Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
«ЗАТВЕРДЖУЮ»
Начальник територіального управління державної судової
адміністрації України в Житомирській області
_____________________ В.В. Морей
02 жовтня 2013 року
ДОВІДКА
за результатами вивчення стану організації діяльності
Ємільчинського районного суду Житомирської області
за період 2012 та січень - серпень 2013 року
Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області від 11.09.2013 року № 15; статей 146, 148 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року № 2453-VI; на виконання плану роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області на ІІ півріччя 2013 року, 16 вересня 2013 року, було вивчено стан організації діяльності Ємільчинського районного суду комісією у складі: заступника начальника управління Барабащук Т.Г. завідувача сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій – Збаражської А.М., завідувача сектором кадрової роботи – Бабіченко Д.В., начальника відділу матеріально – технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Янчук Г.В., начальника відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності Бондарчук Н.О.
1. Організації роботи із ведення судової статистики,
діловодства, архіву та розгляду
звернень громадян
Під час вивчення роботи Ємільчинського районного суду щодо організації роботи з ведення судової статистики, діловодства, архіву та розгляду звернень громадян охоплено ряд питань, а саме:
- планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів;
- оформлення та ведення номенклатури справ суду;
- організація ведення обліково – статистичної роботи;
- своєчасність, повнота і достовірність заповнення документів первинного обліку, ведення реєстраційних і контрольних журналів;
- формування судових справ, дотримання строків передачі справ до канцелярії суду;
- звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих, що підлягають негайному виконанню;
- дотримання вимог інструкції з приймання, обліку та зберігання речових доказів;
- дотримання вимог Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;
- ведення архівної роботи в суді (приміщення архіву суду);
- дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації». Дотримання строків розгляду звернень громадян. Порядок прийому громадян в суді.
Планування роботи суду та контроль за
виконанням запланованих заході.
Планування роботи районного суду і контроль за своєчасним і якісним виконанням запланованих заходів – обов’язок голови районного суду та керівника апарату суду. План повинен сприяти виконанню задачі суду – здійснюючи правосуддя, на засадах верховенства права забезпечувати захист гарантованих Конституцією України та законами прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, інтересів суспільства і держави.
Робота Ємільчинського районного суду планується по півріччям: на І півріччя 2013 року затверджений головою суду від 11.01.2013 року, на ІІ півріччя 2013 року затверджений в.о. голови суду від 08.07.2013 року, складені з відмітками про їх виконання ( крім, за І півріччя 2013 року – немає відмітки про проведення семінарського заняття щодо дотримання вимог Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», хоча семінарське заняття проведено 13.06.2013 року - протокол №13). Плани роботи охоплюють в цілому всі напрямки роботи суду, не носять формальний характер. Плани роботи суду зберігаються в наряді 1-06.
Необхідно зауважити на строках затвердження плану. План затверджується головою суду або в.о. голови суду не пізніше останнього числа місяця, що передує звітному періоду та має бути переданий для ознайомлення та виконання працівникам суду.
Загалом виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в справі міститься відповідний документ про його проведення – аналізи, письмові довідки, акти перевірок, плани виступів.
Систематично проводяться: семінарські заняття з працівниками апарату суду, ознайомлення з новелами законодавства, обговорюються зміни в програмі Д-3, оперативні наради, на яких обговорюються підсумки роботи суду за рік та півріччя, результати роботи канцелярії суду, питання економії комунальних послуг, вивчаються зміни в Інструкції з діловодства, проходять навчання працівників суду по підвищенню кваліфікації, тощо. Періодично проводяться збори суддів з питань підведення підсумків роботи суду, застосування в роботі рішень Європейського суду з прав людини та обговорення судової практики, тощо.
Позитивним моментом є проведення взаємозвірок з прокуратурою Ємільчинського району з різних питань: щодо повернутих кримінальних проваджень в порядку ст.. 314 КПК 2012 року; про направлення на д/с в порядку ст.. 281 КПК України 1960 року; щодо фактів неявки прокурорів в судове засідання; по кількості адміністративних протоколів за ст.. 173-2 КУпАП, тощо); з Житомирською прокуратурою з нагляду за додержанням законів у воєнній сфері – по формі 2-к.
Аналітична робота в суді здійснюється на високому рівні. В аналізах обліково – статистичної роботи суду за 2012 рік та І півріччя 2013 року зазначено динаміку розгляду справ, розгляд справ по суддям, обговорюються строки. Присутні аналізи розгляду цивільних справ, порівняльний аналіз по справам, які перебувають в провадженні суду, довідки про перевірку організації роботи архіву суду канцелярії суду, різного роду узагальнення, тощо.
Схвальною практикою є проведення семінарських занять з працівниками суду з виступами самих працівників з зазначених тем.
Керівником апарату суду Садурським О.С. здійснюється належна робота та контроль за виконанням цього напрямку роботи.
Оформлення та ведення номенклатури
справ суду
Номенклатура справ є обов´язковим інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документації за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду.
Номенклатура справ на 2012 рік затверджена наказом голови Ємільчинського районного суду Житомирської області від 27.12.2011 року, складена керівником апарату суду 18.11.2011 року, погоджена протоколом ЕК Ємільчинського районного суду від 08.12.2011 року № 3, погоджена протоколом ЕК Ємільчинського державного архіву від 27.12.2011 року №4.
Затверджена номенклатура справ суду складається з 4 розділів:
Розділ 01 - організаційна робота суду;
Розділ 02 - кадрове діловодство;
Розділ 03 - матеріали з охорони праці;
Розділ 04 - документи по архіву суду.
Номенклатура на 2013 рік погоджена протоколами ЕК Ємільчинського районного суду від 30.11.2012 року № 3 та зі змінами від 19.12.2012 року № 4. На даний час знаходиться на погодженні в Ємільчинському державному архіві.
Номенклатури затверджені головою суду в порушення терміну, передбаченого п.22.7 Інструкції з діловодства.
Статистичні звіти містяться в наряді 1-10 «Статистичні звіти про роботу суду, листи та роз»яснення до них». Наказом № 14-о від 01.07.2013 року розділене навантаження при складанні форм статистичної звітності.
Деякі номенклатурні справи станом на 16.09.2013 року залишаються пустими, тому необхідно переглянути доцільність створення великої кількості нарядів суду, які залишаються документально незаповненими.
В наряді 1-01 «Рішення та матеріали органів суддівського самоврядування, листування з ними» не за належністю містяться наказ ДСА України від 29.12.2012 року № 183 « Про погодження змін до Переліку судових рішень, що підлягають включенню до ЄДРСР» та наказ ДСА України від 29.12.2012 року № 184 «Про погодження змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду». Суддівське самоврядування в Україні здійснюється через такі форми:
- збори суддів місцевого суду, апеляційного суду, Апеляційного суду України, Касаційного суду України, вищого спеціалізованого суду, Верховного Суду України;
- конференції суддів загальних місцевих та апеляційних судів АРК, областей, міст Києва та Севастополя;
- конференції суддів спеціалізованих судів;
- з’їзд суддів України.
ДСА України не є органом суддівського самоврядування .
