Довідкака перевірки Корольовського районного суду м.Житомира

 «ЗАТВЕРДЖУЮ»

Начальник  територіального управління          державної судової

адміністрації України в Житомирській         області

                   _____________________ В.В. Морей

                                                                                                                     2014 року

 

 

 

 

       Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області від 10.06.2014 року № 6; статей 146, 148 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року № 2453-VI,  12-16 червня 2014 року було вивчено стан організації діяльності Корольовського районного суду м. Житомир комісією у складі: заступника начальника управління Барабащук Т.Г., завідувача сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій – Збаражської А.М.,  завідувача сектором кадрової роботи – Бабіченко Д.В., начальника відділу матеріально – технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Янчук Г.В., провідного спеціаліста відділу матеріально-технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Драган Г.В. та головного спеціаліста сектору організаційного забезпечення судів, судової статистики та інформаційних технологій ТУ ДСА України в Житомирській області Моштук Т.В.

 

 

1. Організація роботи із ведення судової статистики,

діловодства, архіву та розгляду

звернень громадян

 

        Під час вивчення роботи Корольовського  районного суду м. Житомир щодо організації роботи з ведення судової статистики, діловодства, архіву та розгляду звернень громадян охоплено ряд питань, а саме:

 

-   планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів;

-   оформлення та ведення номенклатури справ суду;

-   організація ведення обліково – статистичної роботи;

-   своєчасність, повнота і достовірність заповнення документів первинного обліку, ведення реєстраційних і контрольних журналів;

-   формування судових справ, дотримання строків передачі справ до канцелярії суду;

-  звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих, що підлягають негайному виконанню;

-  дотримання вимог Інструкції з приймання, обліку та зберігання речових доказів;

-  дотримання вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження;

- інформаційне забезпечення роботи суду (в т.ч. бібліотеки та їх наповнення, зокрема  періодичними (газетами, журналами) та спеціалізованими виданнями, використання інших інформаційних ресурсів). Кодифікаційна робота. Ведення веб- сайту суду.

-  дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації». Дотримання строків розгляду звернень громадян. Порядок прийому громадян в суді;

 

Планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів.

 

Планування роботи районного суду і контроль за своєчасним і якісним виконанням запланованих заходів –  обов’язок голови суду та керівника апарату суду.

Плани роботи Корольовського районного суду м. Житомира складаються керівником апарату суду на півріччя та затверджуються головою суду: на І півріччя 2013 року  затверджений головою суду 09.01.2013 року, на ІІ півріччя 2013 року затверджений головою суду 27.06.2013 року, на І півріччя 2014 року затверджений головою суду 08.01.2014 року.

Необхідно зауважити на строках затвердження плану. План затверджується головою суду або в.о. голови суду не пізніше останнього числа місяця, що передує звітному періоду та має бути переданий для ознайомлення  та виконання працівникам суду.

 Плани роботи містять наступні розділи: загальні питання; питання організації роботи суду; питання роботи з кадрами; узагальнення судової практики та статистики; з судової статистики; ведення аналітичної роботи. Плани роботи суду зберігаються в наряді 1-06.

Всі  плани роботи суду за поточний  рік  мають бути здані до архіву суду в кінці року, а не зберігатися в наряді суду ще 3-5 років.

В планах зазначені заплановані заходи, відповідальні особи, терміни виконання, однак, в розділі «відмітка про виконання» не завжди проставляються відомості про виконання, номер наряду та дата виконання. Також бажано на планах роботи суду проставляти печатку суду та доводити їх до відому всім працівникам апарату суду для ознайомлення під підпис.Не всі плани роботи підписані головою суду.

На виконання плану роботи суду на I півріччя 2013 року керівником апарату суду було проведено перевірку ведення номенклатурних справ суду, про що є довідка перевірки.

 

Керівнику апарату суду привести у відповідність номенклатурну справу № 1-06 та слідкувати за виконанням плану шляхом проставлення відміток про виконання у самому плані.

 

В Корольовському районному суді  проводяться оперативні наради (за період з 01.01.2014 року по 12.06.2014 року  в наряді 1-07 міститься 26 протоколів нарад, з них 3 проводилися закрито), на яких, в основному, обговорюються поточні питання, що виникають в процесі роботи суду, листи ДСА України та територіального управління, апеляційного суду Житомирської області, судова практика, огляди, довідки, тощо.  Під час вивчення стану організації роботи суду зауважень щодо оформлення протоколів нарад не виникало.

 

Наказом голови суду від 13.01.2011 року № 14/к за встановлення та функціонування автоматизованої системи документообігу відповідальний головний спеціаліст з інформаційних технологій Ганоль О.О.

 

Згідно наказу керівника апарату суду від 26.02.2014 року № 3/о «Про розподіл функціональних обов’язків» функціональні обов’язки в канцелярії суду закріплені за:

-         старшим секретарем суду Бурвін Л.В.;

-         діловодом Стефанюк О.М. (цивільні справи);

-         секретарем суду Скочко О.В. (цивільні справи);

-         секретарем суду Сидорчук О.М. (цивільні справи);

-         секретарем суду Бевзюк Т.В.;

-         секретарем суду Долецькою Ж.С. (кримінальні справи);

-         секретарем суду Остапенком С.О. (кримінальні справи);

-         секретарем суду  Конюх Т.Л. (справи про адміністративні правопорушення);

-         секретарем суду Яковенко О.В. (справи про адміністративні правопорушення);

-         секретарем суду Волинчук М.Ц.;

-         архіваріусом Фесенко О.О.;

-         архіваріусом Козаченко І.В. (загальна канцелярія);

-         секретарем суду Бондарчук Г.Г. (архів);

-         консультантами Попіль О.В., Краснопольською Л.М., Кулешою Т.Д.

 

  Висвітлення роботи суду.

 

         На інформаційних стендах у приміщенні суду для громадян розміщено інформацію довідкового і правового характеру: зразки заяв, списки справ, призначених до розгляду по суддям, платіжні реквізити для сплати судового збору та інформацію щодо прийому громадян.

          На протязі 2014 року судом не здійснено жодної публікації на сторінках місцевої газети.

Рекомендовано покращити інформування населення Корольовського району про діяльність суду через засоби масової інформації  та  здійснювати правові публікації з питань роз’яснень діючого законодавства (СМС повідомлення).

 

Робота по заповненню веб – сайту суду.

 

Спеціалістами  територіального управління було здійснено моніторинг веб-сайту  Корольовського районного суду у складі веб-порталу «Судова влада України», з якого вбачається, що веб-сайт суду загалом приведено у відповідність до Рішення Ради суддів загальних судів від 28.02.2013 №12 (зі змінами та доповненнями), створені рубрики, які рекомендовані додатком 1 вказаного Рішення.

Інформаційне забезпечення роботи суду здійснюється у таких напрямках:

-    забезпечення роботи комп’ютерної програми "Д -3";

-    забезпечення функціонування веб-сайту суду;

-   забезпечення роботи систем інформаційно-правового забезпечення "Ліга", "Законодавство", доступу до інтернет-ресурсів.

У відповідності до Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31 липня 2000 року № 928/2000, Постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 р. № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади», наказів Державної судової адміністрації України від 23 червня 2004 року №99/04 «Про забезпечення адміністрування та розміщення і постійного оновлення інформації на власних веб-сайтах судів та інших органів і установ судової системи у мережі Інтернет»; від 15 серпня 2007 року № 81 «Про забезпечення розміщення і постійне оновлення інформації на Веб-порталі "Судова влада України";  від 13 серпня 2009 року № 94 «Про оновлення програмних засобів офіційного веб- порталу судової влади України» Наказом керівника апарату суду відповідальним за висвітлення публічної інформації на офіційному веб – сайті суду є головний спеціаліст з інформаційних технологій Ганоль О.О.

Сторінка веб – сайту суду заповнюється належним чином.

На веб - сайті суду належним чином заповнюються рубрики: «Новини», вказане керівництво суду, визначено організаційну структуру суду (з вказівкою на номери кабінетів та телефон канцелярії суду), містяться графіки прийому документів і клопотань та графік прийому громадян керівництвом суду з питань організації діяльності суду, розміщені правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом голови суду від 02.11.2010 року № 146-к. Також вказана інформація щодо реквізитів рахунків на сплату адміністративних штрафів, реквізити судового збору, депозитного рахунку. Міститься інформація рекомендаційного та ознайомлювального характеру для громадян.  Зазначені списки суддів Корольовського районного суду з вказівками на номери кабінетів, зали судових засідань та номери телефонів. Позитивним є  розміщення історичної довідки про суд.

