджений графік відпусток на 2014 рік, що є порушенням ст. 10 ЗУ "Про відпустки". Відпустки суддям надаються відповідно до ст. 130 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про відпустки».

Рекомендується при наданні відпусток працівникам апарату суду дотримуватись затвердженого графіку.

Декларування доходів.

У березні 2014 року усіма державними службовцями та суддями Богунського районного суду подано декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру про їх доходи відповідно до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції від 07 квітня 2011 року № 3206- VІ».

Звіт про подання декларацій працівниками апарату суду вчасно та якісно направлено до територіального управління.

Під час перевірки деяких особових справ працівників апарату суду та суддів виявлено, що декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру не відповідають Методичним рекомендаціям щодо заповнення декларацій, розроблених Всеукраїнською спеціальною колегією з питань боротьби з корупцією та організованою злочинністю в 2014 році.

Відповідальній особі за ведення кадрового діловодства, Якусевич І. В., усунути в найкоротші терміни виявлені в ході перевірки недоліки, керівнику апарату суду, Сокульській О. В, здійснювати контроль за виконанням посадових обов’язків консультанта з кадрового діловодства.

3. ТЕХНІЧНИЙ СТАН ПРИМІЩЕННЯ СУДУ.

Богунський районний суд м. Житомира розміщений в цегляній чотирьохповерховій будівлі 1954 року забудови за адресою: м. Житомир,_Площа Соборна, 1.

Приміщення суду перебуває у власності Міністерства юстиції України (свідоцтво на право власності - серія САА

№ 571840, видано 28.02.2005 року).

Загальна площа будівлі, в якому розміщується суд 8003,3м.кв. Богунський районний суд займає площу 2276,0 м.кв. Крім Богунського суду в приміщенні розміщені: Корольовський районний суд м. Житомира – 2062,7 м.кв., обласне управління юстиції та територіальне управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області.

Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди» внутрішні приміщення Богунського районного суду відповідають вищезазначеному переліку вимог та знаходяться задовільному стані.

Приміщення має доступний головний вхід з вулиці, оснащений елементами інформації про суд(вивіска, яку добре видно та покажчики напрямку руху).

Вхід до приміщення обладнаний пандусом, придатним для використання МГН ( уклон 8% - 10%, покриття неслизьке, стійкі поруччя).

На вході до приміщення суду наявна кнопка виклику, яка розташована на прийнятій для МГН висоті, у тому числі для інваліда на візку.

Штатна чисельність суддів Богунського районного суду становить 20 суддів. Фактична чисельність суддівського корпусу налічує 16 суддів, які розміщені в 16 окремих кабінетах .

Богунський районний суд має 17 залів судових засідань, 5 з яких для розгляду кримінальних справ. У двох залах судових засідань, для розгляду кримінальних справ, встановлені системи відеоконференції.

Відповідно до ДБН В 2.2-26:2010 для судів з чисельністю суддів у суді 16 осіб, мінімальна кількість залів судових засідань складає 10 залів та 16 кабінетів суддів. Отже, потреба в залах судових засідань та кабінетах для суддів на даний час відсутня.

У 2012-2014р. в приміщеннях Богунського районного суду було проведено ряд поточних ремонтів, а саме: додатково облаштовано кабінети та зали судових засідань для суддів, ремонт системи водопостачання та водовідведення, ремонт системи вентиляції в приміщенні конвою та камер для утримання підсудних, заміна вікон на енергозберігаючі металопластикові. Проведено герметизацію примикань покрівлі, стиків покрівельних листів, тріщин по фасаду під водостоком, ремонт зливів водостоків будівлі.

Зокрема, 18 квітня 2014 року(Звіт №3-04-2014р) було проведено технічне обстеження будівельних конструкцій та інженерних мереж приміщення будинку Правосуддя за адресою: Майдан Соборний, 1, в якому розміщено суд.