Номенклатура справ суду являє собою щорічний систематизований перелік справ та матеріалів, що формуються в діловодстві суду та є одним з найважливіших документів в діяльності суду, тому керівнику апарату суду необхідно постійно вживати заходів для приведення її у відповідність з нормативно – методичними документами.
Організація ведення обліково –
статистичної роботи
Ведення діловодства в суді здійснюється відповідно до:
- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 року зі змінами та доповненнями;
- Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348; Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 року, та «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року;
- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду від 27.08.2010 року;
- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.
Протоколом зборів суддів № 7 від 13.08.2012 року слідчим суддею обрано Греська В.А. Протоколом зборів суддів № 6 від 31.05.2012 року суддею для здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх обрано Прищепу Т.П.
Затверджені списки народних засідателів в кількості 13 осіб (копія рішення Ємільчинської районної ради від 25.07.2012 року № 228).
Положення про апарат Ємільчинського районного суду затверджене протоколом зборів суддів від 15.10.2012 року № 14, погоджено начальником ТУ ДСА України від 12.10.2012 року.
Положення про канцелярію суду затверджене наказом від 28.10.2010 року № 34-о.
Контроль за веденням діловодства в суді здійснює керівник апарату суду та має проводити періодично перевірку стану діловодства в суді з обговоренням довідки про результати перевірки на нараді суду.
За облік судового збору відповідальна старший секретар суду Бугаревич Л.С. згідно наказу від 19.07.2012 року № 33-о.
В суді ведуться:
- Журнал реєстрації операцій із сплати та повернення судового збору;
- Журнали обліку повернення судового збору та здійснення контролю за поверненням судового збору;
- Журнал обліку сум судового збору.
Журнали прошиті, пронумеровані. Систематично проходить звірка з казначейством по квитанціям та випискам. Щоквартально відповідальна особа суду подає звіт за формою 10 до територіального управління ДСА України в Житомирській області.
Головним спеціалістом з ІТ з участю завідувача сектору Збаражської А.М. було сформовано звіт за формою 10 « Про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в Ємільчинському районному суді Житомирської області» за період з 01.01.2013 року по 13.09.2013 року .
До суду у звітному періоді надійшло 365 заяв (скарг). Розрахункова сума судового збору складає 78324 грн. Фактично сплачено судовий збір по 284 заявах (скаргах) на суму 60903 грн. Повернуто судом судового збору (частина 1 статті 7 Закону України "Про судовий збір") по 26 заявах (скаргах) на суму 8148 грн. Найбільше судового збору надходило за подання позовних заяв майнового характеру.
Пільги щодо сплати судового збору мають 84 особи на суму 18610 грн., з них 5 – по справам про стягнення заробітної плати на суму 1147 грн., 65 – про стягнення аліментів на суму 14796 грн., 2- щодо захисту прав та інтересів інших осіб, а також споживачі щодо порушення їхніх прав на суму 229 грн., 2- інваліди І та ІІ груп на суму 229 грн., 3- громадяни, віднесені до 1 та 2 категорії постраждалих внаслідок ЧАЕС на суму 344 грн., 7- органи прокуратури на суму 1864 грн.
Облік судового збору в суді ведеться на належному рівні.
Документи первинного обліку Ємільчинського районного суду ведуться в електронному та паперовому виглядах. Приймання документів здійснюється щоденно протягом робочого часу канцелярією суду.
Станом на 16.09.2013 року до суду надійшло:
- кримінальних проваджень -90;
- цивільних справ позовного провадження – 354;
- адміністративних справ -35;
- справ про адміністративні правопорушення -446;
- клопотань (подань), пов»язаних з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (1-в) -30;
- цивільних справ окремого провадження - 32;
- цивільних справ наказного провадження - 2,
- клопотань слідчого, прокурора ( 1-кс) -32.
Відповідно до посадових обов»язків, затверджених керівником апарату суду наказом № 15-о від 05.03.2012 року ведення документів первинного статистичного обліку та ведення ОСК в електронному вигляді покладено на старшого секретаря Бугаревич Л.С.
В Ємільчинському районному суді районному суді з 28.02.2012 року функціонує автоматизована система документообігу «Д-3». Положення про автоматизовану систему документообігу суду передбачає також електронну реєстрацію всієї вхідної кореспонденції суду. Проходження судового документообігу в суді здійснюється відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Під час перевірки встановлено, що обліково – статистичні картки ведуться як в паперовому так і в електронному виглядах. Всі обліково – статистичні картки на справи всіх категорій ведуться в автоматизованій системі документообігу Д-3, що відповідає вимогам законодавства. Зауважень по заповненню немає. Вся вхідна та вихідна кореспонденція вводиться в систему Д-3 відповідно до п.2 Інструкції з діловодства. Журнали роздруковуються в кінці робочого дня щоденно. Реєстрація в автоматизованій системі вхідної кореспонденції здійснюється наступним чином: вхідна кореспонденція приймається та опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов′язків, реєструється в автоматизованій системі в день її надходження в порядку надходження. Позовні заяви та справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій. Після реєстрації всі справи (матеріали) передаються судді для розгляду по контрольному журналу під підпис згідно п. 3.14 Інструкції. Термін передачі справ по контрольним журналам не порушений.
Реєстрація справ і матеріалів ведеться згідно з індексами, що передбачені пунктом 3.8. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).
Згідно з пунктом 2.8.4 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, кожній судовій справі, що надійшла до суду та підлягає розгляду в процесуальному порядку, надається єдиний унікальний номер, який формується системою автоматично.
В суді згідно Інструкції заведені контрольні журнали на кожного суддю. Журнали прошиті, пронумеровані належним чином, скріплені печаткою суду. Ведуться охайно, без виправлень.
В контрольному журналі судді Греська В.А. не завжди зазначається дата передачі справи судді ( а/с 12, а/с 3 (зворот), а/с 8 (зворот), а/с 29; дата розгляду справи суддею ( а/с 12, а/с 11 (зворот) та підпис про отримання справи працівником канцелярії суду.
В контрольному журналі судді Дармограя І.І. не завжди заповнюються результати розгляду справ (а/с 10, а/с 17).
В контрольному журналі судді Прищепи Т.П. також не завжди зазначаються результати розгляду справи (а/с 4, а/с 13, а/с 16).
В контрольному журналі судді Заполовського В.В. не заповнена дата розгляду справи (а/с 5 (зворот), а/с 6 (зворот), а/с 9), результати розгляду (а/с 12).
В суді ведуться журнали розгляду судових справ та матеріалів суддею. Журнали розгляду справ суддями прошиті, пронумеровані
Записи в журналах ведуться охайно, порушення хронології реєстрації документів не виявлено.
Недоліком є відсутність перевірки даних журналів за 8 місяців 2013 року. Перевіряти дані журнали повинні помічники суддів згідно посадових обов»язків (відміток про перевірку немає), здійснювати контроль має керівник апарату суду.
Справи в канцелярії суду оформлені належним чином, формуються по категоріям: кримінальні, цивільні, адміністративні, справи по адміністративним правопорушенням.
Реєстрація позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, подань; реєстрації вхідних документів; обліку прийнятих факсограм ведуться згідно встановленого зразка вимог «Інструкції з діловодства …».