Також на веб-сайті суду оприлюдненні базові показники ефективності діяльності суду за 2013 рік (на виконання рішення Ради суддів загальних судів від 13 лютого 2014 року).

На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17 січня 2014 року № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом не забезпечено оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя на веб-сайті суду у складі веб-порталу судової влади, а саме: на сайті викладені не всі звіти: 7 з потрібних 11, а ті, які містяться – взагалі не можливі для перегляду.

 Керівнику апарату суду взяти під особистий контроль належне оформлення розділу «Звітність за 2013 рік» і проконтролювати внесення звітів про роботу суду за 1 півріччя 2014 року.

 

Діяльність суду на підставі Закону України«Про звернення громадян» та «Про доступ до публічної  інформації».

 

Відповідальною особою за розгляд звернень громадян наказом голови Корольовського районного суду від 26.02.2014 року № 3/о  призначено консультанта  суду Попіль О.В.

Консультаном суду Попіль О.В. належно ведеться робота по зверненню громадян  з урахуванням Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 року N 393/96-ВР, Указу Президента України “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” від 07.02.2008 року N 109/2008, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях   громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності,  в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

Так, в Корольовському районному суді м. Житомир сформовано: переведення за зверненнями громадян з вказівками на дату надходження та закінчення розгляду провадження, реєстраційно-  контрольні картки; алфавітний покажчик обліку звернень громадян, журнал вхідної кореспонденції по зверненням та скаргам громадян. Журнали пронумеровані, охайні, прошиті та скріплені відтиском печатки. Відповідають індексам, визначеним в номенклатурі справ.Терміни розгляду звернень громадян не порушено. Документи щодо організації роботи зі зверненнями громадян внесені до номенклатури справ суду.

Протягом 2013 року на адресу суду надійшло 66 письмових звернень громадян, у 2014 році в суд надійшло 35 письмових звернень громадян, на які надано відповіді у визначені законодавством строки.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих  загальних  судах та Закону України «Про звернення громадян» в суді проводиться прийом громадян. Графік проведення особистого прийому громадян керівництвом суду висвітлений на веб - сайті суду. Згідно зазначеного графіка, прийом громадян здійснюється:

 

Головою суду - кожен 2-ий вівторок місяця з 14.30-16.30 год.

Заступником голови - 4-ий вівторок місяця з 10.00-12.00 год.

Керівником апарату - щосереди з 09.00-12.00 год.

Заступником керівника апарату - щочетверга з 09.00-12.00 год.

Особистий прийом громадян керівництвом суду здійснюється виключно з питань організації діяльності суду.

Журнал особистого прийому громадян в суді відсутній.В свою чергу керівнику апарату здійснити організацію по заведенню даного журналу.  

 

Відповідно до наказу Корольовського районного суду м. Житомира від 03.06.2013 року №7/0  затверджено Положення про порядок організації доступу до публічної інформації.

Протягом 2013 року на адресу суду надійшло 3 запити  на отримання публічної інформації ; у 2014 році – 6 запитів. Загалом особами запитувалася інформація про рух справ. Журнал реєстрації запитів на отримання публічної інформації, заведені провадження ведуться  належним чином.

     Наказом № 7/о від 03.06.2013 року затверджено Перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах діяльності суду.

    Упродовж  2014 року (станом на 12.06.2014 року)  документи з грифом «ДСК» на адресу суду не надходили.

    Наказом № 1/о від 21.01.2014 року затверджено План заходів Корольовського районного суду щодо запобігання та протидії корупції.Звіт про виконання Плану щоквартально у встановлені строки надсилається до ТУ ДСА України в Житомирській області.

 

Консультанту суду Попіль О.В. вжити заходи щодо висвітлення на веб-сайті суду аналітичних довідок про надходження запитів на отримання публічної інформації.        

Необхідно і надалі здійснювати ведення діловодства за зверненнями громадян у відповідності до вимог Законів України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 року N 393/96-ВР, «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року № 2939-VI, Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях   громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності,  в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

 

         Кодифікаційна робота суду

 

           Відповідальною особою згідно функціональних обов’язків є консультант суду Краснопольська Л.М.

          У суді відсутня відповідним чином облаштована бібліотека суду.  На момент перевірки Положення про бібліотеку Корольовського районного суду м. Житомира та Правила користування бібліотекою надані не були (у зв’язку з відпусткою консультанта суду).

У суді ведуться книга реєстрації надходжень офіційних видань (запис про останнє надходження зроблений 31.10.2008 року); зміни в кодекси суддям вносяться консультантом суду регулярно. Контрольні примірники відсутні. Ведуться журнали обліку літератури та по використанню літератури суддями (нумерація не у відповідності до номенклатури).Журнали прошиті, пронумеровані, скріплені відтиском печатки. На момент перевірки не надано кодифікаційну картотеку суду.

Кодифікаційна робота суду ведеться з порушенням вимог Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.04.04 №31/5 та п.31.1 Інструкції з діловодства.

 Керівнику апарату суду, консультанту суду Краснопольській Л.М. вжити заходи по приведенню кодифікаційної роботи до вимог Положення.

 

 

Проведення навчань та підвищень кваліфікації

працівників апарату суду.

 

          Обов’язок по організації та проведення виробничого навчання з  працівниками апарату суду згідно з розподілом функціональних обов’язків  покладено на консультанта суду Краснопольську Л.М., як на відповідальну особу за проведення семінарських занять  з навчання та підвищення кваліфікації працівників апарату суду.

           Робота на даній ділянці проводиться на  вкрай низькому рівні. В суді відсутній план навчання та підвищення кваліфікації працівників апарату суду протягом 2014 року.

           З метою підвищення кваліфікації працівників апарату найближчим часом розробити програму виробничого навчання працівників Корольовського районного суду, яка передбачає конкретні (не формальні) теми занять, дату їх проведення та доповідачів. Працівники апарату суду (доповідачі) повинні до кожного питання готувати  матеріали лекції .З програмою мають бути ознайомлені усі працівники апарату суду. Теми занять повинні бути висвітлені не формально, а об’єктивно з проведенням тестувань на знання Інструкції з діловодства, практичних занять по АСДС.

       Навчання повинні проводити: керівник апарату суду або його заступник, консультант суду, у разі необхідності -  з залученням головного спеціаліста з інформаційних технологій суду та старшого секретаря суду.

      До плану навчань включити вивчення Інструкції з діловодства, «Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», проводити навчання з питань роботи «Електронного суду» (можливість виклику осіб до суду шляхом надсилання СМС-повісток та надсилання учасникам судового процесу (кримінального провадження) копій судових рішень в електронному вигляді).

Виробничі навчання працівників апарату суду (по категоріям окремо: помічники, секретарі суду, секретарі судових засідань) бажано проводити щомісяця, фіксувати у відповідних протоколах, які зберігати в окремих номенклатурних справах.

       Керівнику апарату розробити перелік тестових питань до  Інструкції з діловодства з метою визначення рівня знань її положень кожного працівника апарату суду,особливо канцелярії суду.

 

Стан організації та ведення судового діловодства, обліково-статистичної та архівної роботи

        

Організація ведення обліково – статистичної роботи.

 

 Ведення діловодства в суді здійснюється відповідно до:

-        Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах…, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 року;

-        Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348; Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 року, та «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року;

-        Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду від 27.08.2010 року;

-        Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.

           Оформлення службових документів в суді здійснюється, в основному, відповідно до національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 №55.

          На момент перевірки у суді функціонує КП «Д-3».Документообіг у суді ведеться як у електронному вигляді за допомогою функцій автоматизованої системи документообігу  суду,  так і в паперовому. Розпочав суд роботу по наповненню КП «ДЗС» з 1 січня 2011 року, до зазначеного часу вівся повністю паперовий документообіг.

          Рекомендації: керівнику апарату суду, заступнику керівника апарату суду, головному спеціалісту з інформаційних технологій та старшому секретарю суду необхідно плідніше налагодити роботу з техніками ІСС по запровадженню повного функціонування програми з метою полегшення роботи секретарів суду.

 

Наказом від 31.10.2012 року № 6/о затверджено Положення про апарат Корольовського районного суду м. Житомира.

 Відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України  від  26.11.2010 №30 (зі змінами),  керівник апарату суду за своїм розпорядженням здійснює повторний автоматичний розподіл справ.

За 2014 рік знаходиться 110 розпоряджень керівника, в.о. керівника апарату суду про призначення повторного автоматичного розподілу справ. У судових справах підшиваються протоколи про неможливість розподілу справ між суддями.

 Керівнику апарату завести окрему номенклатурну справу щодо призначення повторного автоматичного розподілу справ .