В результаті проведення обстеження виявлено наскрізні тріщини в повздовжніх та поперечних стінах будівлі. За результатами обстеження зроблено висновок, який свідчить про те, що будівельні конструкції відносяться до аварійного стану та потребують заходів по підсиленню фундаментів та стін.

Крім того в незадовільному стані перебуває електрична мережа в приміщенні будинку Правосуддя, яка потребує негайного капітального ремонту.

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ БЕЗПЕКИ

На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року № 1003 «Про затвердження інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень судів», забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Богунському районному суді:

а) встановлена автономна охоронна сигналізація в приміщеннях канцелярії та архівів;

б) приміщення суду знаходиться під цілодобовою охороною СРСМ «Грифон»;

в) в суді встановлено 15 тривожних кнопок;

г) в наявності прямий телефонний зв’язок з відділом РВ УМВС;

д) у залах судових засідань для розгляду кримінальних справ встановлено металеві клітки;

ж) на вікнах першого поверху та всіх залах для розгляду кримінальних справ встановлено металеві грати.

з) при вході в приміщення суду встановлено металодетектор та уніфіковану систему контролю доступу до приміщень суду.

Послуги по обслуговуванню охоронної сигналізації надаються Управлінням Державної служби охорони при УМВС України в Житомирській області. В суді ведеться журнал реєстрації робіт з технічного обслуговування охоронної сигналізації. Останній запис зроблено 17.10.2014р.

Наказом начальника територіального управління ДСА України в Житомирській області від 30.06.2011 року № 32 Богунський районний суд м. Житомира визначено таким, який розглядатиме справи, що мають гриф секретності «таємно» та «цілком таємно».

В приміщеннях Богунського районного суду, які визначені категорованими, встановлено комплекс технічного захисту інформації об’єкта, інформаційної діяльності, призначеного для циркуляції мовної інформації з обмеженим доступом, а також обладнано охоронну сигналізацію з виведенням на ПЦС ДСО при УМВС України в Житомирській області та пожежну сигналізацію з виведенням на ПЦС «ТОВ Компанія Форпост».

Відповідно до вимог Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 та Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60-дск, у приміщенні Богунського районного суду облаштовано 4 камери для утримання підсудних ( у т. ч. 2 для ізольованого утримання підсудних) площею 13,6м.кв.

Кімната для конвою площею 10,7кв.м

Відповідно до наказу МВС України, МЮУ, ГПУ, ВСУ, СБУ від 16.10.96р № 705 про затвердження Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних(засуджених) за вимогою судових органів в наявності є спеціальний майданчик для заїзду конвойного транспорту та окремий вхід для конвоювання підсудних. Забезпечено технічний зв’язок між постами міліції у залах судових засідань для розгляду кримінальних справ та кімнатою для конвою.

На виконання плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015р.р. затвердженого наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області від 31.05.11р. №2-о, наказом голови Богунського районного суду №42-з від 09.06.2010 року призначено відповідальним за пожежну та техногенну безпеку всього приміщення суду Самченка В.Р.

Слід зазначити, що робота в цьому напрямку ведеться на належному рівні. Ведеться журнал обліку інструктажів з техніки безпеки, останній запис 15.01.2014р.

-журнал обліку матеріалів про адміністративні правопорушення;

-журнал технічного обслуговування пожежних кранів;

-журнал обліку вогнегасників;

Всі працівники суду ознайомлені із:

- Інструкцією про заходи пожежної безпеки;

- Положенням про інструктажі з охорони праці, дотриманням правил техніки безпеки та протипожежної безпеки;

- Інструкцією з охорони праці при користуванні персональним комп’ютером.

Відповідно до п.5.1.34 «Правил пожежної безпеки в Україні», в холі та коридорах, на видному місці, розміщені вогнегасники, пожежні крани, інструкції по їх використанню та плани евакуації населення на випадок виникнення пожежі.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ СЛУЖБИ СУДОВИХ РОЗПОРЯДНИКІВ.

Служба судових розпорядників налічує 3 чоловіки. Очолює службу старший судовий розпорядник Самченко В.Р.