На заявах громадян про видачу процесуальних документів суду проставляється штамп вхідної кореспонденції та накладається резолюція судді про видачу.
Звітність до управління подавалася вчасно, в межах термінів, передбачених Інструкцією щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів. Звіти подавалися спочатку в електронному вигляді, а після їх погодження спеціалістами управління, надавалася в паперовому вигляді належно оформленими та з усіма необхідними додатками, які містили вичерпну інформацію. При перевірці оригіналів статистичних звітів встановлено їх відповідність тим, що надані управлінню ДСА України в Житомирській області. В автоматичному режимі судом складалися форми статистичних звітів №№ 1,3,10,4,1-Л,6-8; в ручному режимі за допомогою шаблонів звітів, наданих ДСА України складалися форми №№ 2-а,2-ц,1-1,1-ОП (ІІІ розділ, 1-1-ОП).
Даний факт свідчить про те, що Д-3 не налагоджене не в повному обсязі. Тому керівнику апарату суду рекомендуємо вжити заходів щодо переходу суду на ведення діловодства та складання звітності в автоматизованій системі.
Середньомісячне надходження справ і матеріалів на одного суддю у І півріччі 2013 року (з урахуванням штатної чисельності суддів) зменшилось на 20,96% і становило 27,59 справ і матеріалів, при загальному по області – 59,65 (у І півріччі 2012 року – 34,91 при загальному – 61,05).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю Ємільчинського районного суду:
у І півріччі 2013 року виглядає наступним чином:
- кримінальні справи і матеріали – 4,41;
- адміністративні справи і матеріали – 2,50;
- цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 8,36;
- справи про адміністративні правопорушення – 12,32.
В порівнянні, у І півріччі 2012 року:
- кримінальні справи і матеріали – 5,45;
- адміністративні справи і матеріали – 1,14;
- цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 12,77;
- справи про адміністративні правопорушення – 15,00;
- заяви про перегляд судових рішень – 0,55.
Якість розгляду справ суддями Ємільчинського районного суду :
- по кримінальних справах (форма звіту № 21): скасовано вирок стосовно 1 особи, змінено стосовно 1 особи, без змін стосовно 1 особи;
(форма звіту № 21-1): без змін стосовно 1 особи;
- перегляд постанов про адміністративні правопорушення (форма № 23) змінено 1 постанову;
- по цивільних справах (форма звіту № 22-Ц) : без зміни 2 рішення, скасовано 3 рішення та 4 ухвали.
- по адміністративним справам (звіт за формою 22-а): скасовано 1 постанову.
З метою забезпечення вимог Закону України «Про доступ до судових рішень» та на виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 року №740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» Ємільчинський районний суд забезпечений ключами електронного цифрового підпису для суддів та відповідальних осіб і своєчасно здійснює наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Наказом голови суду № 7-о від 25.02.2013 року призначено відповідального за відправку судових рішень до ЄДРСР керівника апарату суду Садурського О.С.
Так, згідно з витягу програми Д-3 з початку року до ЄДРСР направлено 1070 копій рішень, 12 копій рішень – не відправлено, що становить 1,11 % від числа всіх рішень (1082).
За серпень 2013 року Ємільчинським районним судом Житомирської області до ЄДРСР направлено 117 копій рішень, що становить 100% наповнення Реєстру.
Станом на 16.09.2013 року 4 суддів зареєстровано через Реєстраційних портал відповідно до Положення про порядок доступу судів загальної юрисдикції до відомостей. На керівника апарату суду АЦСК ІДД виготовляється ЕЦП для можливості реєстрації у порталі.
Наказом № 17-о від 29.08.2013 року призначено посадових осіб, яким надано право застосування ЕЦП (керівник апарату суду Садурський О.С.)
На виконання наказу ТУ ДСА України в Житомирській області від 26.04.2012 року № 19 в Ємільчинському районному суді наказом від 17.01.2013 року № 2-о затверджено План заходів щодо запобігання і протидії корупції на 2013 рік . Відмітки про виконання Плану відсутні, хоча проходять вивчення антикорупційного законодавства, семінарські заняття з працівниками суду. Щоквартально до територіального управління подається інформація про виконання плану.
Робота з апеляційними скаргами ведеться на належному рівні. На інформаційному стенді розміщений перелік апеляційних скарг, які надійшли до суду. Усі апеляційні скарги після їх надходження реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних і касаційних скарг. Про надходження апеляційної скарги в ОСК робиться відповідна відмітка в паперовому вигляді та в програмі Д-3. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа до суду та реєстраційного номера документа. Після запису її в журналі, скарга передається судді для подальшої підготовки її для надсилання до апеляційного суду. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг у справі або через 3 дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. Порушень не виявлено.
Формування судових справ, дотримання строків
передачі справ до канцелярії суду
Судові справи формуються належним чином згідно з вимог Інструкції : підшиваються в спеціальну обкладинку з оформленням її реквізитів, усі аркуші нумеруються, складається опис, який підписується працівником апарату суду, який оформляє справу,
В ході перевірки виявлені факти порушення ст.. 5.17. Інструкції з діловодства. Старшому секретарю посилити контроль, щоб документи в справах були прошиті голкою, а не скріплені степлером або вклеєні (особливо документи про виконання рішень).
Строки передачі справ до канцелярії суду не порушуються.
Звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих,
що підлягають негайному виконанню
В ході вибіркової перевірки цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення встановлено, що, в основному, справи звертаються судом до виконання своєчасно, а саме після набрання ними законної сили, крім випадків негайного їх виконання.
Вирок, що набрав законної сили, звертається до виконання судом не пізніше, ніж через три доби з дня набрання ним законної сили або повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції.
Листування щодо виконання судового рішення підшивається до справи, пронумеровується та зазначається в описі документів справи.
Невиконані справи знаходяться на контролі та в архів не здаються.
Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу, за його письмовою заявою, видається виконавчий лист. Судові рішення в частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку. Порушень не виявлено.
Дотримання вимог інструкції з приймання, обліку та
зберігання речових доказів
Згідно 17.3 Інструкції для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку) наказом голови суду від 04.01.2010 року № 6-о призначено відповідального – старшого секретаря суду Бугаревич Л.С.
Журнал обліку речових доказів ведеться належним чином, відповідальний працівник робить всі відповідні записи про рух речових доказів у справі.
Згідно п.17.13 Інструкції, якщо речові докази не направлялись до суду, а зберігаються в органі досудового слідства чи в іншому органі (установі, підприємстві, в особи), у журналі обліку речових доказів працівником канцелярії робиться відповідний запис про їх місцезнаходження.
Після реєстрації речового доказу в суді до його упаковки старшим секретарем суду чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді та номер речового доказу, що відповідає вимогам п.17.9 Інструкції.
Відповідно до п.17.2 Інструкції, для зберігання речових доказів у суді обладнане спеціальне приміщення зі стелажами, охоронною та протипожежною сигналізацією.
Дотримання вимог Інструкції щодо заповнення
картки на особу, стосовно якої судом
розглянуто кримінальну справу
Картки заповнюються на кожну особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та щомісяця надсилаються відповідальною особою в електронному та паперовому виглядах до територіального управління в терміни, визначені Інструкцією щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.