 Реєстрація справ і матеріалів ведуться згідно з індексами, що передбачені пунктом 2.15 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року  №173, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).

Справам та матеріалам, що надійшли до суду, присвоюються номери справ та номери проваджень відповідно до вимог Інструкції та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (далі Положення).

          Відповідальною за формування звіту за формами 6-8 в суді є консультант суду Попіль О.В. Щоквартально надсилається до управління інформація про кількість сформованих карток. Під час перевірки було сформовано звіт 6-8  за період з 01.01.2014 по 12.06.2014 року з 3 помилками логічного характеру. Згідно даних, усього 169 особи, вироки (постанови) щодо яких набрали законної сили у звітному періоді. З них: у відношенні 6 осіб справи закрито та засуджено 163 особи:

-        за злочини невеликої тяжкості 30 осіб;

-        середньої тяжкості – 76 осіб;

-        тяжкі злочини – 48 осіб;

-        особливо тяжкі злочини – 9 осіб.

 

     Організація роботи в Корольовському районному суді м.Житомир в частині ведення обліково-статистичної роботи проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства  та відповідних інструкцій щодо обліку та складання статистичних звітів, затверджених наказами ДСА України.

Під час складання піврічних та річних звітів за наказом  керівника апарату суду призначаються відповідальні працівники за складання звітів, які їх і подають.                   

 Відповідальними працівниками за  складання піврічних  звітів за 2014 за відповідними формами   призначено :

 - звіти за ф.№1, №1-1, №1-АМ призначено секретарів суду Остапенка С.О. та  Долецьку Ж.С. (наказ від 16.06.2014 р. №59/К);

 -  звіти за ф.№1-Л, №4 призначено секретаря суду Остапенка С.О. (наказ від 16.06.2014 р. №59/К);

- звіт за ф.№2-А призначено секретаря суду Сидорчук О.М. (наказ від 16.06.2014 р. №59/К);

-   звіт за ф.№3 призначено секретаря суду Конюх Т.Л. (наказ від 16.06.2014 р. №59/К);

-    звіт за ф.№10 призначено  консультанта Краснопольську Л.М.   (наказ від 16.06.2014 р. №59/К);

     Звіти в програмі Д-3 формуються як автоматично так і за допомогою ручного розрахунку: в автоматичному варіанті – звіти за формами №№ 10,2-ВМ,2-ВП,6-8; в напівручному варіанті - №№ 3,4,1,1-1,1-Л, ,1-ОП,1-1-ОП,2-ц, 2-а.

       Крім того, всі вищезазначені працівники є відповідальними за ведення обліково-статистичної роботи в суді.

       Рекомендація: для полегшення роботи відповідальним за здачу звітів проводити перед звітнім періодом обов’язкове навчання та формувати звіти в електронному вигляді за допомогою ПРК та подавати звіти до управління без помилок логічного та арифметичного характеру.

 

     При здачі піврічних (річних) статистичних звітів до ТУ ДСА України в Житомирської області має бути визначена  одна особа. Копію наказу надіслати на адресу ТУ ДСА україни в Житомирській області.

    

     Відповідно до ч.1  п.7 ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року №2453-VI голова місцевого суду контролює ведення в суді судової статистики, дбає про інформаційно-аналітичне забезпечення суддів з метою підвищення якості судочинства.

 

 

Судовий збір.

        

        В Корольовському районному суді м. Житомир щоквартально розраховується за допомогою програми КП «Д-3» статистичний звіт за формою № 10, який вчасно направляється до ТУ ДСА України в Житомирській області.

        Керівником апарату суду Хоцькою Л.М.  разом з головним спеціалістом ТУ ДСА України в Житомирській області Моштук Т.В. було  автоматично сформовано  форму 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах» по Корольовському районному суді м. Житомир за період з 01.01.2014 року по 31.05.2014 року. В сформованому звіті в розділі 1 графа 6 «Сума фактично сплаченого судового збору, грн.»  складає 576221 грн. Відповідно до інформації  від 03.06.2014 року №06.1-08/621-5808 Головного управління Державної казначейської служби України у Житомирській області поданої до ТУ ДСА в Житомирській області на рахунок Корольовського районного суду м. Житомир станом на 01.06.2014 року надійшло коштів в сумі 534612,90 грн. Звіривши дану інформацію з даними  сформованими у звіті форми №10 було виявлено розбіжність:

              ф.10 розділ 1 гр.6 - 576221,00 грн

              інформація казначейства – 534612,90 грн

              розбіжність – 41608,10 грн

    В органах Державної казначейської служби України у Житомирській області  менше коштів ніж по звіту Корольовського районного суду м.Житомир.

      П.2.6 розд. II Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 30.11.2010 №30. та п.п. 2.4,2.6,2.21 посадової інструкції керівника апарату місцевого загального суду, затвердженої наказом Начальника Територіального управління від 30.08.2010 №21,передбачено персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді керівником апарату суду та обов’язками керівника апарату суду є організація ведення діловодства в суді і організаційне забезпечення ведення судової статистики , діловодства, обліку та зберігання судових справ.

      В суді відсутня відповідальна особа за ведення обліку операцій щодо сплати та повернення судового збору.

      Керівником апарату не проводилася робота по звірці щодо надходження коштів на реєстраційний рахунок Корольовського районного суду м. Житомир  з фактично сплаченою сумою судового збору відповідно до обліково-статистичних карток.

    Зазначене свідчить про відсутність контролю керівником апарату за функціонуванням автоматизованої системи в суді щодо внесення «Вартісних показників» (судового збору) в  обліково- статистичні картки .

    Відповідно до ч.2 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року №2453-VI керівник апарату суду несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу, інформує збори суддів про свою діяльність.

    Керівнику апарату в термін до 1 серпня 2014 року надати пояснення щодо вищезазначеної розбіжності по судовому збору та вжити заходи по приведенню у відповідність звіт ф.10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»  з виписками казначейства.  

 

 

 

 

Стан діловодства в суді.

 

      В Корольовському районному суді  функціонує автоматизована система документообігу «Д-3», що включає, зокрема: реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції й етапів її руху; автоматизований розподіл справ між суддями, надання учасникам судових процесів інформації про стан розгляду справ, у яких вони беруть участь; централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів; підготовку статистичних даних тощо.

       В Корольовському районному суді м. Житомир всі судові справи та матеріали реєструються в день їх надходження в автоматизованій системі «Д-3».

 

 Так, станом на 12 червня  2014 рік в системі зареєстровано:

 

 Вхідної кореспонденції - 16780

 

 Вихідної кореспонденції: простої – 5199

                                             рекомендованої - 9040

 

       Всі судові справи і матеріали реєструються з додержанням вимог п.п.2.8- 2.9 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 – на кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.

      Були перевірені роздруковані Журнали вхідної та вихідної кореспонденції суду за 2014 рік та встановлено, що на кожному аркуші є підпис особи, яка роздрукувала зазначений Журнал. Зазначені Журнали відповідають вимогам Інструкції з діловодства. Однак в Журналі вхідної кореспонденції  в графі де має бути підпис про отримання документа не завжди  є. 

       Роздруковуються реєстри на відправлення простої та рекомендованої кореспонденції суду, які зберігаються в окремих номенклатурних справах.

  У Корольовському районному суді м. Житомир   весь документообіг по справам здійснюється за допомогою КП "Д3". Обліково – статистичні картки ведуться лише в електронному вигляді. Заповнюються всі необхідні реквізити ОСК. При надходженні до Корольовського районного суду м. Житомир всі заяви і справи реєструються в АСДС у день надходження. Обліково-статистичні картки на справи заповнюються в електронному вигляді куди вносяться дані в гілки «Реєстрація, Вартісні показники, Попередній розгляд, Судовий розгляд, Апеляційний розгляд, Касаційний розгляд, Інші відмітки, Передача до архіву, Старі показники».

    Судові справи та матеріали реєструються у відповідних обліково-статистичних картках за допомогою КП «Д-3», які зберігаються у базі даних автоматизованої системи документообігу та не роздруковуються, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства.

      В ході проведення перевірки вивчався стан заповнення обліково- статистичних карток. Встановлено, що вся інформація в первинні картки вноситься систематично, достовірно та відповідає матеріалам конкретної справи. Однак в ході перевірки було виявлено, що  відповідальними за внесення даних в обліково-статистичні картки в електронному вигляді не завжди проставляються  відмітки про результати розгляду справ, дата розгляду справи, дата набрання законної сили,дата повернення справи, дата звернення до виконання. Це в таких справах: №296/128/14-ц, №296/137/13-ц, №296/307/14-ц, №296/360/14-п, №296/368/14-п, №296/853/14-п, що є порушенням вимог Інструкції.

