Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
«ЗАТВЕРДЖУЮ»
Начальник територіального управління державної судової
адміністрації України в Житомирській області
_____________________ В.В. Морей
30 грудня 2013 року
ДОВІДКА
за результатами вивчення стану організації діяльності
Лугинського районного суду Житомирської області
за період січень - грудень 2013 року
з питань організації роботи із ведення судової статистики, діловодства, архіву та розгляду звернень громадян.
Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Житомирській області від 04.12.2013 року № 21; статей 146, 148 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року № 2453-VI, 23 грудня 2013 року було вивчено стан організації діяльності Лугинського районного суду комісією у складі: заступника начальника управління Барабащук Т.Г. завідувача сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій – Збаражської А.М., завідувача сектором кадрової роботи – Бабіченко Д.В., начальника відділу матеріально – технічного та господарського забезпечення, організації діяльності служби судових розпорядників – Янчук Г.В., спеціаліста відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності Драган Г.В.
.jpg)
1. Організації роботи із ведення судової статистики,
діловодства, архіву та розгляду
звернень громадян
Під час вивчення роботи Лугинського районного суду щодо організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та розгляду звернень громадян охоплено ряд питань, а саме:
- планування роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів;
- оформлення та ведення номенклатури справ суду;
- своєчасність, повнота і достовірність заповнення документів первинного обліку, ведення реєстраційних і контрольних журналів;
- організація ведення обліково – статистичної роботи;
- формування судових справ, дотримання строків передачі справ до канцелярії суду;
- звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих, що підлягають негайному виконанню;
- дотримання вимог інструкції з приймання, обліку та зберігання речових доказів;
- дотримання вимог Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;
- ведення архівної роботи в суді (приміщення архіву суду);
- дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації». Дотримання строків розгляду звернень громадян. Порядок прийому громадян в суді.
Планування роботи суду та контроль за виконанням
запланованих заходів.
Планування роботи районного суду і контроль за своєчасним і якісним виконанням запланованих заходів – обов’язок голови районного суду та керівника апарату суду.
Робота Лугинського районного суду планується по півріччям: на І півріччя 2013 року план затверджений головою суду 25.12.2012 року, на ІІ півріччя 2013 року план затверджений 05.07.2013 року. Плани роботи складені повно, з відмітками про їх виконання, охоплюють всі напрямки роботи суду, не носять формальний характер.
Необхідно зауважити на строках затвердження плану за ІІ півріччя 2013 року. План має затверджується головою суду або в.о. голови суду не пізніше останнього числа місяця, що передує звітному періоду та має бути переданий для ознайомлення та виконання працівниками суду.
Всі заплановані заходи суддями та працівниками апарату суду виконані в строки, визначені самим планом, що стверджується відповідними відмітками та наявністю відповідних документів в нарядах згідно номенклатури справ, затвердженої на 2013 рік. Кожне виконання завдання контролюється керівником апарату суду.
13.12.2013 року затверджений головою суду план проведення заходів щодо підвищення кваліфікації суддів і працівників суду на І півріччя 2014 року.
Керівником апарату суду систематично проводяться наради,навчання, заняття та збори працівників апарату суду щодо вивчення змін в діючому законодавстві, прийняття та виконання наказів ДСА України, ВССУ, законів, рішень органів суддівського самоврядування, рішень та рекомендацій органів влади вищого рівня, обговорення Інструкцій (в наряді міститься 18 протоколів оперативних нарад). Запровадити практику періодичного проведення письмово – усного тестування працівників апарату суду на виявлення рівня знань згідно їх посадових обов’язків.
Керівником апарату суду забезпечується впровадження оновлень КП «Д-3», роз’яснення нововведень працівникам суду.
Заплановані заходи по аналітичній роботі суду виконані повністю, а саме:
- Звіт про роботу суду за 2012 рік та за І півріччя 2013 року;
- Узагальнення розгляду справ про адміністративні правопорушення, передбачені ст.. 41 КУпАП за 2012 рік;
- Аналіз розгляду судових справ та стан здійснення правосуддя за 2012 рік в порівнянні з 2011 роком;
- Узагальнення судової практики розгляду цивільних справ щодо спорів, що виникли з кредитних відносин за І півріччя 2013 року;
- Аналіз кримінальних справ, рішень по яких переглянуто в апеляційному порядку за 2012 рік, та інші.
Всі узагальнення містяться в номенклатурних справах.
Протягом 2013 року проведені заняття: з питань вивчення головних положень КПК України, вивчення Тимчасового порядку отримання послуг електронного цифрового підпису, вивчення деяких статей ЗУ «Про засади запобігання та протидії корупції», постанов ВСУ, роботи з системою відеоконференцзв»язку, вивчення класифікатора категорій адміністративних справ, вивчення рішень Європейського Суду з прав людини.
На інформаційних стендах (нового зразка) в приміщенні суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру. Зокрема: списки справ, призначених до розгляду (оновлюються кожного робочого дня суддів, які розглядають справи); правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом голови суду від 15.03.2013 року № 3-о, довідкова інформація про електронний суд (про можливість отримання учасниками процесу процесуальних документів та судових повісток у формі sms – повідомлень); графік прийому громадян, порядок організації та проведення особистого прийому громадян керівництвом суду, затверджений наказом голови суду № 7/0 від 24.02.2012 року, розпорядок роботи Лугинського районного суду; графік прийому громадян керівництвом ТУ ДСА України в області, тощо.
Інформаційні стенди оформлені належним чином.
Керівником апарату суду Мольчиц Н.Г. здійснюється належна робота та контроль за виконанням цього напрямку роботи.
Оформлення та ведення номенклатури справ суду
Номенклатура справ є обов´язковим інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документації за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду та є одним з найважливіших документів в діяльності суду.