У разі надходження апеляцій на судові рішення, заповнені картки в електронному та паперовому вигляді надсилаються до Апеляційного суду Житомирської області, а контрольні талони – до територіального управління. На даний час до територіального управління надіслано 87 карток та 11 талонів.
При формуванні звіту за формою 6-8 (додатки №№ 4-6) головним спеціалістом з ІТ за участю завідувача сектору Збаражської А.М. встановлено, що в звіті за формою 6 « Звіт про кількість осіб, засуджених, виправданих, справи щодо яких закрито, неосудних, до яких застосовано примусові заходи медичного характеру та види кримінального покарання» ввійшло 79 осіб, з них: 7 неповнолітніх, 65 засуджено, по 14 особам закрито провадження по справі. При внесенні звіту в програму Д-3 ТУ ДСА України в Житомирській області помилок не виявлено.
Ведення архівної роботи в суду
Приміщення архіву суду
Наказом № 1-о від 10.01.2012 створено експертну комісію Ємільчинського районного суду в складі голови комісії Греська В.А., Начальника архівного відділу Ємільчинської РДА Горай В.Б., керівника аппарату суду Садурського О.С.; консультанта суду Кравченко А.М., секретаря суду – Саух Н.Л.. Положення про ЕК затверджено наказом голови суду № 02-о від 10.01.2012 року, всі ознайомлені під підпис.
В 2012 році відбулося 4 засідання експертної комісії суду:
- Протокол засідання № 1 від 11.01.2012 щодо знищення справ.
- Протокол № 2 від 21.03.2012 року щодо знищення журналів, нарядів.
- Протокол № 3 від 30.11.2012 року щодо строків зберігання документів суду та погодження номенклатури суду на 2013 рік.
- Протокол № 4 від 19.12.2002 року щодо строків зберігання документів суду.
В 2013 році відбулося 1 засідання експертної комісії суду:
- Протокол № 1 від 09.01.2013 року щодо графіку передачі справ за 2012 року та справи та документи, які підлягають знищенню в 2013 році.
В суді ведеться належним чином журнал обліку видачі та повернення компакт дисків під підпис.
Для забезпечення схоронності документів діяльності Ємільчинського районного суду виділено архів тимчасового зберігання та постійного зберігання, який відповідає усім необхідним вимогам. Архів суду розміщений в приміщенні Ємільчинського районного суду. Приміщення архіву суду складається з однієї кімнати, яку обладнано спеціальними стелажами. Приміщення архіву сухе та світле, оснащене охоронною сигналізацією, вогнегасником та гратами на вікні. Стелажі зроблені з металу та пронумеровані, полки дерев»яні.
В архіві суду зберігаються цивільні, адміністративні, кримінальні справи та справи про адміністративні правопорушення. Також в архіві суду зберігаються справи з терміном зберігання «постійно».
За роботу архіву суду відповідає архіваріус Боковенко Н.Д.
Судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Справи зберігаються у окремих в’язках по категоріях справ та розміщені на стелажах у порядку щорічних надходжень. Судові справи, провадження по яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передавання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду (п. 8.1 Інструкції) та складається відповідний акт та описи. Описи справ (додатки №№ 6-10 Інструкції) мають бути погоджені держархівом. Графік передачі справ за 2012 рік та інших документів до архіву суду затверджений керівником апарату суду 03.01.2013 року.
Архіваріусом суду постійно контролюються строки зберігання справ (заведений окремий зошит).
На судові справи та документи, строк зберігання яких закінчився, складається акт про вилучення для знищення. Ці акти погоджуються експертною комісією суду після проведення експертизи цінності документів. Дані акти схвалюються протоколами ЕК; але відмітки про погодження з держархівом відсутні. Знищення справ проводиться відповідно до переліку справ за рік шляхом спалення. Оформляються актом на знищення, який підписує комісія. Якщо справи знищуються, копії рішень підшиваються в окрему папку та пронумеровуються.
В суді ведуться журнал надходження та вибуття справ архіву, журнал видачі справ з архіву, які оформлені належним чином.
Немає паспорту архіву суду відповідно до пункту 6.13 Інструкції. Паспорт архіву суду (додаток 12) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників. Пункт 6.14 Інструкції про порядок передавання до архіву зазначає, що паспорт архіву складається щорічно в двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради не пізніше 1 грудня поточного року, а другий залишається в архіві суду.
В суді не має плану роботи архіву суду та ЕК суду, звітів про їх виконання.
Керівник апарату суду має перевіряти роботу архівного підрозділу суду, надавати методичну допомогу в діяльності архіваріуса з метою належної роботи архіву суду у відповідності до Інструкції та винайти можливості розширити приміщення архіву суду у зв’язку з недостатньою площею, яка є на даний момент.
Дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян»,
«Про доступ до публічної інформації»
Дотримання строків розгляду звернень громадян
Порядок прийому громадян в суду
Робота зі зверненнями громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства розглядаються відповідно до Законів України «Про звернення громадян» та «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», Інструкції з діловодства із зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування.
За 2012 рік до Ємільчинського районного суду надходило 4 звернення громадян, які розглянуто в строк та відповідно до чинного законодавства. Станом на 16.09.2013 року надійшло 1 звернення. Відповіді обґрунтовані, містять повну та достовірну інформацію щодо порушеного у зверненні питання, порушень не виявлено.
За організацію доступу до публічної інформації, надання консультацій під час оформлення запитів відповідальний заступник керівника апарату суду Денисюк О.В.
Запити на отримання публічної інформації до суду у 2012 та І півріччі 2013 року не надходили. Журнал реєстрації запитів на отримання публічної інформації в суді не заведений.
Наказом 16-0 від 01.06.2011 року затверджено Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду.
Наказом № 8-о від 26.02.2013 року затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Ємільчинського районного суду.
Форма реєстрації звернень громадян журнальна. Графи відповідають вимогам Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, засобах масової інформації. Ведеться журнал реєстрації звернень громадян - прошитий, аркуші пронумеровані, але відсутній відтиск печатки та підпис голови суду в кінці журналу. Реєстраційні картки ведуться з дотриманням відповідної форми, але не заповнюються відомості: на зворотньому боці картки - прізвище посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю пропозиції, заяви чи скарги, підпис відповідального за контроль або керівника. Зняття з контролю заяви здійснюється керівником, який давав доручення розглядати звернення, після того, як надійшла обґрунтована відповідь.
Порядок реєстрації звернень громадян відповідальною особою суду дотримується.
Справи по зверненням громадян сформовані вірно (для кожного звернення громадян заведена окрема справа з реєстраційним номером). Конверти зберігаються разом із зверненнями. Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку.
Однак, в провадженні звернення № В-1 (Волкової О.В.) на обкладинці справи не зазначено дати початку та розгляду звернення, не пронумеровані аркуші справи, відсутній опис. Справа скріплена стиплером, а не прошита.
Відповідальна особа вчасно раз у квартал до 5 числа наступного місяця подає звіт по зверненням до територіального управління ДСА України в Житомирській області для узагальнення. Звіти за 2012 рік та І півріччя 2013 року надано до управління без зауважень.