     Реєстраційні журнали та алфавітні покажчики у Корольовському районному суді м. Житомира ведуться у паперовому варіанті. Алфавітні покажчики та реєстраційні журнали за 2014 рік прошиті, пронумеровані, скріплені підписом голови суду та скріплені відтиском печатки.

     Програмою КП «Д-3» вже передбачено ведення алфавітних покажчиків автоматично, що дає можливість їх роздрукувати. 

     Керівнику апарату забезпечити  ведення алфавітних покажчиків по усіх категоріях справ в автоматизованій системі.

     У паперовому вигляді в суді ведуться такі реєстраційні журнали: журнал розгляду судових справ і матеріалів суддею; контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді; журнал обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у цивільних справах; журнал обліку апеляцій, касаційних скарг, касаційних подань прокурора в кримінальному провадженні,журнал видачі виконавчих листів . Інформація у алфавітні покажчики та реєстраційні журнали працівниками суду вноситься своєчасно та достовірно, за тим винятком, що у контрольних журналах судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді за 2014 рік не заповнені такі графи, як «суть справи «матеріалу», «дата розгляду справи (матеріалів)», «наслідки розгляду справи (матеріалів)», «дата та підпис працівника апарату про отримання справи (матеріалів)». Однак, слід зазначити, що перелічені вище дані записані у журналах розгляду судових справ і матеріалів суддею, за допомогою яких розглянуті справи поверталися в канцелярію суду.

      Зауваження викликає і той факт, що в суді після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) не формуються та не роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю (суддю-доповідача), у зв’язку із чим справи головуючим суддям передаються під підпис не у реєстрах, а під підпис у контрольних журналах судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді за 2014 рік, що суперечить вимогам п. 3.5 Інструкції з діловодства . 

      Керівнику апарату забезпечити виконання вимог п.3.5 І інструкції з діловодства.

      Було, також, проведено  перевірку журналів судових засідань щодо своєчасної здачі справ та матеріалів секретарями судових засідань, після їх розгляду суддями станом на 16.06.2014 року. Перевірено 13 журналів, 2 журнали суддів  були  не надані для перевірки. Журнали судових засідань в кінці місяця постійно перевіряються суддями.Порушень термінів повернення справ до канцелярії суду не виявлено.

       Відомчі  звіти суду про стан здійснення правосуддя за 2013 рік та І квартал 2014 року зберігаються в окремих номенклатурних справах, належним чином оформлені і підписані. В подальшому рекомендується в базі Д-3 зберігати лише остаточні звіти після погодження їх з ТУ ДСА України в Житомирській області (щоб містилися ідентичні показники та  співпадали контрольні суми звітів).

      Звіти до територіального управління подаються у встановлені графіком здачі звітів строки у електронному та паперовому виглядах. Порушень виконавської дисципліни не спостерігалося. Складаються звіти переважно в ручному вигляді.

      Відповідно до наказу ДСА України від 05.12.2013 року № 169 картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, заповнюються належним чином. Одночасно відбувається контроль за тим, щоб у кожній розглянутій кримінальній справі було виписано картку на особу, заповнено картку на особу в автоматизованій системі документообігу суду, картки на особу, що набули чинності підписувались електронним цифровим підписом судді для належного обміну із Єдиним реєстром досудового розслідування. Картки на особу зберігаються в окремій папці.

 

 

Облік речових доказів в суді.

          У суді належним чином ведеться облік речових доказів та виконання судових рішень щодо них. Відповідальною за дану ділянку роботи згідно наказу від 20.05.2011 року № 80/к. є старший секретар суду Бурвін Л.В. Старший секретар суду здійснює прийом речових доказів, їх реєстрацію в журналі обліку речових доказів – номенклатурна справа 8-09, маркує, нумерує речові докази та забезпечує їх зберігання у спеціально обладнаному металевому сейфі. Речові докази реєструються у журналі обліку речових доказів, оформлення та ведення якого відповідає вимогам Інструкції. Журнал пронумеровано, прошито та скріплено гербовою печаткою і підписом голови суду.

         Речові докази зберігаються в залізному сейфі достатнього розміру в підвальному приміщенні Будинку правосуддя, вхід до якої захищено металевою решіткою. Доступ здійснюється лише  в присутності відповідального працівника  - старшого секретаря суду. Облік у журналі речових доказів відповідає вимогам Інструкції з діловодства та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженій спільним наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Верховного Суду України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України та Державної судової адміністрації України від 27 серпня 2010 року № 51/401/649/471/23/125 (далі – Інструкція про речові докази). Усі речові докази,  що надходять до суду, реєструються в день їх надходження. Їм присвоюється порядковий номер згідно з журналом обліку речових доказів, де зазначаються: дата надходження, найменування, кількість, номер кримінального провадження, П.І.Б. обвинуваченого, чіпляється бірка. Речові докази належним чином упаковані та опечатані відповідальною особою. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначається його дата та прийняте рішення щодо речових доказів.

         

          Керівнику апарату або заступнику керівника апарату щорічно проводити перевірку стану та умов зберігання речових доказів, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах та Інструкції «Про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і  суду»  в новій         редакції  від 27.08.2010 року № 51/401/649/471/23/125, про що необхідно складати відповідний акт або довідку та зберігати у відповідному наряді суду згідно номенклатури справ.

Розгляд справ та матеріалів суду.

 

         В Корольовському  районному суді м. Житомира  загалом спостерігається тенденція до зменшення кількості справ і матеріалів, що перебували на розгляді в  2013 році у порівнянні з 2012 роком на 22,46 %. Динаміку відображають показники, наведені у таблиці.

		Кількість справ і матеріалів, що знаходились на розгляді
Назва суду	Знаходилось на розгляді  у  2012 році
	Справ і матеріалів кримінального судочинства			Справ і матеріалів адміністративного судочинства		Справ і матеріалів цивільного судочинства			Справ та матеріалів про адміністративні правопорушення		УСЬОГО справ і матеріалів
	Усього		у тому числі справ	Усього	у тому числі справ	Усього		у тому числі справ	Усього	у тому числі справ	Усього	у тому числі справ
Б	1		2	3	4	5		6	7	8	9	10
Корольовський	3575		742	1333	870	7184		4481	3682	3629	15774	9722

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

		Кількість справ і матеріалів, що знаходились на розгляді
Назва суду	Знаходилось на розгляді  у  2013 році
	Справ і матеріалів кримінального судочинства			Справ і матеріалів адміністративного судочинства		Справ і матеріалів цивільного судочинства			Справ та матеріалів про адміністративні правопорушення		УСЬОГО справ і матеріалів
	Усього		у тому числі справ	Усього	у тому числі справ	Усього		у тому числі справ	Усього	у тому числі справ	Усього	у тому числі справ
Б	1		2	3	4	5		6	7	8	9	10
Корольовський	4095		600	1388	591	6849		3667	3130	3081	15462	7939

 

За рахунок зменшення надходження справ і матеріалів на розгляд до суду, зменшилося і середньомісячне навантаження на одного суддю, у порівнянні з аналогічним звітним періодом минулого року.

Так,   середньомісячне    надходження    справ    і   матеріалів  на  одного  суддю  у 2013 році (з урахуванням штатної чисельності суддів) зменшилося на 4,91%  і становило   70,94 справ  і  матеріалів  при середньому навантаженні по області – 68,90 (у 2012 році – 74,60 при середньому навантаженні  – 60,20,).

Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю Корольовського районного суду м. Житомира у 2013 році виглядає наступним чином: кримінальні справи і матеріали – 21,81, адміністративні справи і матеріали – 6,17, цивільні справи  наказного, позовного, окремого проваджень  – 25,27, справи про адміністративні правопорушення – 17,59, заяв про перегляд судових рішень – 0,1.

Структура  середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю у 2012 році була наступною: кримінальні справи і матеріали –  18,81, адміністративні справи і матеріали – 4,40, цивільні справи  наказного, позовного, окремого проваджень  – 29,92, справи про адміністративні  правопорушення –  20,70, заяв про перегляд судових рішень – 0,77.

 

                  

 

Надіслання судом електронних копій судових рішень до ЄДРСР.

 

          На виконання вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», Постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 року №740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень», на адресу Єдиного державного реєстру судових рішень, за допомогою функцій автоматизованої систем документообігу, Корольовським районним судом скеровуються електронні копії судових рішень. Наказом голови суду від 06.02.2013 року № 21/к відповідальною особою за забезпечення підготовки та надсилання до ЄДРСР електронної копії судових рішень призначено керівника апарату суду Хоцьку Л.М.