На момент перевірки представлені:

-положення про службу судових розпорядників та організацію його діяльності в Богунському районному суді( затвердженого . наказом № 32-2 від 28.09.2012 р.)

-наряд № 4.1, 4,2 (правила, положення, інструкції, регламенти, методичні вказівки та рекомендації служби судових розпорядників)

Вся документація ведеться належним чином.

СИМВОЛИ СУДОВОЇ ВЛАДИ

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», судді є носіями судової влади в Україні, посадовими особами державної влади, які в конституційному порядку наділені повноваженнями здійснювати правосуддя.

Судове рішення, яким закінчується розгляд справи у суді, ухвалюється іменем України.

Саме з метою реалізації і конкретизації владних повноважень суддів і суду при здійсненні правосуддя коментованою статтею встановлено, що символами судової влади є державні символи України - Державний Герб України та Державний Прапор України. Порядок використання символів судової влади у приміщеннях судів встановлюється законом відповідно до вимог ст. 20 Конституції України.

Забезпечення вимог законодавства щодо використання символів судової влади у приміщеннях судів та суддями під час розгляду справ здійснює Державна судова адміністрація України.

На сьогодні символи судової влади - Державний Герб України та Державний Прапор України фактично використовуються у приміщеннях залів судових засідань як атрибут здійснення правосуддя у судах загальної юрисдикції.

За даними бухгалтерського обліку в Богунському суді обліковуються 45 прапорів та 26 гербів. Фактично Державні прапори є в наявності, але встановлені лише у 4 залах із 17, а саме: 1Б1,1Б2, 2Б2, 2Б7. Державний герб є в кожному залі судових засідань. За поясненнями матеріально-відповідальної особи, прапори не встановлені через відсутність древок.

Керівнику апарату суду вжити заходи по забезпеченню древок для Державних прапорів та подати в бухгалтерію пакет документів для оплати.

Організація обліку та використання в суді

товарно – матеріальних цінностей.

10 листопада 2014 року комісією була проведена вибіркова перевірка основних засобів та товарно - матеріальних цінностей Богунського суду м. Житомира відповідно до інвентарного опису № 102 від 03.11.2014 року. Матеріально відповідальною особою в Богунському суді відповідно до наказу № 18-3 від 03.11.2014 року є Самченко В.Р.

При перевірці були виявлені такі недоліки: В інвентарних описах, які знаходяться в кабінетах не в повному обсязі описано майно, яке перебуває в тимчасовому користуванні (майно ІСС) та особисте майно, яким користуються працівники суду за відповідними заявами. Заяви працівників суду на користування особистим майном зберігаються в окремій папці, але не на все особисте майно є заяви працівників суду, що є порушенням інструкції з бухгалтерського обліку.

Комп’ютерна техніка використовується не в повному обсязі і не за цільовим призначенням два комплекти ПК запаковані в коробках, (при наявній потребі суду, яка подана до ТУ ДСА). На деяких комп’ютерах відсутні інвентарні номери або стерті. В кабінетах суду стоїть по кутках та підвіконнях несправна комп’ютерна техніка (ДБЖ, монітори, системні блоки), (в суді відсутні на несправну комп’ютерну техніку заключення спеціалістів про її непридатність, та акт комісії суду про списання).

Вище зазначене свідчить, що матеріально відповідальна особа Самченко В.Р. та комісія суду неналежним чином було проведено інвентаризацію станом на 03.11.2014 року, що є порушенням інструкції про проведення інвентаризації №90 від 30.10.1998р. Держказначейства.

Вході перевірки комісією були усунені такі недоліки:

- непрацююча комп’ютерна техніка ІСС була передане по акту приймання передачі інженеру ДП ІСС Войтку С.О., та знята з обліку тимчасового користування Богунського суду.

- один із комплектів ПК був розпакований та встановлений в 416 кабінеті.

- під час перевірки були передруковані інвентарні описи в кабінетах з повним переліком майна ( державного, тимчасового та особистого);

- дописані заяви працівників суду на користування особистим майном;

- написані інвентарні номера на комп’ютерну техніку.