На інформаційних стендах (нового зразка) на першому поверсі в фойє приміщення суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру. Зокрема: графік роботи Ємільчинського районного суду, довідкова інформація про електронний суд (про можливість отримання учасниками процесу процесуальних документів та судових повісток у формі sms – повідомлень); список кабінетів, які розміщені на першому та другому поверхах; інформація щодо судового збору; зразки різного роду заяв; інформація з зазначенням телефонів довіри УМВС в областях та МВС України; графік прийому громадян керівництвом ДСА України; інформаційні листи щодо завдань судової системи, порядку звернення до суду та порядку проведення судового засідання, тощо; довідкова інформація про доступ до судового рішення особи, яка не брала участі у справі; наказ ДСА України від 31.05.2013 року №72 «Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу; списки апеляційних скарг, які надійшли до суду; графік прийому громадян головою та заступником голови суду та графік прийому громадян керівником апарату суду та старшим секретарем суду (затверджений наказом голови суду від 19.03.2012 року № 19); списки справ, призначених до розгляду (оновлюються кожного робочого дня суддів, які розглядають справи); контактні адреси вищих органів судової влади; правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом голови суду від 18.03.2013 року № 9-о.
Інформаційні стенди оформлені належним чином. Наявна на стендах інформація суду розміщена згідно останніх оновлень законодавства.
Робота по заповненню веб – сайту суду
У відповідності до Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31 липня 2000 року № 928/2000, Постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 р. № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади», наказів Державної судової адміністрації України від 23 червня 2004 року №99/04 «Про забезпечення адміністрування та розміщення і постійного оновлення інформації на власних веб-сайтах судів та інших органів і установ судової системи у мережі Інтернет»; від 15 серпня 2007 року № 81 «Про забезпечення розміщення і постійне оновлення інформації на Веб-порталі "Судова влада України"; від 13 серпня 2009 року № 94 «Про оновлення програмних засобів офіційного веб- порталу судової влади України» відповідальним працівником суду заповнюється сторінка веб – сайту суду належним чином.
За забезпечення доступу до публічної інформації, функціонування, наповнення та постійне оновлення веб-сайту відповідальний керівник апарату суду Садурський О.С.
За адміністрування веб-сайту відповідальний головний спеціаліст з інформаційних технологій Михнюк В.В.
Вся інформація, що стосується діяльності Ємільчинського районного суду розміщена на офіційному веб-сайті http://em.zt.court.gov.ua, сторінка підтримується керівником апарату суду у належному стані, присутня вся необхідна інформація для відвідувачів сайту. Сайт систематично оновлюється новинами та ведеться у відповідності з рекомендаціями рішень ради суддів загальних судів.
Web-сторінка Ємільчинського районного суду структурована, складається зі спеціальних категорій (розділів), які сфокусовані на пріоритетності потреб громадян. Такими спеціальними категоріями (розділами) на момент перевірки є:
НОВИНИ
|
Судовий збір |
Інформація для громадян
Платежі та збори
Ваканції та оголошення
Публічна інформації
|
Список осіб, відповідальних за забезпечення доступу до інформації |
|
Положення про порядок організації доступу до публічної інформації |
Інше
|
|
||
|
|
||
Всі із наявних спеціальних категорій (розділів) в повному обсязі наповнені інформаційними матеріалами, які на момент проведення даного аналізу не втратили своєї актуальності та відповідають дійсності. Для підготовки усіх інформаційних матеріалів використана проста, зрозуміла для громадян мова. Всі інформаційні матеріали за своїми якісними показниками, в тому числі й змістовністю, відповідають сьогоденним потребам громадян. Інформаційні матеріали є доступними та зрозумілими для широкого загалу користувачів, включаючи тих учасників судових справ, які самостійно представляють свої інтереси в суді.
Крім того, деякі із спеціальних категорій (розділів) містять підрозділи, що значно розширює інформаційне поле для громадян при їх використанні.
Однак, бажано б було доповнити сайт історичною довідкою про Ємільчинський районний суд .
Кодифікаційна робота суду
Для забезпечення суддів нормативно-правовими актами Ємільчинський суд забезпечений спеціальною науковою літературою та юридичними газетами.
Правила користування бібліотекою суду, затверджено наказом керівником апарату суду від 06.04.2011 року № 12-о.
В Ємільчинському районному суді наявні контрольні примірники Конституції України та Кодексів, які зберігаються у кабінеті консультанта суду. Журнал обліку актів законодавства України, картотека та журнал реєстрації літератури ведеться належним чином. Протягом І півріччя 2013 року до суду надходять періодичні видання: Голос України, Урядовий кур»єр, Вісник ДСА України, Закон і бізнес.
В суді ведеться журнал видачі літератури. Література видається під підпис особам, які її отримують.
Зміни та доповнення в кодекси вносяться з допомогою комп’ютерної правової системи «Ліга». Кодекси з внесеними змінами знаходяться також в кабінетах суддів. Обліково-кодифікаційна робота у Ємільчинському районному суді здійснюється з дотримання надісланих інструктивних матеріалів.
Консультант суду здійснює систематизацію законодавства, підтримує нормативні акти в контрольному стані та своєчасно інформує працівників апарату суду, суддів про нове законодавство. Судді також використовують у разі необхідності комп»ютерно – правову програму «Ліга – Закон», сайти Президента України та Верховної Ради України, тощо.
Рекомендовано, питання діяльності суду висвітлювати на сторінках місцевої газети (можливо приурочити до тижня права відповідно до листа ДСА України від 10.09.2013 року № 10-4981/13). Особливу увагу слід звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори, розкривати найактуальніші питання сьогодення.
3. Ведення кадрового діловодства
Ознайомившись із порядком ведення кадрового діловодства в Ємільчинському районному суді Житомирської області встановлено наступне:
Формування штату та заповнення вакансій
Відповідальним за ведення кадрового діловодства у Ємільчинському районному суді призначено консультанта суду – Кравченко Альону Миколаївну.
У штатному розписі Ємільчинського районного суду Житомирської області станом на 16 вересня 2013 року передбачено 23 штатні одиниці посад, з них: 4 судді, 17 державних службовців, 1 службовець та 1 інший працівник.
Станом на 16 вересня 2013 року у суді 2 вакантних посади – помічник судді та старший судовий розпорядник. Один державний службовець ( старший судовий розпорядник ) перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
За 9 місяців 2013 року за професійними програмами підвищили кваліфікацію 1 суддя, керівник апарату суду, 2 помічника судді та секретар судового засідання.
До газети «Народна трибуна» 12.09.2013 року подано оголошення про проведення конкурсу на заміщення вакантної посади – старшого судового розпорядника.
Формування штату та заповнення вакансій в суді ведеться на належному рівні.
Впорядкування нормативної бази із питань
державної служби
У Ємільчинському районному суді створена номенклатурна справа 2-01 (нормативно-правові акти, листи, роз’яснення тощо з питань кадрової роботи та державної служби), однак будь – яких Законів, актів Президента України, постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України з питань трудового законодавства та державної служби, Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства в ній не міститься.