Номенклатура справ на 2013 рік затверджена наказом голови Лугинського районного суду Житомирської області від 14.12.2013 року, тобто у встановлені строки. Номенклатура справ на 2014 рік складена, але не затверджена, схвалена протоколом засідання ЕК Лугинського районного суду від 27.11.2013 року № 3, погоджена протоколом засідання ЕК архівного сектору від 28.11.2013 року № 4.
Затверджена номенклатура справ суду на 2013 рік складається з 5 розділів:
Розділ 01- Організаційна робота суду;
Розділ 02 включає кадрове діловодство в суді;
Розділ 03 охоплює роботу з техніки безпеки;
Розділ 04 містить документи по роботі зі зверненнями громадян;
Розділ 05 займає архівна справа.
Деякі номенклатурні справи станом на 23.12.2013 року залишаються пустими, тому необхідно переглянути доцільність створення великої кількості нарядів суду, які залишаються документально незаповненими.
Виявлені порушення при веденні нарядів суду, а саме: в наряді 1- 5 немає жодного документа, хоча повинні бути узагальнення, аналізи. Наряд 1-23 не за належністю містяться листування по ЄРДР та інші.
Номенклатура справ суду являє собою щорічний систематизований перелік справ та матеріалів, що формуються в діловодстві суду та є одним з найважливіших документів в діяльності суду, тому керівнику апарату суду необхідно постійно вживати заходів для приведення її у відповідність з нормативно – методичними документами.
Організація ведення обліково – статистичної роботи
Ведення діловодства в суді здійснюється відповідно до:
- Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 року зі змінами та доповненнями;
- Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348; Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 року, та «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 року;
- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду від 27.08.2010 року;
- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 року № 168.
На даний час в канцелярії суду працює 4 працівника. Згідно наказу голови суду на кожного працівника покладено обов’язки по веденню кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.
Колективний договір, який схвалений протоколом зборів трудового колективу № 12 від 17.09.2013 року зареєстровано Лугинською РДА.
Є положення про апарат суду, схвалений зборами суддів 12.10.2012 року, положення про канцелярію суду, затверджене наказом керівника апарату суду.
Обліково – статистична робота у Лугинському районному суді ведеться у відповідності до вимог Інструкцій по напрямкам діяльності суду.
Судовий збір
Постійно під особистим контролем керівника апарату знаходиться тримається питання судового збору.
Щоквартально розраховується за допомогою програми Д-3 статистичний звіт за формою № 10, який направляється до ТУ ДСА України в Житомирській області. В ОСК на судові справи своєчасно вноситься інформація щодо сплати судового збору. При надходженні позовних заяв та матеріалів до суду інформація щодо сплати судового збору щоденно заноситься до журналів.
Секретарем канцелярії суду Бовсуновською С.В. було сформовано звіт за формою 10 «Про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в Лугинському районному суді Житомирської області» за період за 01.01.2013 року по 22.12.2013 року. Звіт сформовано автоматично, без помилок.
До суду у звітному періоді надійшло 347 заяв (скарг). Розрахункова сума судового збору складає 87542,67 грн. Фактично сплачено судовий збір по 279 заявах (скаргах) на суму 75331,8 грн. Повернуто судом судового збору (частина 1 статті 7 Закону України "Про судовий збір") по 16 заявах (скаргах) на суму 3063,11 грн. Звільнено від сплати судового збору по 57 заявах (скаргах) на суму 14893,7 грн. Найбільше судового збору надходило за подання позовних заяв майнового характеру.
Документи первинного обліку Лугинського районного суду ведуться як в паперовому, так і в електронному вигляді. Приймання документів здійснюється щоденно протягом робочого часу канцелярією суду згідно з вимогами Інструкції з діловодства. Порушень не виявлено.
Станом на 23.12. 2013 року в суді перебувало:
- кримінальних справ та матеріалів -191;
- цивільних справ та матеріалів – 366;
- адміністративних справ та матеріалів -3243;
- справ про адміністративні правопорушення -323;
- всього : 4123. (з них найбільше: 78,66 справ та матеріалів адміністративного судочинства)
Стан діловодства в суді
В Лугинському районному суді районному суді з 24.02.2012 року функціонує автоматизована система документообігу «Д-3». Проходження судового документообігу в суді здійснюється відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Обліково – статистичні картки ведуться як в паперовому так і в електронному вигляді. В ОСК в електронному вигляді вносяться дані в гілки «Реєстрація, Вартісні показники, Попередній розгляд, Судовий розгляд, Апеляційний розгляд, Касаційний розгляд, Інші відмітки, Передача до архіву, Старі показники».
Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в суді здійснюється в електронному вигляді за допомогою КП «Д-3». З початку грудня 2013 року контрольні журнали почали вестися в Д-3. Журнали формуються щоденно, роздруковуються та вкладаються в наряд – теку згідно номенклатури ( №№ 01-24,01-25). Ведуться належним чином. ОСК в електронному вигляді не передані до електронного архіву. Звертаємо увагу на необхідність запису ОСК на компакт – диск та передачу його до архіву суду в кінці року.
Журнали розгляду судових справ та матеріалів не ведуться в автоматичному режимі за допомогою КП Д-3, а в паперовому.
Журнал судді Бичківської К.Г. прошитий, пронумерований та скріплений відбитком гербової печатки суду належним чином. Записи в журналі ведуться охайно, порушення хронології реєстрації документів та виправлень не виявлено. Є підпис судді про перевірку журналу.