          За період з 01.01.2014 по 13.06.2014 року судом було скеровано до Реєстру 4288 процесуальних документи. З них: кримінальних – вироків – 131, постанов – 10; цивільних – рішень – 1076, ухвал – 2273, судових накази – 137; адміністративних – постанов – 158, ухвал – 369, постанов по адміністративним правопорушенням – 134. На момент перевірки цей показник складає 100 % відправлених та зареєстрованих в ЄДРСР.

         

          Наказом голови Корольовського районного суду м. Житомира  від 06.06.2013 року № 84/К  відповідальною особою за забезпечення суддів ключами ЕЦП призначено головного спеціаліста з інформаційних технологій Ганоля О.О.  Судді та керівник апарату забезпечені електронними цифровими підписами.

          Головний спеціаліст з інформаційних технологій суду  Ганоль О.О. в належному стані підтримує функціонування локальної мережі, техніки суду, слідкує за вчасним оновленням програмного забезпечення, баз даних системи «Ліга-закон» та антивірусних програм, вчасною відправкою судових рішень до ЄДРСР, цілісністю бази даних програми та резервуванням бази для запобігання невідворотних втрат.

 

         Ведення архівної роботи в суді.

 

Організовує та веде роботу архіву, відповідно до затвердженого головою суду Плану  архіваріус суду Фесенко О.О., яка забезпечена нормативно-правовими актами по організації та веденню архіву та використовує їх у своїй роботі, так як і методичні матеріали територіального управління з даного питання. Відповідно до номенклатури справ заведені справи з питань архівної роботи. У архіваріуса є робоча кімната, де здійснюється щоденно прийом громадян.

 

В розпорядженні архіву Корольовського райсуду м.Житомира знаходиться 7 кімнат в підвальному приміщенні та 1 кімната на першому поверсі приміщення Будинку Правосуддя. В окремій кімнаті зберігаються  оригінали всіх рішень, постанов, вироків суду по справам, які знищені, починаючи з 1974 року. Окремо від справ зберігаються  всі обліково-статистичні картки по справам усіх категорій з 1974 року.  Кримінальні справи  зберігаються окремо від справ цивільного провадження.

Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника або керівника апарату суду та записується в журнал видачі.

У разі видачі копій судових рішень архіваріусом перевіряється, чи особа вперше отримує копію судового рішення. У разі видачі копії повторно перевіряється сплата коштів заявником з дотриманням вимог Закону України «Про судовий збір». Журнал видачі копій судових документів (наряд 07-03 не відповідає переліку згідно діючої номенклатури, а заведений та рахується згідно номенклатури справ на 2010) прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду. Заповнюється відповідно до Інструкції.

План роботи архіву знаходиться в загальному плані роботи суду.

У зв’язку  із затвердженням Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (наказ Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5), заступнику керівника апарату суду розробити та затвердити наказом  Положення про архів Корольовського районного суду м. Житомира та скласти План роботи архіву з розміщенням їх безпосередньо  в номенклатурному наряді.

Архівна робота в суді загалом організована на належному рівні.

Усі справи систематизуються у в»язки, на які прикріплено ярлик з вказівкою про перший та останній номери справ, які містяться у в»язці та відповідний рік.

Станом на 13.06.2014 року в Корольовському районному суді м. Житомира на стадії знищення знаходяться цивільні справи за 2005 рік в кількості – 6348 справ, кримінальні справи за 1995 рік в кількості 543 справи,  цивільні справи по аліментам з 1990 по 1999 в кількості – 3200 справ.

         Знищення всіх справ вказаних категорій відбувається  на підставі актів про вилучення для знищення документів, не внесених до національного архіву  на підставі Наказу ДСА від 11.02.2010 року № 22 « Про  затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання» відібрані як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення.  Протоколом засідання експертної комісії  Корольовського районного суду м. Житомира  ухвалюються рішення про погодження актів про вилучення для знищення справ. В подальшому вказані акти направляються до  Державного архіву Житомирської області. Лише після погодження актів Держархівом Житомирської  області вказані документи здаються на переробку за приймально-здавальною накладною у подрібленому вигляді. Отримані кошти в подальшому перераховуються на рахунок ТУ ДСА України в Житомирській області.

            

          Для проведення попередньої експертизи наукової та практичної цінності документів у суді створено постійно діючу експертну комісію, наказом голови суду № 10/0 від 30.09.2013 року затверджене Положення про експертну комісію Корольовського районного суду. Наявні протоколи засідання експертної комісії, які  оформлені належним чином. Містяться в наряді суду.

На момент проведення вивчення паспорт архіву суду знаходиться на стадії доробки.

Архіваріусу суду дотримуватися вимог п. 7.2.13 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, а саме те, що «паспорт архіву  складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідному державному архіву не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві» п.1.3 Порядку заповнення паспорту архівного підрозділу установи, організації, підприємства.

Наявна історична довідка Корольовського районного суду м. Житомира, яка розміщена на веб-сайті суду. 

Усі справи в архіві зберігаються в окремих в’язках по категоріях справ та розміщені на стелажах  в порядку щорічних надходжень.

          Справи передаються до архіву суду, відповідно до вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.

 

         Оформлення та ведення номенклатури справ суду

 

          Номенклатура справ є обов´язковим інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документації за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду та є одним з найважливіших документів в діяльності суду.

 

          Номенклатура справ Корольовського районного суду на 2014 рік (продовжується з 2013 року),  затверджена головою суду 08.01.2013 року, схвалено експертною комісією суду (протокол від 29.12.2012 № 14), погоджено експертно-перевірною комісією державного архіву Житомирської області 15.02.2013 року (протокол №2).

         Керівнику апарату привести у відповідність номенклатуру справ суду шляхом створення нової номенклатури  з врахуванням наказу Міністерства юстиції від 12.04.2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» та розділу 10 Інструкції з діловодства.

         Наряд 2-2-2 « Статінформація» не відповідає назві наряду в номенклатурі справ « Первинні квартальні статистичні звіти про роботу суду в роздрукованому вигляді та на машинних носіях». В даному наряді знаходяться аналітичні довідки про стан розгляду кримінальних, цивільних та адміністративних справ суддями Корольовського районного суду м. Житомира щомісячно; якість розгляду для оформлення довідок про показники роботи судді, а також звіти та супровідні за 2011 рік, 2010 рік, характеристики суддів, які мають бути здані до архіву в кінці кожного року, або міститися за належністю.

          В нарядах містяться довідки планової перевірки ведення журналів судових засідань та терміну строків виготовлення протоколів судових засідань секретарями судових засідань Корольовського районного суду м. Житомира станом на 21.03.2014 та 16.05.2014 року; списки цивільних справ, які перебувають в провадженні суддів понад 1 рік та кримінальних проваджень, що розглядаються суддями понад 6 місяців.       

  

Формування судових справ,

дотримання строків передачі справ до канцелярії суду

 

     Формування і оформлення судових  справ в Корольовському  районному суді м. Житомир здійснюється належним чином

      Всі судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються у спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом. На лицьовому боці обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження) зазначається:найменування суду, єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС. На кожному провадженні у правому верхньому куті зазначається прізвище та ініціали судді, якому таке провадження передається. Усі аркуші у справі  (матеріалах  кримінального провадження) нумеруються з дотриманням правил. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками.

      У кожній судові справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження).Опис документів може здійснюється на лівому внутрішньому боці обкладинки (матеріалів кримінального провадження).

      На правому внутрішньому боці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження)   заповнюється довідковий лист, в якому робляться відмітки про всі проведені дії

      Після закінчення розгляду судові справи (матеріали кримінального провадження) секретарями судових засідань повертаються до канцелярії суду у встановлений законом строк (строки не порушено).

 

Звернення до виконання судових рішень,

у  тому числі тих, що підлягають негайному виконанню

 

В ході вибіркової перевірки справ встановлено, що справи звертаються судом до виконання своєчасно, а саме після набрання ними законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Вирок, що набрав законної сили, звертається до виконання судом не пізніше, ніж через три доби з дня набрання ним законної сили або повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції. При вибірковій перевірці справ порушень не виявлено.

        Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу, за його письмовою заявою, видається виконавчий лист. Судові рішення в частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку. Все листування з порядку виконання судових рішень підшито у справи, пронумеровано та зроблено опис.

       При вибірковій перевірці справ було виявлено, що по справах №296/3693/14-к, №296/3618/14-к, №296/3050/14-к слідчі отримавши копію ухвали зазначали про це  на лівому внутрішньому боці обгортки справи , що є порушенням Інструкції з діловодства.