Відповідальній особі за ведення кадрового діловодства (консультанту суду – Кравченко А.М.) створити в даній номенклатурній справі всю необхідну нормативно-правову базу та постійно оновлювати її відповідно до прийнятих законодавчих актів.
Дотримання вимог ст. 15, 18 Закону України "Про державну службу"
при прийнятті на роботу
Статтею 15 Закону України «Про державну службу» визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України «Про державну службу», здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України.
Конкурси на заміщення вакантних посад державних службовців проводяться у відповідності до Постанови Кабінету Міністрів України №169 від 15 лютого 2002 року «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.
Порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців Ємільчинського районного суду Житомирської області здійснюється згідно постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169 Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.
Оголошення та вимоги до вакантної посади друкуються в місцевій газеті «Народна трибуна».
У суді створена конкурсна комісія. Головою конкурсної комісії Ємільчинського районного суду Житомирської області затверджені екзаменаційні білети на усі посади державних службовців суду.
У 2012 році за результатом конкурсу, результатами проведення спеціальної перевірки, відповідно до Порядку організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, затвердженого Указом Президента України від 25 січня 2012 року № 33/2012 із змінами, прийнято на посаду головного спеціаліста з інформаційних технологійЄмільчинського районного суду Михнюка Віталія Вікторовича ( наказ № 23/к від 12.06.2012 року).
У 2013 році станом на 16 вересня конкурси на заміщення вакантних посад не проводились.
Іспит складається письмово за екзаменаційними білетами, які пропонуються кандидату за його вибором. При підготовці відповідей на питання білета кандидат здійснює записи на аркуші із штампом органу, в якому проводиться конкурс. Перед відповіддю обов’язково вказуються прізвище, ім'я та по батькові кандидата, номер білета та питання, зазначені в білеті.
Після підготовки відповідей на аркуші проставляються підписи кандидата та дата складання. Оцінки відповідей на кожне питання екзаменаційного білета виставляються на аркуші з відповідями кандидата. Засідання конкурсної комісії оформляються протоколами, які підписуються всіма присутніми на засіданні членами комісії.
Прийняття на роботу працівників Ємільчинського районного суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу», інших нормативно-правових актів, порушень не виявлено.
Посадові інструкції
Наказом голови Ємільчинського районного суду Житомирської області № 15-0 від 05 березня 2012 року затверджені посадові інструкції працівників апарату суду, а саме: заступника керівника апарату, помічника голови, помічника судді, консультанта, секретаря судового засідання, старшого секретаря, секретаря, старшого судового розпорядника, судового розпорядника, архіваріуса. Наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області №21 від 30 серпня 2010 затверджені посадові інструкції керівника аппарату. Посадові інструкції працівників апарату суду розроблені відповідно до Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Нацдержслужби України від 13 вересня 2011 року № 11, Типових посадових інструкцій працівників апарату місцевого загального суду, затверджених наказом ДСА України від 20 липня 2005 року № 86 і погоджених Радою суддів України від 13 травня 2005 року, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції затвердженого Рішенням Ради суддів України 25 березня 2011 року № 14 із змінами (посадова інструкція помічника судді), та знаходяться в окремій номенклатурній справі.
Із посадовими інструкціями державні службовці та службовці суду ознайомлені під розписку.
Ксерокопії (копії) посадових інструкцій працівників апарату суду долучені до особових справ з відмітками працівника про ознайомлення та завірені підписом працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства суду.
При перевірці посадових інструкцій працівників апарату суду порушень не виявлено.
Ведення особових справ та трудових
книжок працівників суду
Особові справи працівників апарату Ємільчинського районного суду Житомирської області ведуться з дотриманням вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 та Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби від 05 липня 1998 року № 24.
До особових справ державних службовців долучені Загальні правила поведінки державного сужбовця та Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, з якими державні службовці суду ознайомлені під розписку.
Особові справи працівників суду формуються та реєструються в Книзі обліку руху особових справ (3-19), яка ведеться з 10.01.2005 року, не пізніше тижневого терміну з дня призначення особи на посаду.
Особові справи та трудові книжки зберігаються в металевій шафі.
При веденні трудових книжок працівників апарату суду слід враховувати, що згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників затвердженої наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу голови суду, керівника апарату суду. Відповідно до ст.17 Закону України «Про державну службу» новоприйнятим працівникам проводиться запис прийняття присяги державного службовця з дня їх призначення.
Під час перевірки повноти та правильності ведення трудових книжок встановлено, що у працівників апарату суду, які заохочувались подяками та почесними грамотами ТУ ДСА України в Житомирській області відсутні відповідні записи у трудових книжках.
Щорічна оцінка
Матеріали проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Ємільчинського районного суду Житомирської області покладених на них обов’язків і завдань ( номенклатурна справа 2 – 27 ). Щорічні оцінки виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік затверджені наказом № 4 - 0 від 24 січня 2013 року. Щорічні оцінки виконання керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду проведені відповідно до Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апарату місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань та затверджені наказом начальника територіального управління державної судової адміністрації України в Житомирській області № 42-к від 31 січня 2013 року.
У 2012 році щорічній оцінці підлягало 13 працівників апарату Ємільчинського районного суду, з них отримали оцінки ,,Висока,, - 1; ,,Добра,, - 10; ,, Задовільна,, - 2.
Порушень не виявлено.
Порядок присвоєння рангів державних
службовців
Ранги державним службовцям в суді присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96р. № 658, Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 року № 88-р «Про віднесення посад працівників апарату судів загальної юрисдикції до відповідних категорій посад державних службовців».
В ході присвоєння рангів керуються Методичними рекомендаціями щодо застосування Постанови Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 року № 658 «Про затвердження Положення про ранги державних службовців», затвердженими наказом Головного управління державної служби України від 31.03.06 № 106.
Помічники суддів призначені на посади відповідно до вимог ст. 151 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого Рішенням Ради суддів України 25.03.2011 № 14 із змінами.
Під час присвоєння рангів працівникам Ємільчинського районного суду Житомирської області порушень не виявлено, дотримуються всі вище зазначені нормативно – правові акти.
Облік та видача службових
посвідчень
Облік, використання та зберігання службових посвідчень у суді частково ведеться відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів, затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 .
У Ємільчинському районному суді Житомирської області заведено журнал видачі службових посвідчень, який прошито, пронумеровано, але не скріплено печаткою. Станом на 16 вересня 2013 року видано 11 посвідчень працівникам апарату суду.
Наказом № 18-0 від 09.09.2013 року відповідальною особою за облік, зберігання та знищення службових посвідчень призначено Кравченко А. М.
Однак, відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі - Інструкція), затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень необхідно створити комісію у складі не менше трьох працівників апарату суду (п.5.6. розділу 5 Інструкції). Склад комісії затверджується відповідним наказом. Про знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень складається акт, який затверджується керівником апарату суду (п.5.8. розділу 5 Інструкції). Акти в установленому порядку реєструються в службі персоналу та підшиваються в окрему справу. У Журналі видачі посвідчень робляться відмітки про знищені бланки та посвідчення (абз. 2 п.5.8. розділу 5 Інструкції).