Журнал судді Нечуя Б.П. прошитий, пронумерований та скріплений відбитком гербової печатки суду належним чином. Але є не всі відмітки: наприклад: справа № 612/778 (Нестеренко В.Є.) розглянута 25.01.2013 року, позов задоволено частково, а дати виготовлення протоколу, дати повернення справи до канцелярії суду та підпису працівника канцелярії суду про отримання – немає; справа про адміністративні правопорушення ( Токар В.В) за ст.. 184 ч.1 КУпАП є дата повернення в канцелярію 06.02.2013 року, але немає підпису працівника про отримання справи; відсутні відмітки про здачу справ до канцелярії суду (справа Галицької Ж.Ю. про зміну способу задоволено 09.12.2013 року, Вакулової Л.А. розглянуто 12.12.2013 року та інші), що свідчить про порушення строків здачі справи секретарем судового засідання. Також недоліком є те, що немає підпису судді або керівника суду про перевірку даного журналу.
Контрольні журнали також ведуться окремо щодо кожного судді. Журнали сформовані, охайні, прошиті, пронумеровані й скріплені печаткою. В контрольному журналі судді Нечуя Б.П. не завжди заповнюється колонка № 11 (а.с. 35 порядковий номер 289,288; а/с 36 порядковий номер 295; а/с 36 –б порядковий номер 304, тощо, що є порушенням вимог ведення журналів.
Справи в канцелярії суду оформлені належним чином, формуються по категоріям та індексам: кримінальні, цивільні, адміністративні, справи по адміністративним правопорушенням згідно Інструкції.
Реєстрація справ і матеріалів ведеться згідно з індексами, що передбачені пунктом 3.8. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).
Справи та матеріали, нерозглянуті у 2012 році, перереєстровані на початок 2013 року згідно Інструкції з діловодства.
Алфавітні покажчики по усіх категоріях справ відповідають встановленим вимогам.
Реєстрація в автоматизованій системі вхідної кореспонденції здійснюється наступним чином: вхідна кореспонденція приймається та опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов′язків, реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. Позовні заяви та справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
Згідно з пунктом 2.8.4 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, кожній судовій справі, що надійшла до суду та підлягає розгляду в процесуальному порядку, надається єдиний унікальний номер, який формується системою автоматично.
Реєстрація позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, подань; реєстрації вхідних документів; обліку прийнятих факсограм ведуться згідно встановленого зразка вимог «Інструкції з діловодства …».
Станом на 23.12.2013 року надійшло: вхідних – 18978; вихідних – 3461 документів.
Середньомісячне надходження справ і матеріалів на одного суддю у І півріччі 2013 року (з урахуванням штатної чисельності суддів) збільшилось і становило 36,57 справ і матеріалів, при загальному по області – 59,25 (у І півріччі 2012 року – 24,67 при загальному – 61,02).
- кримінальні справи і матеріали – 4,32;
- адміністративні справи і матеріали – 19,55;
- цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 6,00;
- справи про адміністративні правопорушення – 6,70.
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю у І півріччі 2012 року виглядала наступним чином:
- кримінальні справи і матеріали – 5,45;
- адміністративні справи і матеріали – 2,59;
- цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 6,46;
- справи про адміністративні правопорушення – 9,95;
- заяви про перегляд судових рішень –0,18.
З метою забезпечення вимог Закону України «Про доступ до судових рішень» та на виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 року №740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» Лугинський районний суд забезпечений ключами електронного цифрового підпису для суддів та відповідальних осіб і своєчасно здійснює наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Протягом даного терміну щотижнево тримається на контролі опрацювання даних щодо направлення судових рішень до ЄДРСР. Так, згідно з витягу програми Д-3 з початку року до ЄДРСР направлено 3543 копій рішень з 3548, що становить 99,86% направлення.
|
Інформація щодо рішень, які відправлені/невідправлені до ЄДРСР |
||||||||||
|
Дата відправки рішень, з: 01.01.2013 Дата відправки рішень, по: 25.12.2013 |
||||||||||
|
Судові рішення |
||||||||||
|
|
Кримінальні |
Цивільні |
Адміністративні |
КУпАП |
Всього |
|||||
|
Вирок |
Постанова |
Рішення |
Ухвала |
Судовий наказ |
Постанова |
Ухвала |
Постанова |
|||
|
Відправлені |
64 |
33 |
197 |
584 |
16 |
639 |
1672 |
338 |
3543 |
|
|
Зареєстровані в ЄДРСР |
64 |
33 |
197 |
584 |
16 |
639 |
1672 |
338 |
3543 |
|
|
Невідправлені |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
4 |
5 |
|
|
Разом |
64 |
33 |
198 |
584 |
16 |
639 |
1672 |
342 |
3548 |
|
|
% невідправлених |
0,00% |
0,00% |
0,51% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
0,00% |
1,17% |
0,14% |
|
Лугинським районним судом забезпечено доступ до відомостей Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб – підприємців.
На виконання наказу ТУ ДСА України в Житомирській області від 26.04.2012 року № 19 в Лугинському районному суді затверджено План заходів щодо запобігання і протидії корупції на 2013 рік наказом № 39/о від 24.12.2012 року. Заходи, передбачені Планом виконуються в повному обсязі, проходять вивчення антикорупційного законодавства, семінарські заняття з працівниками суду. Щоквартально до територіального управління подається інформація про виконання плану. Наказом голови суду від 19.12.2013 року № 31/аг затверджено План заходів щодо запобігання і протидії корупції на 2014 рік.
Звернень та скарг громадян, що містили б інформацію щодо корупційних діянь, вчинених державними службовцями, не надходило.
Робота з апеляційними скаргами
ведеться на належному рівні. Усі апеляційні скарги після їх надходження реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних і касаційних скарг. Про надходження апеляційної скарги в ОСК робиться відповідна відмітка в програмі Д-3. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа до суду та реєстраційного номера документа. Після запису її в журналі, скарга передається судді для подальшої підготовки її для надсилання до апеляційного суду. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг у справі або через 3 дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. При вибірковій перевірці справ порушень строків направлення не виявлено.