       По справі №296/3050/14-к про отримання копії ухвали та матеріалів скарги було зазначено на самому оригіналі ухвали, яка підшита в справі, що також є порушенням Інструкції з діловодства.

      Керівнику апарату вжити заходи по недопущенню в подальшому вище зазначених порушень.

 

 

Ведення аналітичної роботи в суді.

        

         В  Корольовському районному суді недостатньо приділяється увага веденню аналітичної роботи: узагальнень, аналізів, порівнянь тощо, які мають міститися в номенклатурних справах, на веб – сайті суду, надсилатися до територіального управління та обговорюватися на нарадах з працівниками суду. 

         При плануванні роботи суду необхідно у зв»язку з недостатньою кількістю аналітичного матеріалу значну увагу приділити  роботі з узагальненнями  та аналізами роботи  суду за певні періоди. Узагальнення повинні готуватися у вигляді тексту та порівняльних таблиць (діаграм, графіків, тощо) з урахуванням показників минулих років.

          У зв»язку з великою кількістю справ, які перебувають на розгляді в суді доцільно було б провести аналіз причин скасування судових рішень, узагальнення судової практики розгляду слідчими суддями клопотань про заходи забезпечення кримінального провадження, огляд стану виконання постанов про привід, узагальнення практики розгляду справ про злочини, вчинених неповнолітніми, провести аналіз даних судової статистики на підставі відповідних документів первинного обліку справ і матеріалів, що надійшли на розгляд до суду протягом  2013 року та статистичних звітів, тощо.

         Протягом  2014 року керівником апарату суду  не проводилися перевірки роботи канцелярії в частині ведення діловодства з кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення (відсутні довідки).     

        Керівником апарату суду та його заступником разом з старшим секретарем суду здійснювати контроль за дотриманням працівниками апарату суду своїх посадових та функціональних обов'язків шляхом періодичних перевірок окремих ділянок роботи суду, обговорення їх результатів на нарадах. У суді має вестися контроль за зареєстрованими документами, в яких встановлено термін їх виконання, шляхом здійснення керівником апарату суду періодичних перевірок відповідних карток в автоматизованій системі документообігу суду на факт порушення строків виконання контрольних доручень.

 

 

 

2. Ведення кадрового діловодства

 

          Ознайомившись із порядком ведення кадрового діловодства в Корольовському районному суді м. Житомира встановлено наступне:

 

Формування штату та заповнення вакансій

 

     Відповідальною особою за ведення кадрового діловодства в суді призначено консультанта з кадрового діловодства Кулешу Тетяну Дмитрівну.

     У штатному розписі Корольовського районного суду м. Житомира станом на 12 червня 2013 року передбачено 82 штатні одиниці посад, з них: 16 суддів, 57 державних службовців, 4 службовці та 5 інших працівників.

     На протязі 2014 року за професійними програмами підвищили кваліфікацію 4 працівники апарату суду ( державні службовці) та 4 судді.

     Правила внутрішнього трудового розпорядку Корольовського районного суду м. Житомира затверджені наказом голови суду № 146/к від 02.11.2010 року та розміщені на стенді.        Оригінал з підписами працівників апарату суду зберігається в номенклатурній справі № 3-28.

     Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших носіїв, які містять службову таємницю, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року (зі змінами), наказу Державної судової адміністрації України від 23 жовтня 2012 року № 138 "Про затвердження Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів" наказом голови Корольовського районного суду від 03.06.2013 року № 7/о затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності суду, однак з даним наказом не ознайомлені судді та відповідальні працівники апарату суду.

 

     Формування штату та заповнення вакансій в суді ведеться без порушень.

 

 

 

Дотримання вимог ст. 15, 18 Закону України "Про державну службу" при прийнятті на роботу.

 

Статтею 15 Закону України «Про державну службу» визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України «Про державну службу», здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України.

Конкурси на заміщення вакантних посад державних службовців проводяться у відповідності до Постанови Кабінету Міністрів України №169 від 15 лютого 2002 року «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.

Порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців Корольовського районного суду м. Житомира здійснюється згідно постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169 Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, згідно наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року  № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.

Наказом № 139/к від 27.10.2010 року затверджено порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджено склад конкурсної комісії, перелік питань, форма екзаменаційного білета та відомості.

Наказами № 140/к від 27.10.2010 року та № 82/к від 28.05.2012 року в суді створена конкурсна комісія. Головою конкурсної комісії ( заступником керівника апарату Гнатюк А. Б. ) затверджені екзаменаційні білети на усі посади державних службовців суду.

Оголошення та вимоги до вакантної посади друкуються в місцевій газеті «Інтерес».

У 2014 році конкурси на заміщення вакантних посад не проводились.

Останній конкурс на заміщення двох вакантних посад секретаря суду був проведений 06.06.2013 року.

Кандидат здійснює записи на аркуші зі штампом суду, де вказується прізвище, ім’я та по батькові кандидата, номер білета та питання.

Після підготовки відповідей на аркуші проставлені підписи кандидата та дата складання. Оцінки відповідей на кожне питання екзаменаційного білета виставлені на аркуші з відповідями кандидата. Засідання конкурсної комісії оформлено протоколом.

 Протокол засідання конкурсної комісії та екзаменаційна відомість були підписані не всіма присутніми членами комісії, чим порушено ст. 30 постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців".

 

Посадові інструкції.

 

Наказом керівника апарату Корольовського районного суду м. Житомира № 131/к від 18.10.2010 року затверджені посадові інструкції працівників апарату суду, а саме: заступника керівника апарату, консультанта, помічника заступника голови суду, секретаря судового засідання, старшого секретаря, секретаря, старшого судового розпорядника, судового розпорядника, архіваріуса. Наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області №21 від 30 серпня 2010 затверджені посадові інструкції керівника апарату. Посадові інструкції працівників апарату суду розроблені відповідно до чинного законодавства та знаходяться в окремій номенклатурній справі № 3-13.

Наказом керівника апарату № 8/о від 16.05.2011 року затверджено посадову інструкцію помічника судді.

Із посадовими інструкціями державні службовці та службовці суду ознайомлені під розписку.

Ксерокопії (копії) посадових інструкцій працівників апарату суду долучені до особових справ з відмітками працівника про ознайомлення та завірені підписом працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства суду.

Не ознайомлений під розписку з посадовою інструкцією помічник заступника голови суду.

 

Ведення особових справ та трудових книжок працівників суду.

 

Особові справи працівників апарату Корольовського районного суду ведуться не завжди з дотриманням вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 та Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби від 05 липня 1998 року № 24.

         До особових справ державних службовців долучені Загальні правила поведінки державного службовця та Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, з якими державні службовці суду ознайомлені під розписку.

         Особові справи працівників суду формуються та реєструються в Книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення особи на посаду.

         Під час перевірки особових справ суддів Корольовського районного суду виявлено відсутність в особових картках інформації про дату прийняття Присяги державного службовця, інформації про підвищення кваліфікації, не всі описи особових справ відповідають змісту матеріалів особових справ, що є порушенням наказу Міністерства статистики України № 343 від 26.12.1995 року "Про затвердження форми первинного обліку № П-2 ДС та Інструкції по її заповненню".

 

         Особові справи та трудові книжки зберігаються в металевій шафі.

        При веденні трудових книжок працівників апарату суду слід враховувати, що згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників затвердженої наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу голови суду, керівника апарату суду. Відповідно  до ст. 17 Закону України «Про державну службу» новоприйнятим працівникам проводиться запис прийняття присяги державного службовця з дня їх призначення.

         Під час перевірки повноти та правильності ведення трудових книжок недоліків не виявлено.

 

Щорічна оцінка.

        Проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Корольовського районного суду покладених на них обов’язків і завдань за 2013 рік затверджено наказом № 2/о від 28 січня 2014 року. Щорічні оцінки виконання керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду проведені відповідно до Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апарату місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань та затверджені наказом територіального управління державної судової адміністрації України в Житомирській області № 15-к від 19 березня 2014 року.

       Щорічній оцінці за 2013 рік підлягало 45 державних службовця. За результатами оцінку ,, Добре,, отримали 25 державних службовців,                  ,, Високу,, - 20. Не підлягали щорічній оцінці 21 державний службовець.

       Всі матеріали щорічної оцінки оформлені належним чином.

       Звіт про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків і завдань за 2013 рік вчасно та якісно подано до територіального управління.

       Порушень не виявлено.

 

Порядок присвоєння рангів державних службовців.