В суді ведуться журнали обліку основних засобів та матеріальних активів, які не відповідають вимогам інструкції (Наказ Держказначейства України № 64 від 17.07.2000р. “Про затвердження інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ ”)

В ході перевірки були заведені журнали обліку основних засобів та матеріальних активів.

Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів та раздаточних відомостей на потреби суду, по мірі їх використання. Зокрема папір та диски списуються щомісячно. Всі документи знаходяться в одній окремій папці. Порушень не виявлено.

Згідно з п.12 інструкції з діловодства №1, 2014 року, печатки і штампи зберігаються в сейфі, ведеться облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований та підписаний головою суду із закріпленням гербовою печаткою суду.

Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду Самченком В.Р., та Пісконовою М.М. Накладні про отримання ЗПО від ТУ ДСА знаходяться в папці, але не ведеться журнал надходження та видачі ЗПО Піскуновій М.М. В ході перевірки даний журнал був заведений.

Звіти про використання маркованої продукції відповідно реєстру надаються щомісячно Піскуновою М.М.

Марки та конверти зберігаються належним чином в сейфі, залишки маркованої продукції на період перевірки (24.11.2014р.) становить 48131,88 (сорок вісім тисяч сто тридцять одна гривня 88 копійок), що відповідає бухгалтерському обліку.

Керівнику апарату та матеріально відповідальній особі усунути недоліки та недопущення їх у подальшому.

Матеріально відповідальній особі Самченку В.Р., відповідальніше виконувати свої посадові обов’язки.

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

На підставі вивчення стану організації діяльності Богунського районного суду м. Житомир за період січень - жовтень 2014 року, робоча група ТУ ДСА України в Житомирській області прийшла до висновку, що організація роботи Богунського районного суду м. Житомира налагоджена на низькому рівні.

Для забезпечення належного стану організації роботи діяльності суду вважаємо за необхідне:

Голові суду та керівнику апарату суду вжити заходи по усуненню виявлених порушень та недопущенню їх у подальшому:

- керівнику апарату суду завести номенклатурну справу Плани роботи суду;

- керівнику апарату суду надати пояснення, вказавши якими пунктами Положення про автоматизовану систему документообігу суду керувалися при видачі Розпоряджень без здійснення автоматичного розподілу справ;

- призначити відповідальну особу за ведення обліку операцій щодо сплати та повернення судового збору;

- керівнику апарату усунути недоліки та привести у відповідність реєстрацію вихідної кореспонденції відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року №173;

- забезпечити ведення алфавітних покажчиків по усіх категоріях справ в автоматизованій системі;

- старшому секретарю надати пояснення причин порушення строків здачі справ до канцелярії суду секретарями судових засідань ;

- затвердити план роботи архіву суду та графік передачі справ до архіву суду;

- забезпечити повноту і достовірність введення інформації по судових справах до КП «Д-3» , посилити контроль за діяльністю канцелярії суду з питань обліку, реєстрації документів, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнювати реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному і в письмовому вигляді, де відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді та здійснювати контроль за виконанням судових рішень;

- проводити обов’язкові практичні навчання з працівниками апарату суду з залученням техніка з інформаційних технологій;

- архіваріусу привести у відповідність ведення архівної роботи в суді.

Довідку за наслідками перевірки роботи обговорити на оперативній нараді суду та надати протокол, пояснення та план заходів по усуненню недоліків до ТУ ДСА України в Житомирській області в місячний термін.

Керівник робочої групи

заступник начальника управління Т.Г. Барабащук

Члени робочої групи

завідувач сектором організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій Т.В.Моштук

завідувач сектором кадрової роботи Д. В. Бабіченко

начальник відділу матеріально–технічного

та господарського забезпечення,організації

діяльності служби судових розпорядників Г.В. Янчук

провідний спеціаліст відділу

матеріально-технічного та господарського

забезпечення, організації діяльності служби

судових розпорядни«ЗАТВЕРДЖУЮ»