Звернення до виконання судових рішень, у тому числі тих,
що підлягають негайному виконанню
В ході вибіркової перевірки справ встановлено, що справи звертаються судом до виконання своєчасно, а саме після набрання ними законної сили, крім випадків негайного їх виконання.
Вирок, що набрав законної сили, звертається до виконання судом не пізніше, ніж через три доби з дня набрання ним законної сили або повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції.
Кримінальна справа вважається закінченою після звернення до виконання вироку, ухвали, постанови і одержання повідомлення про виконання зазначених рішень.
Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу, за його письмовою заявою, видається виконавчий лист. Судові рішення в частині стягнення судового збору звертаються до виконання в загальному порядку. Все листування з порядку виконання судових рішень підшито у справи, пронумеровано та зроблено опис. При вибірковій перевірці справ порушень не виявлено.
Дотримання вимог інструкції з приймання, обліку
та зберігання речових доказів.
Під час перевірки виявлене порушення: журнал обліку речових доказів не прошитий, не пронумерований, не скріплений печаткою.
Журнал заповнюється належним чином. Відповідальний працівник робить всі відповідні записи про рух речових доказів у справі.
Дотримання вимог Інструкції щодо заповнення картки
на особу, стосовно якої судом розглянуто
кримінальну справу
Картки заповнюються на кожну особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та щомісяця надсилаються відповідальною особою в електронному та паперовому виглядах до територіального управління в терміни, визначені Інструкцією щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.
У разі надходження апеляцій на судові рішення, заповнені картки в електронному та паперовому вигляді надсилаються до Апеляційного суду Житомирської області, а контрольні талони – до територіального управління. На даний час до територіального управління надіслано 57 карток та 13 талонів.
При розрахунку звіту форм 6-8 в Лугинському районному суді звіт розрахувався без помилок стосовно 59 осіб, щодо яких вироки (постанови) набрали законної сили у звітному періоді, та з яких 47 засуджених (в тому числі 1 неповнолітній) та стосовно 12 осіб провадження закрито. Необхідно звернути увагу, що заповнення карток, які надходять щомісячно з суду до управління є повним та правильним.
Ведення архівної роботи в суді,
приміщення архіву суду
Згідно посадової інструкції, затвердженої наказом керівника аппарату суду № 14/10 від 14.03.2011 року виконує обов»язки архіваріуса Дідківська Н.В.
Є акт знищення документів суду, по яким пройшли строки зберігання (затверджений головою Лугинського районного суду 27.02.2012 року), акти знищення справ (затверджені головою суду від 22.02.2013 року, 05.03.2012 року,01.06.2012 року). Знищення проводилося шляхом спалення.
В 2013 році на списання ніяких документів не готувалося. Номенклатурних нарядів №№ 5.1,5.2 в наявності немає. Також відсутній журнал реєстрації дисків переданих на зберігання.
Наказом керівника аппарату суду від 01.04.2013 року № 5/о затверджене положення про експертну комісію суду. Наказом голови суду від 04.11.2013 року № 28/аг затверджений план роботи експертної комісії. У І півріччі 2013 року проведено 3 засідання ЕК з питань відбору та передання справ до архіву суду.
Для зберігання справ і документів в архіві створено відповідні умови згідно Інструкції: санітарний, світловий режими, забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стеллажами, системою обліку архівних документів.
В архіві суду зберігаються цивільні, адміністративні, кримінальні справи та справи про адміністративні правопорушення. Також в архіві суду зберігаються справи з терміном зберігання «постійно».
Усі справи систематизуються у в»язки, на які прикріплено ярлик з вказівкою про перший та останній номери справ, які містяться у в»язці та відповідний рік. Архіваріусом суду постійно контролюються строки зберігання справ.
Складено План роботи архіву на 2013 рік, затверджений керівником апарату суду 18.12.2012 року. Всі пункти плану виконані. 16.12.2013 року затверджений план роботи архіваріуса суду на 2014 рік. Перелік запланованих завдань є змістовним та достатнім.
Судові справи, провадження по яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передавання до архіву суду щороку за графіком (п. 8.1 Інструкції) та складається відповідний акт та описи. Передача судових справ та управлінської документації суду за 2012 рік оформлена описами: постійного, тривалого, тимчасового та з особового складу із зазначенням строків зберігання, описи затверджені головою суду.
Згідно графіку передачі судових справ та управлінської документації у 2013 році до архіву суду цивільні, кримінальні справи, справи адміністративного провадження та про адміністративні правопорушення та картки до них, алфавітні покажчики, наряди та журнали за 2012 рік (описи № №1-6).
В стані формування знаходяться річні зведені описи справ постійного, тривалого та з особового складу, оскільки в них зазначаються повністю всі судові справи та управлінська документація, що зберігаються в архіві з початку існування суду (1918 року).
Ведеться в належному стані журнал видавання справ (документів) з архіву суду.
Складений паспорт архіву суду за 2012 рік, який згідно Інструкції направляється до Державного архівного відділу Лугинської районної державної адміністрації
Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника або керівника апарату суду та записується в журнал видачі.
У разі видачі копій судових рішень архіваріусом перевіряється, чи особа вперше отримує копію судового рішення. У разі видачі копії повторно перевіряється сплата коштів заявником з дотриманням вимог Закону України «Про судовий збір».
Здійснюється робота архіваріуса суду про впорядкуванню судових справ та управлінської документації суду за минулі роки відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої 15.12.2011 року наказом ДСА України № 168.
Протягом 2013 року керівником апарату суду та архіваріусом суду вживалися заходи щодо приведення у відповідність до Інструкції роботи архіву суду та впорядкування документів в ньому.
Дотримання вимог Законів України «Про звернення громадян»,
«Про доступ до публічної інформації».
Дотримання строків розгляду звернень громадян.