Рекомендується створити комісію для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень, склад якої затвердити відповідним наказом.
Робота з кадровим резервом
З метою поліпшення добору й розстановки кадрів, планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності державних службовців згідно п. 4 Положення про формування кадрового резерву для проходження державної служби затвердженого постановою КМ України від 28 лютого 2001 року № 199, формується кадровий резерв на посади державних службовців. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку у грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.
Відповідно до п. 5, 8 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, особи, які перебувають у кадровому резерві складають плани перебування у кадровому резерві, а в кінці року здають звіти по виконанню річних планів перебування у кадровому резерві.
У Ємільчинському районному суді Житомирської області на 2013 рік кадровий резерв не сформований, список осіб, зарахованих до кадрового резерву наказом не затверджений.
Необхідно розробити список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади державних службовців суду, який затвердити наказом.
Наказ про затвердження списку осіб, зарахованих до кадрового резерву необхідно реєструвати під літерою «К» у журналі реєстрації наказів з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, присвоєння рангів, встановлення надбавок, надання матеріальної допомоги, надання відпустки для догляду за дитиною тощо).
Порядок надання відпусток, оформлення наказів
Відпустки працівникам суду надаються не дотримуючись Графіку відпусток Ємільчинського районного суду Житомирської області на 2013 рік, затвердженого керівником апарату суду 20.12.2012 року. Відпустки суддям надаються відповідно до ст.130 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про відпустки».
В номенклатурній справі 2-В ( накази суду про надання відпусток) крім наказів про надання відпусток також реєструються накази про надання працівникам суду матеріальної допомоги, що суперечить наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.
Керівнику апарату та відповідальній особі з кадрових питань - надавати відпустки працівникам апарату суду відповідно затвердженого графіку відпусток на рік; реєструвати накази про надання матеріальної допомоги в номенклатурній справі з особового складу.
Декларування доходів. Профілактична робота, спрямована на запобігання і протидії корупції
У березні 2013 року усіма державними службовцями та суддями Ємільчинського районного суду Житомирської області подано Декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру про їх доходи за 2012 рік відповідно до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції від 07 квітня 2011 року № 3206- VІ».
Наказом № 2-0 від 17.01.2013 року затверджено План заходів щодо запобігання і протидії корупції на 2013 рік. 14.02.2013 року та 13.06.2013 року згідно плану в суді проводились семінарські заняття, на яких працівникам апарату суду проводили роз’яснювальну роботу з нормативно-правовими актами та іншими документами з питань боротьби з корупцією.
Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших носіїв, які містять службову таємницю, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року (зі змінами), наказу Державної судової адміністрації України від 23 жовтня 2012 року № 138 "Про затвердження Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів" наказом голови Ємільчинського районного суду Житомирської області від 26.02.2013 року затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності Ємільчинського районного суду.
Правила внутрішнього трудового розпорядку Ємільчинського районного суду Житомирської області затверджені наказом голови суду № 9-0 від 18.03.2013 року та розміщені на стенді. Оригінал з підписами працівників апарату суду зберігається в номенклатурній справі № 2-11. Внутрішній трудовий розпорядок виконується.
3. Матеріально-технічне забезпечення діяльності суду
Технічний стан приміщення суду
З 1994 року Ємільчинський районний суд розміщений в цегляній двоповерховій будівлі 1957 року забудови за адресою: смт. Ємільчино, вул. Жовтня, 2. Загальна площа будівлі 469,5м.кв. Ємільчинський районний суд займає площу 469,5м.кв. В приміщенні відсутні сторонні організації. Приміщення суду перебуває у сфері управлінні Державної судової адміністрації України (свідоцтво на право власності - серія ЯЯЯ № 936902 від 21.07.2006 року).
Державний акт на право постійного користування земельною ділянкою - серія ЯЯ № 070019 від 19.06.2008 року. Площа земельної ділянки становить
№ 1821785100:07:020:0030
Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди.Суди», приміщення Ємільчинського районного суду частково відповідає вищезазначеному переліку вимог та знаходиться в задовільному стані.
Для зручності осіб з обмеженими можливостями, біля входу в приміщення суду встановлено пандус та поруч з ним розміщено інформаційну табличку з електричним дзвоником.
Встановлено автономне газове опалення.
В 2005 році було проведено внутрішні ремонтні роботи.
Станом на сьогоднішній день керівництвом суду вжито заходи щодо проведення в приміщенні косметичного ремонту, котрий забезпечив належний стан приміщення. Заслуговує на увагу той факт, що вище зазначені роботи були проведені силами працівників апарату суду.
Зокрема, шиферний дах будівлі першочергово потребує ремонту, оскільки протікає стеля. В частині кабінетів і залів судових засідань відсутні світильники та штори. Існує потреба у заміні вікон в кількості 41 штука.
Суддівський корпус налічує 4 судді, кожний забезпечений окремим кабінетом. Усі працівники апарату суду також мають окремі кабінети. Ємільчинський районний суд має 3 зали судових засідань, два з яких для розгляду кримінальних справ. Відповідно до графіка ДСА України в одному із залів судових засідань для розгляду кримінальних справ буде встановлено систему відеоконференції. На даний час система зберігається в кабінеті керівника апарату суду.
Слухання справ проводиться у залах судових засідань. Однак, в приміщенні є тільки одна нарада кімната, яка обладнана власними силами та розташована поруч з кабінетом судді.
Забезпечити наявність в приміщенні суду нарадчих кімнат, кімнат для адвокатів та прокурорів, а також окремий вхід для конвою неможливо у зв’язку із технічною характеристикою приміщення.
Всі зали судових засідань та кабінети суддів облаштовано державною символікою.
Охорона приміщення суду
На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року № 1003 «Про затвердження інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень судів», забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Ємільчинському районному суді поставлено на належному рівні, а саме:
а) встановлена охоронна сигналізація на все приміщення суду з виведенням на пульт централізованого спостереження;
б) встановлена пожежна сигналізація на все приміщення суду з виведенням на пульт централізованого спостереження;
в) в суді встановлено 4 тривожні кнопки;
г) в наявності прямий телефонний зв’язок з відділом РВ УМВС;
д) у залах судових засідань для слухання кримінальних справ встановлено металеві клітки;
ж) на вікнах першого поверху встановлено металеві грати.
На виконання пункту 1 доручення Президента України від 18 січня 2013 року № 1-1/82 з метою посилення гарантій щодо провадження професійної діяльності суддів, підвищення безпеки суддів та членів їх сімей, на момент перевірки було проведено контрольне спрацювання тривожної кнопки судді Заполовського В.В. 09год. 46хв. Група швидкого реагування прибула в 10 год. 05 хв. Час прибуття наряду від отримання сигналу «Тривога» до приїзду на об»єкт групи швидкого реагування має становити 3-4 хвилини.
Послуги по забезпеченню громадського порядку та громадської безпеки в суді надаються Управлінням Державної служби охорони при УМВС України в Житомирській області. В суді ведеться журнал реєстрації робіт з технічного обслуговування охоронної сигналізації. Але, на момент перевірки зроблено всього два записи 19.02.13р. та 05.07.13р.