 

Ранги державним службовцям в суді присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96р. № 658, Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 року № 88-р «Про віднесення посад працівників апарату судів загальної юрисдикції до відповідних категорій посад державних службовців».

На протязі 2014 року в суді було присвоєно чергові ранги двом помічникам суддів - Демчук О. М. та Маковей О. М.

В трудових книжках зроблені відповідні записи, однак в особових справах були відсутні копії наказів про присвоєння чергових рангів.В ході перевірки даний недолік було усунено.

 

 

 

 

 

Облік та видача службових посвідчень.

 

Облік, використання та зберігання службових посвідчень у суді ведеться відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів, затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 .

У Корольовському районного суду м. Житомира заведено журнал видачі службових посвідчень, який прошито, пронумеровано та скріплено печаткою. Станом на 12 червня 2014 року видано 52 посвідчення працівникам апарату суду.

Однак, відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі - Інструкція), затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень необхідно створити комісію у складі не менше трьох працівників апарату суду (п.5.6. розділу 5 Інструкції). Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень працівників апарату суду проводиться комісією апарату суду (п.5.7. розділу 5 Інструкції). Знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень проводиться комісією в складі не менше 3 (трьох) працівників. Склад комісії затверджується відповідним наказом. Про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень складається акт, який затверджується керівником апарату суду (п.5.8. розділу 5 Інструкції). Акти в установленому порядку реєструються в службі персоналу та підшиваються в окрему справу. У Журналі видачі посвідчень робляться відмітки про знищені бланки та посвідчення (абз. 2 п.5.8. розділу 5 Інструкції).

Наказ про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень відсутній.

 

Робота з кадровим резервом.

 

З метою поліпшення добору й розстановки кадрів, планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності державних службовців згідно п. 4 Положення про формування кадрового резерву для проходження державної служби затвердженого постановою КМ України від 28 лютого 2001 року № 199, формується кадровий резерв на посади державних службовців. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку у грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому  для зарахування до кадрового резерву. 

Відповідно до п. 5, 8 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, особи, які перебувають у кадровому резерві складають плани перебування у кадровому резерві, а в кінці року здають звіти по виконанню річних планів перебування у кадровому резерві.

У Корольовському районного суду м. Житомира наказом № 207/к від 30.12.2013 року сформований кадровий резерв на 2014 рік, затверджений список осіб, зарахованих до кадрового резерву.

На посади керівника апарату суду та його заступника сформований кадровий резерв по дві особи на кожну посаду.

Порушень не виявлено.

 

Порядок надання відпусток.

 

Затверджений графік відпусток суддів та працівників апарату суду на 2014 рік.

Відпустки працівникам суду надаються з грубим та систематичним недотриманням Графіку відпусток Корольовського районного суду м. Житомира на 2014 рік, що є порушенням ст. 10 ЗУ "Про відпустки". Відпустки суддям надаються відповідно до ст. 130 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про відпустки».

В ході перевірки встановлено, що на протязі квітня – травня 2014 року ряд працівників апарату суду були відкликані з відпусток ( які були надані з порушенням графіку відпусток ) з порушенням ст. 20 ЗУ "Про державну службу", а саме – не на всіх працівників були складені службові записки. Також при відкликанні з відпустки слід враховувати, що основна частина відпустки до відкликання чи після відкликання повинна становити не менше 14 календарних днів.

Керівнику апарату та консультанту з кадрової роботи при наданні відпусток працівникам апарату суду дотримуватись затвердженого графіку, оформлювати відкликання з відпусток відповідно до ЗУ "Про державну службу".

 

Матеріали проведення атестації.

 

Наказом керівника апарату від 25.10.2013 року №155/к затверджено графік проведення атестації державних службовців апарату суду, створена атестаційна комісія для проведення атестації  державних службовців апарату суду.

Проведена атестація державних службовців за 2013 рік, відповідно якої 35 державних службовців відповідають займаній посаді, один (консультант Краснопольська Л. М. ) – за умови підвищення професійного рівня. Не підлягало атестації 29 державних службовців. Наказом № 176/к від 26.11.2013 року затверджені результати атестації за 2013 рік.

Зведена інформація вчасно направлена до територіального управління.

Порушень не виявлено.

 

Декларування доходів.

 

У березні 2014 року усіма державними службовцями та суддями Корольовського районного суду подано декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру про їх доходи відповідно до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції від 07 квітня 2011 року № 3206- VІ».

Звіт про подання декларацій працівниками апарату суду вчасно та якісно направлено до територіального управління.

Під час перевірки виявлено, що декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру судді Шахрая М. І. подана на 11 аркушах, що є порушенням Методичних рекомендацій щодо заповнення декларацій, розроблених Всеукраїнською спеціальною колегією з питань боротьби з корупцією та організованою злочинністю в 2014 році.

Відповідальній особі за ведення кадрового діловодства, Кулеші Тетяні Дмитрівні, усунути в найкоротші терміни виявлені в ході перевірки недоліки, керівнику апарату суду, Хоцькій Людмилі Миколаївні, здійснювати постійний контроль за виконанням посадових обов’язків консультанта з кадрового діловодства.

 

3.Матеріально-технічне забезпечення діяльності суду.

 

ТЕХНІЧНИЙ СТАН ПРИМІЩЕННЯ СУДУ

 

   Корольовський    районний суд м. Житомира  розміщений   в цегляній чотирьохповерховій будівлі 1954 року забудови за адресою: м. Житомир,Площа Соборна, 1.   

Приміщення суду перебуває у власності  Міністерства юстиції України   (свідоцтво на  право  власності - серія САА

№ 571840, видано 28.02.2005 року).

 

Загальна площа будівлі, в якому розміщується суд 8003,3м.кв. Корольовський   районний суд займає площу 2062,7м.кв. Крім Корольовського  суду в приміщенні розміщені: Богунський районний суд м. Житомира - 2276,0м.кв., обласне управління юстиції та терииторіальне управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області.

Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», внутрішні приміщення  Корольвського районного суду  відповідають вищезазначеному переліку вимог  та  знаходиться  в  задовільному   стані.

У 2012-2014р. в приміщеннях Корольовського районного суду було проведено ряд поточних ремонтів, а саме: додатково облаштовано  кабінет та зал судових засідань для судді, проведено ремонтні  роботи в кабінетах для працівників апарату суду, проведено ремонти залів судових засідань та кабінетів для суддів, ремонт туалетних кімнат, ремонт системи водопостачання та водовідведення, ремонт системи вентиляції в приміщенні конвою та камер для утримання підсудних, заміна вікон на енергозберігаючі металопластикові.

    Суддівський корпус налічує 15 суддів, які розміщені в 15 окремих кабінетах .

 

 

Усі працівники апарату суду також мають окремі кабінети. Корольовський   районний суд має 15 залів судових засідань, 5 з яких для розгляду кримінальних справ. В 2  із залів судових засідань, для розгляду кримінальних справ,  встановлено систему відеоконференції.

     Слухання справ проводиться у залах судових засідань.

   Всі зали судових засідань та кабінети суддів облаштовано  державною символікою

 

    Зокрема, 18 квітня 2014 року(Звіт №3-04-2014р) було проведено технічне обстеження будівельних конструкцій та інженерних мереж приміщення будинку Правосуддя  за адресою:  Майдан Соборний, 1,  в  якому  розміщено  суд.

   За результатами обстеження зроблено висновок, який свідчить про те, що будівельні конструкції відносяться до аварійного стану та потребують негайних заходів по підсиленню фундаментів та стін.

 

    Крім того в незадовільному стані перебуває електрична мережа в приміщенні будинку Правосуддя, яка потребує негайного капітального ремонту.

                      

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ    БЕЗПЕКИ

 

         На виконання  спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року № 1003 «Про затвердження інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень судів», забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Корольовського   районному суді:

   а) встановлена автономна охоронна сигналізація  в приміщеннях канцелярії та архівів;

        б) приміщення суду знаходиться під цілодобовою охороною СРСМ  «Грифон»;

        в)  в суді встановлено 13 тривожних кнопок;

        г) в наявності прямий телефонний зв’язок з відділом РВ УМВС;

  д) у залах судових засідань для розгляду  кримінальних справ встановлено  металеві  клітки;

  ж) на вікнах першого поверху та всіх залах для розгляду кримінальних справ встановлено металеві грати.

   е) при вході в приміщення суду встановлено металодетектор та уніфікована система контролю  доступу до приміщень суду.