Порядок прийому громадян в суді
Робота зі зверненнями громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства розглядаються відповідно до Законів України «Про звернення громадян» та «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», Інструкції з діловодства із зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування.
Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Лугинського районного суду затверджено наказом керівника апарату суду від 01.06.2011 року № 27-о.
За 2012 рік до Лугинського районного суду надійшло 4 звернення громадян, які розглянуто в строк та відповідно до чинного законодавства. Протягом 2013 року звернень громадян та запитів на публічну інформацію не надходило. У 2011 році до суду надійшло 4 запити на отримання інформації, у 2012 році – 2. Відповіді обґрунтовані, містять повну та достовірну інформацію щодо порушеного питання. Порушень строків розгляду не виявлено.
Інформаційні запити в переважній більшості стосуються перебування судових справ в провадженні суду та надання інформації щодо них.
Журнал обліку публічних запитів в суді не заведений. Публічні запити , які надходили до суду належним чином не оформлені: не підшиті в справу, не зазначені в картці; не присвоєний номер, тощо. Заступнику керівника апарату суду звернуто увагу на необхідності належно організувати ділянку роботи з запитами на отримання публічної інформації та щоквартально або раз у півріччя аналізувати інформацію щодо забезпечення доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні суду та стан роботи з інформаційними запитами. Інформація повинна розміщуватися на офіційному сайті та у відповідному наряді суду.
Справи по зверненнях громадян сформовані вірно. Для кожного звернення громадян заведена окрема справа з реєстраційним номером. Документи розміщено в хронологічному порядку. Конверти зберігаються разом із зверненнями.
Наказом голови суду від 24 лютого 2012 року № 7/о затверджено графік проведення особистого прийому громадян в Лугинському районному суді. Графи журналу особистого прийому громадян заповнюються належним чином, але сам журнал не прошитий і не пронумерований та не скріплений печаткою суду, що є порушенням.
Відповідальна особа вчасно раз у квартал до 5 числа наступного місяця подає звіт по зверненням до територіального управління ДСА України в Житомирській області для узагальнення. Звіти за 2012 рік та І півріччя 2013 року надано до управління без перекручень та порушень.
Робота по заповненню веб – сайту суду
Інформаційне забезпечення роботи суду здійснюється у таких напрямках:
- забезпечення роботи комп’ютерної програми "Д -3";
- забезпечення функціонування веб-сайту суду;
- забезпечення роботи систем інформаційно-правового забезпечення "Ліга", "Законодавство", доступу до інтернет-ресурсів.
У відповідності до Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31 липня 2000 року № 928/2000, Постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 р. № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади», наказів Державної судової адміністрації України від 23 червня 2004 року №99/04 «Про забезпечення адміністрування та розміщення і постійного оновлення інформації на власних веб-сайтах судів та інших органів і установ судової системи у мережі Інтернет»; від 15 серпня 2007 року № 81 «Про забезпечення розміщення і постійне оновлення інформації на Веб-порталі "Судова влада України"; від 13 серпня 2009 року № 94 «Про оновлення програмних засобів офіційного веб- порталу судової влади України» відповідальним працівником суду заповнюється сторінка веб – сайту суду належним чином.
Наказом керівника апарату суду від 01.04.2013 року № 4/о затверджено Положення про офіційний веб- сайт Лугинського районного суду.
Щодо інформаційного наповнення веб – сторінки суду на веб – порталі судової влади України, варто зазначити, що сторінка підтримується керівником апарату суду та спеціалістом з ІТ Власюк І.І. у належному стані, присутня вся необхідна інформація для відвідувачів сайту. Інформація на веб – сайт вноситься щомісячно. Сайт ведеться у відповідності з рекомендаціями рішень ради суддів загальних судів та бажано більше розміщувати інформації в рубриці «Новини». Налагоджена робота електронної пошти. В кінці робочого дня роздруковуються реєстри вхідної та вихідної електронної пошти.
Кодифікаційна робота суду
Робота суду в частині проведення систематизації та кодифікації законодавства постійно тримається на контролі.
Заступником керівника апарату здійснюється контроль за прийняттям змін до діючих законів, нормативно – правових актів, наказів, рішень. Видача літератури працівникам суду проводиться по формулярах читача під підпис (на даний час заведено 3 формуляри). Належним чином ведеться журнал обліку актів законодавства України та журнал реєстрації надходжень офіційних періодичних видань.
В Лугинському районному суді наявні контрольні примірники Конституції України та Кодексів.
2. Ведення кадрового діловодства
Ознайомившись із порядком ведення кадрового діловодства в Лугинському районному суді Житомирської області встановлено наступне:
Формування штату та заповнення вакансій
Відповідальною особою за ведення кадрового діловодства в суді призначено заступника керівника апарату Прогожук Тетяну Миколаївну.
У штатному розписі Лугинського районного суду Житомирської області станом на 23 грудня 2013 року передбачено 20 штатних одиниць посад, з них: 4 судді, 14 державних службовців, 1 службовець та 1 інший працівник.
Станом на 23 грудня 2013 року у суді 1 вакантна посада – секретар судових засідань.
На протязі 2013 року за професійними програмами підвищили кваліфікацію 2 суддів та 2 працівника апарату суду.
Правила внутрішнього трудового розпорядку Лугинського районного суду Житомирської області затверджені наказом голови суду № 3/0 від 15.03.2013 року та розміщені на стенді. Оригінал з підписами працівників апарату суду зберігається в номенклатурній справі № 2-12.
Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших носіїв, які містять службову таємницю, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року (зі змінами), наказу Державної судової адміністрації України від 23 жовтня 2012 року № 138 "Про затвердження Типового переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів" наказом голови Лугинського районного суду Житомирської області від 30.10.2012 року затверджено перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності Лугинського районного суду.