Відповідно до вимог Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 та Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60-дск у приміщенні Ємільчинського районного суду відсутні камери для утримання підсудних та кімната для конвою. За результатами обстеження приміщення, вбачається, що кімнату для конвою та камери для утримання підсудних можливо обладнати на другому поверсі із залу судових засідань для розгляду кримінальних справ.
На виконання плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки на 2011-2015р.р. затвердженого наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області від 31.05.11р. №2-о, призначено відповідальним за протипожежну безпеку в приміщенні Ємільчинського районного суду керівника апарату Садурського О.С.
Слід зазначити, що робота в цьому напрямку ведеться на належному рівні. Ведеться журнал обліку інструктажів з техніки безпеки(наряд 4-02). Відповідно до протоколу від 11.01.2013р. проведено семінарське заняття з суддями та працівниками апарату суду :
-інструктаж з пожежної безпеки;
-ознайомлення з положенням про пожежну безпеку;
-інструктаж з техніки безпеки при експлуатації газових конвекторів;
-правила користування тривожною, охоронною та пожежними сигналізаціями.
Відповідно до п.5.1.34 «Правил пожежної безпеки в Україні», в холі та коридорах, на видному місці, розміщені вогнегасники, інструкції по їх використанню та плани евакуації населення на випадок виникнення пожежі, інші корисні посилання.
В інвентарній книзі обліку вогнегасників зазначено місце їх знаходження, облікові номери та термін їх перезарядки.
Ведеться також журнал реєстрації робіт з технічного обслуговування пожежної сигналізації. Щомісяця працівниками компанії ТОВ «Форпост» проводиться обслуговування пожежної сигналізації.
Організація діяльності служби судових
розпорядників
Служба судових розпорядників налічує 2 чоловіки. На даний час в суді є вакансія старшого судового розпорядника, обов’язки якого виконує судовий розпорядник Литвин В.В. На момент перевірки представлені журнали обліку матеріалів про адміністративне правопорушення та журнал обліку інформації щодо забезпечення проведення судового засідання , виконання розпоряджень суддів та керівника апарату суду. В наявності є нормативні акти щодо роботи служби судових розпорядників. Вся документація ведеться належним чином.
Організація обліку та використання в суді
товарно – матеріальних цінностей
При проведені вибіркового огляду інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період вивчення роботи, зберігаються належним чином.
Матеріально-відповідальна особа призначена наказом від 01.07.2013 року № 15-0 заступник керівника апарату Денисюк О.О., який відповідає за збереження матеріальних цінностей, що належать Ємільчинському районному суду. Створена інвентаризаційна комісія в новому складі від 01.07.2012 року з метою забезпечення контролю за збереженням державної власності.
Облік основних засобів та матеріальних цінностей ведеться згідно з дотриманням вимог обліку матеріалів (Наказ Держказначейства України № 64 від 17.07.2000р. “Про затвердження інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ ”), а саме:
- в суді ведеться журнал обліку основних засобів та матеріальних активів, але немає дати при отриманні матеріалів одержаних в вересні 2013 року ;
- у всіх кабінетах та залах судових засідань є описи матеріальних цінностей та описи особистого майна працівників суду, яким дозволено користуватися в роботі за наказом голови суду;
- заяви працівників суду на користування особистим майном зберігаються в окремій папці у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ;
- наявні переліки майна відповідають фактичній наявності майна, що знаходяться в кабінетах;
- інвентарні номери є на всіх основних засобах;
- облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою суду, ведеться журнал реєстрації простої, рекомендованої та розносної кореспонденції. Відповідно реєстру щомісячно надаються звіти про використання маркованої продукції. Марки та марковані конверти зберігаються належним чином;
- видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і раздаточних відомостей на потреби установи, по мірі їх використання. Зокрема папір та диски списуються щомісячно. Всі документи знаходяться в одній окремій папці.
Всі судді Ємільчинського районного суду забезпечені мантіями та нагрудними знаками судді. Згідно з даними бухгалтерського обліку в наявності є 4 мантії та 4 нагрудних знаки судді.
Наказом голови суду від 11.01.2013 року № 1- о відповідальною за зберігання гербової печатки та штампів суду призначено старшого секретаря Бугаревич Л.С. Згідно з Інструкцією печатки і штампи зберігаються в сейфі, ведеться їх облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований та підписаний головою суду із закріпленням гербовою печаткою суду.
Перевірено оформлення наказів на щомісячну премію, за 2012 рік - серпень 2013 року. Під час перевірки встановлено, накази на премію видаються в межах економії фонду оплати праці та відповідно до Положення про преміювання, відповідно до Закону України «Про державну службу від 09 березня 2006 року №268 »Про впорядкування умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів.
При перевірці протоколів комісії по соціальному страхуванню листків непрацездатності, оформлені у відповідності до Постанови Правління фонду із соціального страхування з тимчасової втрати непрацездатності від 26 жовтня 2006 року № 193. Підшиті в наряді № 2-39 копії листків непрацездатності, та копії протоколів соціальної комісії, які відповідають Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням із змінами, внесеними згідно із Законами № 2856-YI (2856-17) від 23.12.2012р.
Здійснено перевірку виконання щотижневого контролю по енергоносіям (електрична енергія). Фактичні показники відповідають інформації наданої по контролю на 16.09.2013 року.
Рекомендуємо:
- при видачі наказів притримуватися єдиного зразку бланку наказу;
- після закінчення проведення ремонту списати своєчасно використанні матеріали;
- в журналах обліку основних засобів та матеріальних активів записувати дату отримання.
ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:
На підставі вивчення стану організації діяльності Ємільчинського районного суду Житомирської області за період 2012 та січень - серпень 2013 року, робоча група ТУ ДСА України в Житомирській області прийшла до висновку, що організація роботи Ємільчинського районного суду в цілому відповідає вимогам Закону України « Про судоустрій і статус суддів» та іншим нормативно-правовим актам України та налагоджена на доброму рівні.
В ході вивчення стану роботи суду були виявлені деякі недоліки та зауваження, які висвітлені в довідці, їх необхідно усунути.
З метою покращення роботи суду рекомендуємо:
- при підготовці публікацій у місцеві ЗМІ особливу увагу звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори;
- керівнику апарату суду та працівникам, відповідальним за роботу програми Д-3 рекомендувати налагодити роботу суду в частині повної автоматизації системи діловодства «Д-3». За необхідності можливий виклик до суду техніка РСП Корбута О.О.;
Голові суду та керівником апарату Ємільчинського районного суду обговорити дану довідку на оперативній нараді та організувати роботу по усуненню виявлених недоліків, про що повідомити ТУ ДСА України в Житомирській області до 18.10.2013р.
Керівник робочої групи
заступник начальника управління Т.Г. Барабащук
Члени робочої групи
Завідувач сектором організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій А.М. Збаражська
завідувач сектором кадрової роботи Д.В. Бабіченко
начальник відділу матеріально–технічного
та господарського забезпечення,організації
діяльності служби судових розпорядників Г.В. Янчук
начальник відділу планово-фінансової
діяльності, бухгалтерського обліку та
звітності Н.О. Бондарчук
_03_03.png)