Послуги по  обслуговуванню охоронної сигналізації надаються Управлінням Державної служби охорони  при УМВС України в Житомирській області.    В суді ведеться журнал реєстрації робіт з технічного обслуговування  охоронної сигналізації. Останній запис зроблено 15.05.2014р.

Відповідно до вимог Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 та Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60-дск у приміщенні Корольовського   районного суду облаштовано 3  камери для утримання підсудних ( у т. ч. 2 для ізольованого утримання підсудних) площею 10,2 м.кв.  Кімната  для конвою площею 10,7,0кв.м 

 

 

 

 

    На час перевірки встановлено, що  кімната для конвою та камери для утримання підсудних потребують косметичного ремонту.

 

    Відповідно  до наказу МВС України, МЮУ, ГПУ, ВСУ, СБУ від 16.10.96р № 705 про затвердження Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних(засуджених) за вимогою судових органів в наявності є спеціальний майданчик для заїзду конвойного транспорту та окремий вхід для конвоювання підсудних.

 

 

     На виконання плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки  на  2011-2015р.р.  затвердженого наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області  від 31.05.11р. №2-о, наказом голови Корольовського районного суду №16/К  від 11.03.2014 року  призначено відповідальних  за протипожежну безпеку в  окремих приміщеннях Корольовського районного суду (наказ додається) та наказом 124/К від 19.08.2013р. відповідальним за пожежну  та техногенну безпеку всього приміщення  Корольовського районного суду м.Житомир  Самчика С.С.

Слід зазначити, що робота в цьому напрямку ведеться на належному рівні. Ведеться  журнал обліку інструктажів з техніки безпеки, останній запис 29.05.2014р.

-Журнал обліку матеріалів про адміністративні правопорушення;

-Журнал технічного обслуговування пожежних кранів;

-Журнал обліку вогнегасників; 

Всі працівники суду ознайомлені із:

-   Інструкцією про заходи пожежної безпеки;

 - Положенням про інструктажі з охорони праці, дотриманням правил техніки безпеки та протипожежної безпеки;

      -  Інструкцією з охорони праці  при користуванні електропобутовими  приладами.

Відповідно  до п.5.1.34 «Правил пожежної безпеки  в Україні», в холі та коридорах, на видному місці, розміщені  вогнегасники, пожежні крани, інструкції по їх використанню та  плани евакуації населення  на випадок виникнення пожежі.

 

 

ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ СЛУЖБИ СУДОВИХ РОЗПОРЯДНИКІВ.

 

 Служба судових розпорядників налічує 3 чоловіки. Очолює службу старший судовий розпорядник Самчик С.С.

      На момент перевірки представлені:

 - положення про  службу судових розпорядників та організацію його  діяльності в Корольовському районному суді( затв. наказом керівника апарату суду № 14-О від 05.12.11р.)

 - наряд № 6-04 (правила, положення, інструкції, регламенти, методичні вказівки та рекомендації служби судових розпорядників)

Вся документація ведеться належним чином.

 

 

ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ТА ВИКОРИСТАННЯ В СУДІ

ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ.

 

        При проведені вибіркового огляду кабінетів № 104, 105, 106, 329, 331, 312, 311 в Корольовському районному суді м. Житомира інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період вивчення роботи, зберігаються  належним чином.

        Облік основних засобів та матеріальних цінностей ведеться  згідно з дотриманням   вимог обліку матеріалів (Наказ Держказначейства України № 64 від 17.07.2000р. “Про затвердження інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ ”), а саме:

 - в суді ведеться журнал обліку основних засобів та матеріальних активів;

-  у всіх  кабінетах та залах судових засідань є описи матеріальних цінностей та описи особистого майна працівників суду, яким дозволено користуватися в роботі за наказом голови суду;

 - заяви працівників суду на користування особистим майном  зберігаються в окремій папці у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ;

- наявні переліки майна  відповідають фактичній наявності майна, що знаходяться в кабінетах;

-  інвентарні номери є на всіх основних засобах;

- облік надходження  та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду, ведеться журнал реєстрації простої, рекомендованої та розносної кореспонденції. Відповідно реєстру щомісячно надаються звіти про використання маркованої продукції. Марки та марковані конверти зберігаються належним чином;

- залишки маркованої продукції на період перевірки (12.06.2014р.) становить 44278,74 (сорок чотири тисячі двісті сімдесят вісім гривень сімдесят чотири копійки), що  відповідає бухгалтерському обліку.

- видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і раздаточних відомостей на потреби установи, по мірі їх використання. Зокрема папір та диски списуються щомісячно. Всі документи знаходяться в одній окремій папці.   

   Всі судді Корольовського районного суду м. Житомира забезпечені мантіями та нагрудними знаками судді. Згідно з даними бухгалтерського обліку в наявності є 15 мантії та 15 нагрудних знаки судді.

     Згідно з Інструкцією печатки і штампи зберігаються в сейфі, ведеться їх облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований та підписаний головою суду із закріпленням гербовою печаткою суду.

     Автомобіль, який знаходиться на балансі суду є в наявності, в  належному стані,  показники спідометра при поверненні становлять 50679 співпадають з подорожнім листом № 3760806 від 12.06.2014року на момент перевірки.

 

 

ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:

 

 

      На підставі вивчення стану організації діяльності Корольовського районного суду м. Житомир за період січень-червень 2014 року, робоча група ТУ ДСА України в Житомирській області прийшла до висновку, що організація роботи Корольовського районного суду  м.Житомир налагоджена на низькому рівні.

      Для забезпечення належного стану організації роботи діяльності суду вважаємо за необхідне:

 

    Голові суду та керівнику апарату  суду вжити заходи по усуненню виявлених порушень та недопущенню їх у подальшому

 

             -  привести у відповідність номенклатуру справ суду шляхом створення нової номенклатури  з врахуванням наказу Міністерства юстиції від 12.04.2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» та розділу 10 Інструкції з діловодства;

 

           -   привести у відповідність номенклатурну справу № 1-06;

 

 - завести окрему номенклатурну справу щодо призначення повторного автоматичного розподілу справ;

 

           - здійснити організацію по заведенню журналу особистого прийому  громадян ;

         

 

- розробити та затвердити наказом  Положення про архів Корольовського районного суду м. Житомира та скласти План роботи архіву з розміщенням їх безпосередньо  в номенклатурному наряді;

 

-  на веб – сайті оприлюднити звітність за 2013 рік та за I півріччя  2014 року;

       

- при здачі піврічних (річних) статистичних звітів до ТУ ДСА України в Житомирської області  визначити  одну особу. Копію наказу надіслати на адресу ТУ ДСА україни в Житомирській області;

        

- призначити відповідальну особу за ведення обліку операцій щодо сплати  та повернення судового збору;

 

  - в термін до 1 серпня 2014 року надати пояснення щодо розбіжності по судовому збору та вжити заходи по приведенню у відповідність звіт ф.10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах»  з виписками казначейства;  

 

   -   забезпечити виконання вимог п.3.5 Інструкції з діловодства ( формування та роздрукування реєстрів судових справ);

 

-  забезпечити  ведення алфавітних покажчиків по усіх категоріях справ в автоматизованій системі;

 

-   провести перевірку стану та умов зберігання речових доказів;

 

-   вжити заходи по усуненню порушень з ведення кодифікаційної роботи;

 

-         забезпечити повноту і достовірність введення інформації по судових справах до КП «Д-3» та посилити контроль за діяльністю канцелярії суду з питань обліку, реєстрації документів, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнювати реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному і в письмовому вигляді, де відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді;

 

-         підтримувати в активному стані діяльність суду щодо позиціонування своєї діяльності у засобах масової інформації;

 

-         проводити обов’язкові практичні навчання з працівниками апарату  суду з залученням техніка з інформаційних технологій.

 

 

 

Довідку за наслідками перевірки роботи обговорити на оперативній нараді суду та надати протокол та план заходів по усуненню недоліків до ТУ ДСА України в Житомирській області в мсячний термін.

 Контрольна перевірка буде проведена в грудні 2014 року.

 

                       

Керівник робочої групи

 

заступник начальника управління                                                  Т.Г. Барабащук

 

Члени робочої групи

 

Завідувач сектором організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій                                      А.М. Збаражська

 

 

завідувач сектором кадрової роботи                                              Д. В. Бабіченко

 

 

начальник відділу матеріально–технічного

та господарського забезпечення,організації

діяльності служби судових розпорядників                                    Г.В. Янчук

 

 

головний спеціаліст сектору організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій                                      Т.В. Моштук

                                                 

провідний спеціаліст відділу

матеріально-технічного  та господарського

забезпечення, організації діяльності служби

судових розпорядників                                                                     Г.В. Драган