Формування штату та заповнення вакансій в суді ведеться на належному рівні.
Впорядкування нормативної бази із питань державної служби
У Лугинському районному суді створена номенклатурна справа 2.3 (нормативно-правові акти, листи, роз’яснення тощо з питань кадрової роботи та державної служби), в якій містяться Закони, акти Президента України, Постанови Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України з питань трудового законодавства та державної служби, Методичні рекомендації щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства.
Рекомендується постійно оновлювати її відповідно до прийнятих законодавчих актів.
Дотримання вимог ст. 15, 18 Закону України "Про державну службу" при прийнятті на роботу
Статтею 15 Закону України «Про державну службу» визначено, що прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорій, передбачених статтею 25 Закону України «Про державну службу», здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України.
Конкурси на заміщення вакантних посад державних службовців проводяться у відповідності до Постанови Кабінету Міністрів України №169 від 15 лютого 2002 року «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.
Порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців Лугинського районного суду Житомирської області здійснюється згідно постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року № 169 Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців» із змінами, наказу Головного управління державної служби України від 08 липня 2011 року № 164, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 липня 2011 року за № 930/19668 «Про затвердження Загального порядку проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців», із змінами.
Оголошення та вимоги до вакантної посади друкуються в місцевій газеті «Лугинська Районка».
У суді створена конкурсна комісія. Головою конкурсної комісії Лугинського районного суду Житомирської області затверджені екзаменаційні білети на усі посади державних службовців суду.
Наказом № 23/аг від 20.09.2013 року затверджено порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджено склад конкурсної комісії, перелік питань, форма екзаменаційного білета та відомості.
У 2013 році станом на 23 грудня 2013 року конкурси на заміщення вакантних посад не проводились.
Посадові інструкції
Наказом керівника апарату Лугинського районного суду Житомирської області № 14/0 від 14 березня 2011 року затверджені посадові інструкції працівників апарату суду, а саме: заступника керівника апарату, помічника голови, помічника судді, консультанта, секретаря судового засідання, старшого секретаря, секретаря, старшого судового розпорядника, судового розпорядника, архіваріуса. Наказом начальника ТУ ДСА України в Житомирській області №21 від 30 серпня 2010 затверджені посадові інструкції керівника аппарату. Посадові інструкції працівників апарату суду розроблені відповідно до Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом Нацдержслужби України від 13 вересня 2011 року № 11, Типових посадових інструкцій працівників апарату місцевого загального суду, затверджених наказом ДСА України від 20 липня 2005 року № 86 і погоджених Радою суддів України від 13 травня 2005 року, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції затвердженого Рішенням Ради суддів України 25 березня 2011 року № 14 із змінами (посадова інструкція помічника судді), та знаходяться в окремій номенклатурній справі № 2.13.
Із посадовими інструкціями державні службовці та службовці суду ознайомлені під розписку.
Ксерокопії (копії) посадових інструкцій працівників апарату суду долучені до особових справ з відмітками працівника про ознайомлення та завірені підписом працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства суду.
Ведення особових справ та трудових книжок
працівників суду
Особові справи працівників апарату Лугинського районного суду Житомирської області ведуться з дотриманням вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 та Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ, затверджених наказом Головного управління державної служби від 05 липня 1998 року № 24.
До особових справ державних службовців долучені Загальні правила поведінки державного службовця та Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції» щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, з якими державні службовці суду ознайомлені під розписку.
Особові справи працівників суду формуються та реєструються в Книзі обліку руху особових справ (2.18) не пізніше тижневого терміну з дня призначення особи на посаду.
Особові справи та трудові книжки зберігаються в металевій шафі.
Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них 2.17. При веденні трудових книжок працівників апарату суду слід враховувати, що згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників затвердженої наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу голови суду, керівника апарату суду. Відповідно до ст.17 Закону України «Про державну службу» новоприйнятим працівникам проводиться запис прийняття присяги державного службовця з дня їх призначення.
Під час перевірки повноти та правильності ведення трудових книжок недоліків не виявлено.
Щорічна оцінка
Матеріали проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату Лугинського районного суду Житомирської області покладених на них обов’язків і завдань ( номенклатурна справа 2.16 ). Щорічні оцінки виконання державними службовцями суду покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік затверджені наказом № 4/к від 31 січня 2013 року. Щорічні оцінки виконання керівником апарату суду та заступником керівника апарату суду проведені відповідно до Порядку проведення щорічної оцінки виконання керівниками апарату місцевих та апеляційних судів та їх заступниками покладених на них обов'язків і завдань та затверджені наказом Територіального управління державної судової адміністрації України в Житомирській області № 42-к від 31 січня 2013 року.
Порушень не виявлено.
Порядок присвоєння рангів державних службовців
Ранги державним службовцям в суді присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96р. № 658, Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 року № 88-р «Про віднесення посад працівників апарату судів загальної юрисдикції до відповідних категорій посад державних службовців».
Під час присвоєння рангів працівникам Лугинського районного суду Житомирської області порушень не виявлено.
Облік та видача службових посвідчень
Облік, використання та зберігання службових посвідчень у суді ведеться відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів, затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 .
У Лугинському районному суді Житомирської області заведено журнал видачі службових посвідчень ( 2.39 ), який прошито, пронумеровано та скріплено печаткою. Станом на 23 грудня 2013 року видано 12 посвідчень працівникам апарату суду.
Наказом № 10/аг від 31.01.2011 року відповідальною особою за облік, зберігання та знищення службових посвідчень призначено заступника керівника апарату Прогожук Т. М.
Відповідно до Інструкції про порядок оформлення, обліку, використання та зберігання службових посвідчень працівників апаратів місцевих та апеляційних судів (далі - Інструкція), затвердженої наказом ДСА України від 11 жовтня 2012 року № 123 для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень необхідно створити комісію у складі не менше трьох працівників апарату суду (п.5.6. розділу 5 Інструкції). Наказом №30/аг від 26.11.2013 року в суді затверджена комісія для знищення зіпсованих бланків посвідчень та пошкоджених і непридатних для використання посвідчень.
Під час перевірки обліку, зберігання та видачі службових посвідчень працівникам суду порушень не виявлено.
Робота з кадровим резервом
З метою поліпшення добору й розстановки кадрів, планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності державних службовців згідно п. 4 Положення про формування кадрового резерву для проходження державної служби затвердженого постановою КМ України від 28 лютого 2001 року № 199, формується кадровий резерв на посади державних службовців. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку у грудні. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.
Відповідно до п. 5, 8 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, особи, які перебувають у кадровому резерві складають плани перебування у кадровому резерві, а в кінці року здають звіти по виконанню річних планів перебування у кадровому резерві.
У Лугинському районному суді Житомирської області наказом № 40/о від 24.12.2012 року сформований кадровий резерв на 2013 рік, затверджений список осіб, зарахованих до кадрового резерву.
Наказом № 50/к від 19.12.2013 року сформований кадровий резерв на 2014 рік, затверджений список осіб, зарахованих до кадрового резерву.
Порядок надання відпусток
Відпустки працівникам суду надаються не завжди згідно Графіку відпусток Лугинського районного суду Житомирської області на 2013 рік. Відпустки суддям надаються відповідно до ст.130 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про відпустки». Затверджений графік відпусток працівників суду на 2014 рік.
Матеріали проведення атестації
В номенклатурній справі 2.25 знаходяться матеріали проведення атестації державних службовців апарату Лугинського районного суду Житомирської області. Наказом керівника апарату від 25.10.2013 року №43/к створена атестаційна комісія для проведення атестації працівників апарату суду. Наказом № 42/к від 25.10.2013 року створена атестаційна комісія для проведення атестації керівника та заступника керівника апарату. На протязі 26 та 27 листопада 2013 року в суді проведена атестація державних службовців, відповідно якої 12 державних службовців відповідають займаній посаді, 1 державний службовець знаходиться у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. Зведена інформація вчасно направлена до територіального управління. Порушень не виявлено.
3. Матеріально-технічне забезпечення діяльності суду
Технічний стан приміщення суду
З 1997 року Лугинський районний суд розміщений нва першому поверсі двоповерхової цегляної будівлі 1982 року забудови за адресою: смт. Лугини, вул. Карла Маркса, 2-а. Загальна площа будівлі 814,8м.кв. Лугинський районний суд займає площу 255,3.кв. Крім суду в будівлі розміщені Лугинська районна та селищна ради. Приміщення суду перебуває у сфері управлінні Державної судової адміністрації України (свідоцтво на право власності - серія ЯЯЯ № 402657 від 01.11.2006 року).
Державний акт на право постійного користування земельною ділянкою відсутній, оскільки оформлення акту на декількох користувачів законодавчо не врегульовано.
Внутрішні ремонтні роботи в приміщенні Лугинського районного суду було проведено в 2006 році.
Станом на сьогоднішній день керівництвом суду вжито заходи щодо проведення в приміщенні косметичного ремонту, котрий забезпечив задовільний стан приміщення. Заслуговує на увагу той факт, що вище зазначені роботи були проведені силами працівників апарату суду. На виконання «Державної економічної програми енергоефективності на 2010-2015 р.» в приміщенні суду замінено вікна на енергозберігаючі металопластикові.
Суддівський корпус налічує 4 судді. В приміщенні є 3 кабінети для суддів. Суд має 1 зал судових засідань в якому встановлено систему відеоконференції.
В холі та коридорах на першому поверсі суді облаштовано інформаційний куток для громадян, дошку оголошень, план евакуації населення та інші корисні посилання.
Суд повністю забезпечений Державною символікою.
Відповідно до Переліку вимог, що пред’являються до приміщень районних (міських) судів, затвердженого ДСА України від 15.05.2003 року та погодженого Радою суддів України від 27.06.2003 року та ДБН В 2.2-26:2010 «Будинки і споруди. Суди», приміщення Лугинського районного суду не відповідає вищезазначеному переліку вимог та має наступні недоліки:
- недостатня площа приміщення;
- недостатня кількість залів судових засідань;
- відсутні нарадчі кімнати;
- відсутні приміщення для конвою та камери для утримання підсудних;
- недостатня кількість кабінетів для працівників апарату суду;
Станом на сьогоднішній день суд забезпечений приміщеннями лише на 25,5%.
Охорона приміщення суду
На виконання спільного наказу ДСА та МВС України від 06.09.2004 року № 1003 «Про затвердження інструкції про порядок організації підтримання громадського порядку в суді, припинення проявів неповаги до суду, а також охорони приміщень судів», забезпечення незалежності та безпеки суддів, працівників апарату суду, охорони приміщення суду в Лугинському районному суді:
а) встановлена автономна охоронна сигналізація вканцелярії та архіві суду;
б) в суді встановлено 5 тривожних кнопок;
в) в наявності прямий телефонний зв’язок з відділом РВ УМВС;
г) у залі судових засідань встановлено металеву клітку;
д) на вікнах першого поверху встановлено металеві грати.
Відповідно до вимог Інструкції про порядок конвоювання та тримання в судах підсудних (засуджених) за вимогою судових органів, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства юстиції України, Генеральної прокуратури України, Верховного суду України, Служби безпеки України від 16.10.1996 року №705/37/5/17-398 та Інструкції з організації конвоювання і взятих під варту осіб в органах внутрішніх справ України, затвердженої наказом МВС України від 20.01.2005 року №60-дск у приміщенні Лугинського районного суду відсутні камери для утримання підсудних та кімната для конвою. За результатами обстеження приміщення, вбачається, що кімнату для конвою та камери для утримання підсудних можливо обладнати в підвальному приміщенні, яке знаходиться на балансі селищної ради та відповідно до договору оренди передано суду.
Організація обліку та використання в суді
товарно – матеріальних цінностей
При проведені вибіркового огляду інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період вивчення роботи, зберігаються належним чином.
Матеріальні-відповідальні особи в Лугинському районному суді призначені наказом від 25.01.2013 року № 4/аг:
- Прогожук Т.М. заступник керівника апарату, яка відповідає за збереження товарно-матеріальних цінностей суду;
- Власюк І.І.- головний спеціаліст з інформаційних технологій, яка відповідає за збереження комп’ютерної техніки, яка знаходиться в суді.
Облік основних засобів та матеріальних цінностей ведеться згідно з дотриманням вимог обліку матеріалів (Наказ Держказначейства України № 64 від 17.07.2000р. “Про затвердження інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ ”), а саме:
- ведеться журнал обліку основних засобів та матеріальних активів отриманих в ТУ ДСА. Під час вибіркової перевірки виявлено,що в даному журналі відсутня дата отримання матеріальних цінностей зі складу ТУ ДСА в вересні 2013 року;
- у всіх кабінетах та залах судових засідань є описи матеріальних цінностей та описи особистого майна працівників суду, яким дозволено користуватися в роботі за наказом голови суду;
- заяви працівників суду на користування особистим майном зберігаються в окремій папці у відповідності до затверджених договорів відповідального зберігання ТМЦ;
- наявні переліки майна відповідають фактичній наявності майна, що знаходяться в кабінетах;
- інвентарні номери є на всіх основних засобах;
- видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і раздаточних відомостей на потреби суду, по мірі їх використання. Зокрема папір та диски списуються щомісячно.
Згідно з даними бухгалтерського обліку в наявності є 3 мантії та 3 нагрудних знаки судді. Всі судді Лугинського районного суду забезпечені мантіями та нагрудними знаками.
Автомобіль, який рахується за Лугинським районним судом є в наявності. Показники спідометра відповідають показникам, які вказані у подорожньому листі в день перебування перевірки.
Наказом голови суду від 25 вересня 2009 року № 25-о Гордійчук М.В. (старший секретар суду) призначена відповідальною за зберігання гербової печатки та штампів суду. Згідно з Інструкцією печатки і штампи зберігаються в сейфі, ведеться їх облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований та підписаний головою суду із закріпленням гербовою печаткою суду.
При вибірковій перевірці порушень не виявлено.
Стан направлення поштової кореспонденції та
використання знаків поштової оплати
Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснюється відповідальною особою Прогожук Т.М. (заступник керівника апарату). Ведеться журнал реєстрації простої, рекомендованої та розносної кореспонденції з дотриманням інструкції. Щомісячно проводиться списання маркованої продукції відповідно до реєстрів та звітів про використання. Під час вибіркової перевірки в списанні маркованої продукції розбіжностей між журналами реєстрації кореспонденції та реєстрами не виявлено. Марки та марковані конверти зберігаються належним чином у відповідальної особи. Станом на 23.12.2013р. рахуються маркованої продукції на загальну суму 5336,86 грн., яка є в наявності.
Організація діяльності служби судових розпорядників
Служба судових розпорядників очолює Бовсуновський В.О. На момент перевірки представлені журнали обліку матеріалів про адміністративне правопорушення та журнал обліку інформації щодо забезпечення проведення судового засідання , виконання розпоряджень суддів та керівника апарату суду. В наявності є нормативні акти щодо роботи служби судових розпорядників. Вся документація ведеться належним чином.
ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ:
На підставі вивчення стану організації діяльності Лугинського районного суду Житомирської області за період січень - грудень 2013 року, робоча група ТУ ДСА України в Житомирській області прийшла до висновку, що організація роботи Лугинського районного суду в цілому відповідає вимогам Закону України « Про судоустрій і статус суддів» та іншим нормативно-правовим актам України та налагоджена на доброму рівні.
Для забезпечення належного стану організаційної роботи з судового діловодства, архівної діяльності суду вважаємо за необхідне:
Голові суду:
Відповідно до ст.24 ЗУ «Про судоустрій і статус суддів» - посилити контроль за ефективністю діяльності роботи суду.
Керівнику апарату:
- забезпечити усунення недоліків зазначених у довідці та недопущення їх у
подальшому;
- забезпечувати ведення діловодства суду відповідно до Інструкції з
діловодства в місцевому загальному суді;
- повне ведення діловодства та складання звітності в автоматизованій системі
документообігу Д-3 (За необхідності за консультаціями залучати до роботи
техніків РСП);
- посилити контроль за своєчасною передачею справ секретарями с/з до
канцелярії суду;
- посилити контроль та проводити перевірки роботи канцелярії в частині
ведення діловодства з кримінальних, цивільних, адміністративних справ та
матеріалів та справ про адміністративні правопорушення та повноти і
правильності заповнення журналів, які обговорювати на оперативних
нарадах;
- привести роботу архіву в повну відповідність до діючих Інструкцій.
Довідку за наслідками перевірки роботи обговорити на оперативній нараді суду та надати протокол та план заходів по усуненню недоліків до ТУ ДСА України в Житомирській області.
Керівник робочої групи
заступник начальника управління Т.Г. Барабащук
Члени робочої групи
Завідувач сектором організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій А.М. Збаражська
завідувач сектором кадрової роботи Д. В. Бабіченко
начальник відділу матеріально–технічного
та господарського забезпечення,організації
діяльності служби судових розпорядників Г.В. Янчук
спеціаліст відділу планово-фінансової
діяльності, бухгалтерського обліку та
звітності Г.В.Драган
_03_03.png)
